Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych. [Więcej >>>]
Czy każdy wspólnik spółki z o.o. musi być w zarządzie?
Dzisiaj rozprawię się z tytułowym pytaniem. Z pytań, które od Was dostaję, jak i z pytań padających podczas konsultacji zauważyłam, że w małych spółkach bardzo często łączy się funkcję członka zarządu ze wspólnikiem. I nie chodzi mi o to, że często wspólnicy społki z o.o. pełnią funkcję członków zarządu. Ale chodzi o to, jak Wy to często postrzegacie. Zainteresowanych zapraszam na krótki wpis.
Czy każdy wspólnik spółki z o.o. musi być w zarządzie?
Uważacie, że jeśli ktoś jest wspólnikiem to musi być też w zarządzie. Zdarza się często również tak, że jeśli osoba nie chce już działać w ramach spółki z o.o. i decyduje się ne sprzedaż udziałów to uważa, że automatycznie przestaje być w zarzadzie. Zatem nie dokonuje żadnych dodatkowych czynności związanych z rezygnacją z funkcji członka zarządu. Nie zostaje też z zarządu odwołana. Bywa, że po kilku latach dowiaduje się, że wciąż jest w zarządzie i jest mocno zdziwiona. Zapewniam Was, że nie jest to rzadki przypadek.
A to tak nie działa. Pomimo tego, że wielu spółkach wspólnicy są również członkami zarządu to należy obie te role oddzielać. Zatem jeśli ktoś nie chce już działać w ramach spółki z o.o., a jest wspólnikiem i członkiem zarządu to powinien doprowadzić chociażby do zbycia tych udziałów. Jeśli chodzi o członka zarządu to powiniem wówczas złożyć rezygnację lub zostać odwołany z tej funkcji.
Zatem można być wspólnikiem i członkiem zarządu. Można też być wspólnikiem i nie być w zarządzie spółki. Można też być w zarządzie społki, a nie być jej wspólnikiem.
Jeśli jesteście na etapie tworzenia umowy spółki to zasady dotyczące wyboru członków zarządu, wymagania wobec tych osób itd. możecie zapisać w umowie spółki. Z kolei po założeniu spółki warto zerknąć do umowy i sprawdzić czy nie ma w niej szczególnych zapisów dotyczących osób, które mogą być członkami zarządu.
Art. 201 §3 k.s.h.
Reasumując, wspólnik nie musi być członkiem zarządu. Art. 201 §3 k.s.h. wskazuje, że do zarządu możecie powołać osoby spośród wspólników lub spoza ich grona. W umowie spółki zatem wspólnicy mogą, ale nie muszą wskazać kto może być powołany do zarządu.
Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Wzór rezygnacji członka zarządu wraz wzorem zawiadomienia o zwołaniu zgromadzenia wspólników i wzorem protokołu nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników
Zachęcam również do zapoznania się ze starszymi wpisami:
Jedno z pytań, które pojawia się najczęściej w Waszych mailach, komentarzach na blogu oraz podczas konsultacji. Dzisiaj postaram się rozprawić z tym pytaniem. Zatem zainteresowanych zapraszam.
Jak dokapitalizować spółkę z o.o.?
Jeśli zakładacie spółkę z minimalnym kapitałem zakładowym to praktyce oznacza, że raczej na długo nie starczy Wam środków pieniężnych.
Co zatem możecie zrobić jeśli jesteście wspólnikami, aby spółka miała pieniądze zanim je zacznie zarabiać?
Możecie zdecydować się na pożyczkę, dopłaty, ewentualnie podwyższenie kapitału zakładowego spółki.
Pożyczka od wspólnika
Bardzo często wykorzystywanym sposobem na dokapitalizowanie spółki jest pożyczka od wspólnika. Zaletą jest jej zwrotny charakter i brak opodatkowania podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Musicie jednak pamiętać o kilku kwestiach:
oprocentowanie pożyczki – odsetki powinny być tzw. rynkowe
Tutaj z pomocą może Wam przyjść tzw. uproszczenie safe harbour, które podpowiada jaką wysokość powinny mieć odsetki, aby nie narazić się organowi podatkowemu.
W przypadku pożyczki zastosowanie uproszczonych zasad rozliczeń jest możliwe, jeżeli oprocentowanie w momencie zawarcia umowy jest określane na podstawie odpowiedniego rodzaju stopy bazowej i marży wskazanych w stosownym obwieszczeniu aktualnym na dzień zawarcia umowy.
Dla pożyczek udzielanych w złotówkach przyjmuje wskaźnik WIBOR 3M albo WIRON 3M, powiększony o marżę, która dla pożyczkobiorcy wynosi maksymalnie 2,9 punktu procentowego, a dla pożyczkodawcy wynosi minimalnie 2,4 punktu procentowego.
podatek dochodowy od wypłaconych odsetek; przy prywatnej pożyczce od wspólnika – 19% podatku dochodowego płaci wspólnik
jeżeli wspólnik jest członkiem zarządu to umowa pożyczki wymaga zgody zgromadzenia wspólników i ustanowienia pełnomocnika do zawarcia umowy pożyczki z członkiem zarządu
jeżeli w spółce jest jeden wspólnik, który jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu umowa pożyczki wymaga formy aktu notarialnego
niedostateczna (cienka) kapitalizacja
Oznacza ona, że nie możecie udzielić spółce pożyczki w dowolnej wysokości, jeśli chcecie, aby koszty pożyczki były kosztem uzyskania przychodów. Od 1 stycznia 2023 roku weszła w życie korzystna zmiana w tym zakresie. Macie dwa kryteria oceny, którymi się kierujecie. Pierwszy – jeśli odsetki przekroczą 3 mln zł to nadwyżka nie będzie kosztem. A drugi – jeśli koszty odsetek w roku są wyższe niż kwota odpowiadająca 30% uzyskanego przez spółkę EBITDA, wówczas nadwyżka ponad tę kwotę będzie wyłączona z kosztów uzyskania przychodów. Przy w/w kryteriach, możecie zastosować korzystniejsze kryterium pozwalające na wyższą kwotę zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.
Dopłaty
Pierwszy warunek jaki musicie spełnić, aby skorzystać z tej możliwości to upewnić się, że w umowie spółki macie zapisy dotyczące dopłat w granicach liczbowo oznaczonej wysokości w stosunku do udziału. Dodatkowo musicie spełnić dodatkowe warunki:
dopłaty muszą mieścić się w granicach określonych przez umowę spółki,
dopłaty muszą być nakładane i uiszczane przez wszystkich wspólników równomiernie w stosunku do ich udziałów; zatem nie mogą być wniesione przez jednego wspólnika czy przez część wspólników.
Wspólnicy wnoszą dopłaty na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników. W niej określa się ich wysokość i termin wniesienia przez wspólników. Dopłaty mogą być zwrotne i bezzwrotne. Co ważne, te zwrotne nie muszą być oprocentowane. Minusem dopłat jest konieczność zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5 proc od kwoty dopłaty. Podatek płaci spółka. Dopłaty trafiają na kapitał rezerwowy spółki.
Podwyższenie kapitału zakładowego spółki
Kolejną możliwością dokapitalizowania spółki jest podwyższenie kapitału zakładowego spółki. Minusem jest konieczność zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5 proc. Jednak w tym przypadku podatek PCC płaci się od kwoty przeznaczonej na kapitał zakładowy. Zatem można wnieść kwotę wyższą, a pozostała kwota powyżej kwoty podwyższenia (agio) wpłacana jest na kapitał zapasowy. Podatek płaci spółka.
Pamiętajcie, że podwyższenie kapitału zakładowego spółki wymaga zmiany umowy spółki, chyba że następuje na podstawie zapisów umowy spółki bez zmiany umowy spółki. W przypadku konieczności zmiany umowy spółki pamiętajcie, że uchwała o zmianie umowy spółki wymaga uchwały zgromadzenia wspólników wpisanej do protokołu notarialnego. Oczywiście poza przypadkami kiedy zmiana umowy spółki następuje w S24. Dotyczy to spółek założonych w s24, które nie zmieniły umowy spółki poza S24. Ponadto podwyższenie kapitału bez względu na to w jaki sposób ono nastąpi, wymaga wpisu w KRS.
Jeśli jednak chcecie się upewnić jak to będzie wyglądać od strony podatkowej w Waszym przypadku to warto rozważyć skorzystanie z konsultacji u doradcy podatkowego.
Mam nadzieję, ze pomogłam 🙂
****************************************
#autopromocja #markawłasna
Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Wzór umowy pożyczki ze wspólnikiem spółki z o.o.
Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:
Jak złożyć oświadczenie o pokryciu kapitału spółki założonej w S24?
Po raz kolejny dostałam pytanie o złożenie oświadczenia o pokryciu kapitału załadowego. Na blogu znajdziecie wpis Kapitał nie został pokryty i co dalej? We wpisie znajdziecie m.in. wzór oświadczenia o pokryciu kapitału i treść pisma przewodniego do KRS. Do 30.06.2021 r. pismo do KRS wraz z oświadczeniem mogliście złożyć w KRS w formie papierowej. Od dnia 01.07.2021 r. złożenia brakującego oświadczenia możecie dokonać wyłącznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych/e-formularze KRS. Nawet jeśli dotyczy to spółki z o.o. założonej w S24. S24 nie umożliwia Wam złożenia brakującego dokumentu. We wpisie znajdziecie krótką instrukcję. Zapraszam.
Jak złożyć oświadczenie o pokryciu kapitału spółki założonej w S24?
Pierwszym krokiem jest zalogowanie się do Portalu Rejestrów Sądowych/e-formularze KRS. Jeśli nie macie konta to najpierw je załóżcie.
Następnie po zalogowaniu wybieracie „pisma”. Moim zdaniem spokojnie możecie wybrać „Pisma procesowe ogólne” lub „Pismo w sprawie”. Jeśli podajecie sygnaturę to podajcie sygnaturę z Postanowienia o rejestracji spółki w KRS. Ponieważ to na etapie rejestracji składacie oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego spółki.
Następnie wpisujecie KRS spółki i wyszukujecie spółkę. Dane powinny się same uzupełnić po wpisaniu KRS. Następnie wskazujecie spółkę, której dotyczy pismo oraz wybieracie właściwy Sąd KRS oraz sygnaturę.
Następnie sporządzacie pismo przewodnie, ewentualnie klikacie „Treść pisma znajduje się w załączniku”. Wówczas załączacie pismo jako załącznik. Załączacie podpisane przez cały zarząd oświadczenie. Możecie załączyć skan lub oświadczenie podpisane elektronicznie. Jeśli załączycie skan to w terminie 3 dni od wysłania skanu musicie wysłać oryginał do KRS.
Zapisujecie wersję roboczą pisma. Sprawdzacie i jeśli wszystko jest w porządku to podpisujecie. Wystarczy podpisanie zgodnie z reprezentacją.
Pismo nie podlega opłacie, więc jak dojdziecie do sposobu opłacania pisma to klikacie „nie dotyczy”. Następnie wysyłacie.
Mam nadzieję, że pomogłam 🙂
****************************************
#autopromocja #markawłasna
Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również ebooka Zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Wzory dokumentów z omówieniem
Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:
Czy zgromadzenie wspólników musi odbyć się w siedzibie spółki?
Dzisiaj krótko o tym, gdzie odbywa się zgromadzenie wspólników. O siedzibie przeczytacie sobie we wpisach Siedziba spółki a miejsce prowadzenia działalności oraz Zmiana siedziby czy adresu spółki. Zachęcam. Pozwoli to Wam zrozumieć czym jest siedziba spółki. Od razu zaznaczam, że nie chodzi o adres spółki czy samą lokalizację biura spółki czy biura zarządu spółki.
Czy zgromadzenie wspólników musi odbyć się w siedzibie spółki?
Miejsce zgromadzenia wspólników zostało uregulowane w art. 234 k.s.h.:.
§1. Zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
§2.Zgromadzenie wspólników może się odbyć również w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.
Po pierwsze zgromadzenia wspólników odbywa się w siedzibie spółki. Po drugie siedziba spółki musi znajdować się na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Umowa spółki może jednak wskazywać dodatkowe miejsca odbywania zgromadzenia wspólników. To oznacza, że podczas ustalania zapisów umowy spółki od razu możecie wpisać dodatkowe miejsca. Dla przykładu jeśli siedzibą spółki jest Warszawa to możecie umieścić w umowie spółki następujący zapis: Zgromadzenie Wspólników odbywa się w siedzibie Spółki oraz w Krakowie, Gdańsku, Poznaniu i Wrocławiu.
Macie również możliwość odbycia zgromadzenia wspólników poza siedzibą spółki, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.
Zgoda wspólników na zgromadzenie poza siedzibą spółki
Zgromadzenie wspólników możecie też odbyć poza siedzibą, jeśli wszyscy wspólnicy wyrazili zgodę na piśmie. Zatem jak widzicie zarząd nie ma całkowitej swobody podczas zwoływania zgromadzenia wspólników i wskazania dowolnie miejsca jego odbycia.
Jak to zatem praktycznie zrobić?
Jeśli zarząd chce zwołać zgromadzenia wspólników poza siedzibą spółki musi uzyskać zgodę wszystkich wspólników przed zwołaniem zgromadzenia wspólników. Jeśli zgromadzenie wspólników odbywa się na podstawie art. 240 k.s.h. bez formalnego zwołania to wówczas wspólnicy mogą wyrazić zgodę tuż przed otwarciem zgromadzenia wspólników. Pamiętajcie, że w ustawie jest wymóg zgody pisemnej. Taką zgodę załączcie później do protokołu zgromadzenia.
Wzór zgody na odbycie zgromadzenia poza siedzibą
Poniżej przykładowy wzór zgody na odbycie zgromadzenia wspólników poza siedzibą bez względu na sposób zwołania zgromadzenia.
………………………………, dnia …….. roku
Oświadczenie o wyrażeniu zgody
Ja niniejszym podpisany ……………………….. – wspólnik Spółki pod firmą …………. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w ……………oświadczam, że wyrażam zgodę na odbycie Zgromadzenia Wspólników w dniu ………………. roku poza siedzibą Spółki w miejscowości ……………….
Wspólnik
…………………
Zgromadzenie wspólników poza siedzibą spółki bez zapisu w umowie i bez zgody
Zapewne zapytacie mnie: A co jeśli zgromadzenie wspólników odbedzie się poza siedzibą spółki bez odpowiedniego zapisu w umowie spółki?
A co jeśli odbędzie się bez zgody wszystkich wspólników albo bez zgody w ogóle?
Nie chodzi tutaj zawsze o przypadki kiedy ktoś celowo zwołuje zgromadzenie poza siedzibą pomimo braku zapisów w umowie i braku zgody, Chodzi też o przypadki, kiedy zwyczajnie o tym nie wiemy.
Co do zasady uchwała podjęta na zgromadzeniu wspólników odbytym poza siedzibą spółki jest nieważna. Zatem na tej podstawie można wnieść pozew o stwierdzenie nieważności uchwały. A w przypadku uchwały podjętej na zgromadzeniu wspólników odbytym poza dodatkowymi miejscami wskazanymi w umowie spółki można wnieść pozew o uchylenie uchwały.
Pytanie zatem czy nieważność takiej uchwały na skutek wniesienia pozwu zawsze zostanie stwierdzona?
Moim zdaniem niekoniecznie. Sąd będzie badał czy uchybienie związane z miejscem odbycia zgromadzenia faktycznie miało lub mogło mieć wpływ na treść podjętej uchwały. A zatem czy uchwała o takiej treści zostałaby podjęta, gdyby zgromadzenie odbyło się w siedzibie spółki. Takie też stanowisko przeważa w orzecznictwie i doktrynie.
************************************************
#autopromocja #markawłasna
Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również ebooka Zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Wzory dokumentów z omówieniem
Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:
To pytanie Czytelniczki bloga, które są jednocześnie Jej propozycją na wpis blogowy. Bardzo dziękuję Pani Anno.
O posiedzeniach zarządu już pisałam. Do tej pory na blogu pojawiły się już dwa wpisy w tym temacie. Możecie zajrzeć do wpisu Posiedzenia zarządu spółki z o.o. oraz wpisu Posiedzenia zarządu po zmianie przepisów. 13 października 2022 r. weszły w życie spore zmiany do kodeksu spółek handlowych. Dzisiaj chciałabym napisać o tych zmianach w kontekście uchwał zarządu. Myślę że będzie to dobra okazja, aby zawrzeć w tym wpisie najważniejsze informacje w temacie uchwał zarządu społki z o.o.
Uchwały zarządu spółki z o.o.
Zasady podejmowania przez zarząd są istotne w przypadku kiedy zarząd jest wieloosobowy, a więc jest przynajmniej dwóch członków zarządu. W przypadku zarządu jednoosobowego członek zarządu podejmuje uchwały samodzielnie i nie ma potrzeby odbywania posiedzeń zarządu.
Co do zasady, każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy niesprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. Należy mieć jednak na uwadze, że jeśli choćby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu lub jeśli sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki, wymagana jest uprzednia uchwała zarządu.
Zatem posiedzenia zarządu odbywają się kiedy:
zarząd powinien podjąć uchwałę np. w sprawach zwykłego zarządu, gdy inny członek zarządu się sprzeciwi podejmowanym działaniom
zarząd powinien podjąć uchwałę w sprawach przekraczajacych zwykły zarząd.
Czym są czynności zwykłego zarządu?
W k.s.h. nie znajdziecie definicji spraw, które należą do czynności zwykłego zarządu lub przekraczających zakres tych czynności. Zatem takie rozróżnienie należy rozpatrywać indywidualnie w stosunku do konkretnej spółki. W niektórych spółkach zakup mebli do sekretariatu za cenę 10.000 zł będzie czynnością zwykłego zarządu, a w niektórych będzie czynnością przekraczającą zwykły zarząd. Zatem to co w jednej spółce stanowić będzie czynność przekraczającą zakres zwykłego zarządu, w innej może być traktowane jako czynność zwykła. Należałoby to oceniać w odniesieniu do konkretnej czynności i konkretnej spółki. Decydujące znaczenie mieć będzie skala prowadzonej działalności, wysokość kapitału zakładowego, przychody, zadłużenie czy wartość aktywów spółki. Zapewne czynnościami przekraczającymi zakres zwykłych czynności są te wszystkie, które wymagają uchwały wspólników lub rady nadzorczej.
Sami widzicie, że warto czynności przekraczające zwykły zarząd określić w umowie spółki, ewentualnie doprecyzować w regulaminie zarządu w postanowieniach dotyczących podejmowania uchwał przez zarząd. Na pewno ułatwi to działanie zarządu, a przez to unikniecie wielu niepotrzebnych konfliktów.
Kiedy zarząd może podjąć uchwały?
Zarządpodejmuje uchwały, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Zatem zarząd zwołuje posiedzenia wtedy, kiedy należy podjąć uchwałę.
Pamiętajcie, że dla ważności podjętych uchwał musicie zadbać przede wszystkim o to, aby wszyscy członkowie zostali zawiadomieni o posiedzeniu.
Jak zwołać posiedzenia zarządu spółki z o.o.?
Jak wyżej wspomniałam, zarząd podejmuje uchwały, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Nie ma problemu, jeśli sposób zwoływania posiedzeń zarządu został rozstrzygnięty w umowie spółki lub regulaminie zarządu. Wówczas postępujecie zgodnie z opisaną procedurą. Gorzej, jeśli w spółce brak takiej regulacji. Wówczas przyjmujecie, że prawidłowe zawiadomienie o posiedzeniu zarządu to zawiadomienie, które zostało dokonane w taki sposób, że członek zarządu mógł się o nim dowiedzieć w terminie umożliwiającym mu udział w posiedzeniu. W praktyce zwykle posiedzenia zwołuje się przynajmniej z wyprzedzeniem 7-dniowym. Nie dotyczy to jednak spraw bardzo pilnych.
Zarząd co do zasady powinien być dyspozycyjny, tak aby istniała możliwość odbycia posiedzenia zarządu chociażby w spraw pilnych i nagłych. W takim razie sposób i termin zwołania posiedzenia powinien być taki, aby uwzględniać możliwość członka zarządu wzięcie udziału w posiedzeniu zarządu. W większości spółek wystarczy wysłać maila do wszystkich członków zarządu z taką informacją, ewentualnie zaprosić na posiedzenie telefonicznie. Jednak większa liczba członków zarządu będzie wymagać wypracowania konkretnych procedur, aby nie blokować pracy spółki.
Jak zawiadomić członków zarządu o posiedzeniu?
W k.s.h. możecie spotkać się z zapisem, że członkowie zarządu powinni zostać „prawidłowo zawiadomieni”. Przepisy nie narzucają formy zawiadomienia. A to oznacza, że sami możecie określić w jaki sposób będziecie zawiadamiać o posiedzeniu zarządu. Możecie zatem określić to w umowie spółki lub regulaminie zarządu.
Powyższe oznacza, że możecie zwołać posiedzenie mailowo, sms-em, telefonicznie, osobiście czy poprzez różnego typu aplikacje czy komunikatory. Zawiadomienie skutecznie dokonane to takie, kiedy członek zarządu miał możliwość zapoznać się z jego treścią w terminie umożliwiającym mu wzięcie udziału w posiedzeniu zarządu. Dobrze, aby mieć dodatkowo możliwość uzyskania potwierdzenia otrzymania takiego zawiadomienia przez członka zarządu, aby uniknąć w przyszłości zakwestionowania podjętej na posiedzeniu uchwały.
Treść zawiadomienia o posiedzeniu zarządu
K.s.h. nie reguluje szczególnych wymogów jakie powinno spełniać zawiadomienie. Oznacza to, że zawiadomienie o posiedzeniu zarządu powinno przynajmniej wskazywać datę, godzinę i miejsce. Dobrze jakby wskazywało porządek obrad posiedzenia, a także projekty uchwał czy inne dodatkowe informacje związane z posiedzeniem. Większe wymagania co do treści zawiadomienia o posiedzeniu zarządu mogą wynikać z umowy spółki czy regulaminu zarządu.
Porządek obrad, jeżeli zostanie wskazany w zawiadomieniu, nie jest wiążący, chyba że umowa spółki czy regulamin zarządu stanowią inaczej. Wówczas, jak już wspomniałam, postępujecie zgodnie z procedurą tam opisaną. Jeśli brak takich procedur, możecie na posiedzeniu zająć się również sprawami nie wskazanymi w porządku obrad. Zalecam jednak uwzględnienie tzw. „innych spraw czy wniosków” w porządku obrad.
Kto zwołuje posiedzenie zarządu spółki z o.o.?
I tutaj znowu brak szczególnych regulacji k.s.h. K.s.h. nie określa kto zwołuje posiedzenia zarządu. Warto więc, aby w umowie spółki lub w regulaminie zarządu znalazł się zapis mówiący o tym kto może zwołać posiedzenie i w jakich przypadkach. W praktyce uprawnienie do zwołania posiedzeń zarządu ma zwykle prezes zarządu. A to oznacza, że jest jedyną osobą, która może zwołać posiedzenie.
Jeśli zatem nie macie odpowiednich zapisów w umowie spółki lub w regulaminie zarządu to możecie spotkać się też ze stanowiskiem, że posiedzenie zwołują działający łącznie członkowie zarządu w liczbie stanowiącej większość członków zarządu. Chodzi o to, aby zwoływać posiedzenie jedynie wtedy, kiedy większość członków zarządu wyraża zainteresowanie jego odbyciem lub istnieje taka potrzeba.
Uchwały zdalne i w trybie pisemnym
Wspomnę jeszcze może o tym, że zarząd ma również możliwość podejmowania uchwał pisemnie w tzw. trybie obiegowym. Ponadto ma możliwość odbycia posiedzenia zdalnie przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Możecie zatem za pośrednictwem wideokonferencji lub telekonferencji głosować nad uchwałami. W tym przypadku również spisujecie protokół z posiedzenia i umieszczacie w nim podjęte uchwały.
Członkowie zarządu mogą też oddać swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka tego organu. Aby oddać w ten sposób głos, zadbajcie o pisemne upoważnienie do oddania głosu za uchwałą czy uchwałami.
Takie możliwości dają Wam przepisy k.s.h. Zatem jeśli nie chcecie korzystać z takich możliwości w swojej spółce to musicie dokonać w umowie spółki odpowiednich zapisów w tym zakresie.
Protokołowanie uchwał zarządu
Art. 2081 k.s.h.:
Uchwały zarządu są protokołowane. Protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.
Art. 2081k.s.h. wszedł w życie 13.10.2022 r. Wcześniej nie było przepisu wprowadzającego obowiązek protokołowania uchwał zarządu. Umowa spółki, ewentualnie regulamin zarządu mogą wprowadzać dodatkowe postanowienia dotyczące protokołowania uchwał czy przebiegu posiedzenia zarządu.
Co do zasady zarząd podejmuje uchwały bezwzględną większością głosów. Bezwzględna większość głosów oznacza więcej niż połowę ważnie oddanych głosów za uchwałą. Z kolei głosy oddane to zarówno głosy za uchwałą, przeciwko niej, jak również wstrzymujące się. W obliczeniach nie uwzględniacie głosów nieważnych i nie oddanych. Umową spółki możecie zmienić zasady i podwyższyć próg wymaganej większości głosów, jak również zmienić zasady obliczania głosów.
Treść protokołu
Przywołany wyżej przepis wprowadza minimalne wymogi co do protokołu. W protokole zatem powinien być: porządek obrad, nazwiska i imiona obecnych członków zarządu, liczba głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz zdania odrębne. Protokół podpisują wszyscy obecni członkowie zarządu. Dodatkowo proponowałabym, aby w protokole opisać przebieg samego posiedzenia (co kto mówił, o co wnioskował, jak się zachowywał jeśli zachowanie miało wpływ na przebieg posiedzenia).
Z kolei jeśli chodzi o samą uchwałę, to poza treścią uchwały pamiętajcie o numerze, dacie uchwały, dacie wejścia w życie, osobie odpowiedzialnej za wykonanie uchwały jeśli wskazanie takiej uchwały wymaga sama uchwała. A w niektórych sytuacjach warto zadbać o preambułę do uchwały, aby wyjaśnić okoliczności i celu podjęcia uchwały. Z kolei pod samą uchwałą należałoby wpisać liczbę głosów oddanych, w tym głosy za uchwałą, przeciw uchwale, głosy wstrzymujące się oraz zdanie odrębne (jeśli takie było). Pod uchwałę powinno być też miejsce na podpisy obecnych na posiedzeniu członków zarządu.
*************************************
#autopromocja #markawłasna
Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Protokół z posiedzenia zarządu spółki z o.o. Wzór z omówieniem.
Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:
Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych... [Więcej]
Szukaj na blogu
Postaw kawę
Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o., wyd. II
Zebrane wpisy z bloga zarząd spółki z o.o. Lata 2018-2023 [83]
