Uchwały zarządu spółki z o.o.

Kiedy zarząd podejmuje uchwały?

Kiedy i jak zwołuje się posiedzenie zarządu?

Czy uchwały umieszcza się w protokole?

To pytanie Czytelniczki bloga, które są jednocześnie Jej propozycją na wpis blogowy. Bardzo dziękuję Pani Anno.

O posiedzeniach zarządu już pisałam. Do tej pory na blogu pojawiły się już dwa wpisy w tym temacie. Możecie zajrzeć do wpisu Posiedzenia zarządu spółki z o.o. oraz wpisu Posiedzenia zarządu po zmianie przepisów. 13 października 2022 r. weszły w życie spore zmiany do kodeksu spółek handlowych. Dzisiaj chciałabym napisać o tych zmianach w kontekście uchwał zarządu. Myślę że będzie to dobra okazja, aby zawrzeć w tym wpisie najważniejsze informacje w temacie uchwał zarządu społki z o.o.

Uchwały zarządu spółki z o.o.

Zasady podejmowania przez zarząd są istotne w przypadku kiedy zarząd jest wieloosobowy, a więc jest przynajmniej dwóch członków zarządu. W przypadku zarządu jednoosobowego członek zarządu podejmuje uchwały samodzielnie i nie ma potrzeby odbywania posiedzeń zarządu.

Co do zasady, każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy niesprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. Należy mieć jednak na uwadze, że jeśli choćby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu lub jeśli sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki, wymagana jest uprzednia uchwała zarządu.

Zatem posiedzenia zarządu odbywają się kiedy:

• zarząd powinien podjąć uchwałę np. w sprawach zwykłego zarządu, gdy inny członek zarządu się sprzeciwi podejmowanym działaniom
• zarząd powinien podjąć uchwałę w sprawach przekraczajacych zwykły zarząd.

Czym są czynności zwykłego zarządu?

W k.s.h. nie znajdziecie definicji spraw, które należą do czynności zwykłego zarządu lub przekraczających zakres tych czynności. Zatem takie rozróżnienie należy rozpatrywać indywidualnie w stosunku do konkretnej spółki. W niektórych spółkach zakup mebli do sekretariatu za cenę 10.000 zł będzie czynnością zwykłego zarządu, a w niektórych będzie czynnością przekraczającą zwykły zarząd. Zatem to co w jednej spółce stanowić będzie czynność przekraczającą zakres zwykłego zarządu, w innej może być traktowane jako czynność zwykła. Należałoby to oceniać w odniesieniu do konkretnej czynności i konkretnej spółki. Decydujące znaczenie mieć będzie skala prowadzonej działalności, wysokość kapitału zakładowego, przychody, zadłużenie czy wartość aktywów spółki. Zapewne czynnościami przekraczającymi zakres zwykłych czynności są te wszystkie, które wymagają uchwały wspólników lub rady nadzorczej.

Sami widzicie, że warto czynności przekraczające zwykły zarząd określić w umowie spółki, ewentualnie doprecyzować w regulaminie zarządu w postanowieniach dotyczących podejmowania uchwał przez zarząd. Na pewno ułatwi to działanie zarządu, a przez to unikniecie wielu niepotrzebnych konfliktów.

Kiedy zarząd może podjąć uchwały?

Zarząd podejmuje uchwały, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Zatem zarząd zwołuje posiedzenia wtedy, kiedy należy podjąć uchwałę.

Pamiętajcie, że dla ważności podjętych uchwał musicie zadbać przede wszystkim o to, aby wszyscy członkowie zostali zawiadomieni o posiedzeniu.

Jak zwołać posiedzenia zarządu spółki z o.o.?

Jak wyżej wspomniałam, zarząd podejmuje uchwały, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Nie ma problemu, jeśli sposób zwoływania posiedzeń zarządu został rozstrzygnięty w umowie spółki lub regulaminie zarządu. Wówczas postępujecie zgodnie z opisaną procedurą. Gorzej, jeśli w spółce brak takiej regulacji. Wówczas przyjmujecie, że prawidłowe zawiadomienie o posiedzeniu zarządu to zawiadomienie, które zostało dokonane w taki sposób, że członek zarządu mógł się o nim dowiedzieć w terminie umożliwiającym mu udział w posiedzeniu. W praktyce zwykle posiedzenia zwołuje się przynajmniej z wyprzedzeniem 7-dniowym. Nie dotyczy to jednak spraw bardzo pilnych.

Zarząd co do zasady powinien być dyspozycyjny, tak aby istniała możliwość odbycia posiedzenia zarządu chociażby w spraw pilnych i nagłych. W takim razie sposób i termin zwołania posiedzenia powinien być taki, aby uwzględniać możliwość członka zarządu wzięcie udziału w posiedzeniu zarządu. W większości spółek wystarczy wysłać maila do wszystkich członków zarządu z taką informacją, ewentualnie zaprosić na posiedzenie telefonicznie. Jednak większa liczba członków zarządu będzie wymagać wypracowania konkretnych procedur, aby nie blokować pracy spółki.

Jak zawiadomić członków zarządu o posiedzeniu?

W k.s.h. możecie spotkać się z zapisem, że członkowie zarządu powinni zostać „prawidłowo zawiadomieni”. Przepisy nie narzucają formy zawiadomienia. A to oznacza, że sami możecie określić w jaki sposób będziecie zawiadamiać o posiedzeniu zarządu. Możecie zatem określić to w umowie spółki lub regulaminie zarządu.

Powyższe oznacza, że możecie zwołać posiedzenie mailowo, sms-em, telefonicznie, osobiście czy poprzez różnego typu aplikacje czy komunikatory. Zawiadomienie skutecznie dokonane to takie, kiedy członek zarządu miał możliwość zapoznać się z jego treścią w terminie umożliwiającym mu wzięcie udziału w posiedzeniu zarządu. Dobrze, aby mieć dodatkowo możliwość uzyskania potwierdzenia otrzymania takiego zawiadomienia przez członka zarządu, aby uniknąć w przyszłości zakwestionowania podjętej na posiedzeniu uchwały.

Treść zawiadomienia o posiedzeniu zarządu

K.s.h. nie reguluje szczególnych wymogów jakie powinno spełniać zawiadomienie. Oznacza to, że zawiadomienie o posiedzeniu zarządu powinno przynajmniej wskazywać datę, godzinę i miejsce. Dobrze jakby wskazywało porządek obrad posiedzenia, a także projekty uchwał czy inne dodatkowe informacje związane z posiedzeniem. Większe wymagania co do treści zawiadomienia o posiedzeniu zarządu mogą wynikać z umowy spółki czy regulaminu zarządu.

Porządek obrad, jeżeli zostanie wskazany w zawiadomieniu, nie jest wiążący, chyba że umowa spółki czy regulamin zarządu stanowią inaczej. Wówczas, jak już wspomniałam, postępujecie zgodnie z procedurą tam opisaną. Jeśli brak takich procedur, możecie na posiedzeniu zająć się również sprawami nie wskazanymi w porządku obrad. Zalecam jednak uwzględnienie tzw. „innych spraw czy wniosków” w porządku obrad.

Kto zwołuje posiedzenie zarządu spółki z o.o.?

I tutaj znowu brak szczególnych regulacji k.s.h. K.s.h. nie określa kto zwołuje posiedzenia zarządu. Warto więc, aby w umowie spółki lub w regulaminie zarządu znalazł się zapis mówiący o tym kto może zwołać posiedzenie i w jakich przypadkach. W praktyce uprawnienie do zwołania posiedzeń zarządu ma zwykle prezes zarządu. A to oznacza, że jest jedyną osobą, która może zwołać posiedzenie.

Jeśli zatem nie macie odpowiednich zapisów w umowie spółki lub w regulaminie zarządu to możecie spotkać się też ze stanowiskiem, że posiedzenie zwołują działający łącznie członkowie zarządu w liczbie stanowiącej większość członków zarządu. Chodzi o to, aby zwoływać posiedzenie jedynie wtedy, kiedy większość członków zarządu wyraża zainteresowanie jego odbyciem lub istnieje taka potrzeba.

Uchwały zdalne i w trybie pisemnym

Wspomnę jeszcze może o tym, że zarząd ma również możliwość podejmowania uchwał pisemnie w tzw. trybie obiegowym. Ponadto ma możliwość odbycia posiedzenia zdalnie przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Możecie zatem za pośrednictwem wideokonferencji lub telekonferencji głosować nad uchwałami. W tym przypadku również spisujecie protokół z posiedzenia i umieszczacie w nim podjęte uchwały.

Członkowie zarządu mogą też oddać swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka tego organu. Aby oddać w ten sposób głos, zadbajcie o pisemne upoważnienie do oddania głosu za uchwałą czy uchwałami.

Takie możliwości dają Wam przepisy k.s.h. Zatem jeśli nie chcecie korzystać z takich możliwości w swojej spółce to musicie dokonać w umowie spółki odpowiednich zapisów w tym zakresie.

Protokołowanie uchwał zarządu

Art.  208¹  k.s.h.:

Uchwały zarządu są protokołowane. Protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.

Art. 208¹k.s.h. wszedł w życie 13.10.2022 r. Wcześniej nie było przepisu wprowadzającego obowiązek protokołowania uchwał zarządu. Umowa spółki, ewentualnie regulamin zarządu mogą wprowadzać dodatkowe postanowienia dotyczące protokołowania uchwał czy przebiegu posiedzenia zarządu.

Co do zasady zarząd podejmuje uchwały bezwzględną większością głosów. Bezwzględna większość głosów oznacza więcej niż połowę ważnie oddanych głosów za uchwałą. Z kolei głosy oddane to zarówno głosy za uchwałą, przeciwko niej, jak również wstrzymujące się. W obliczeniach nie uwzględniacie głosów nieważnych i nie oddanych. Umową spółki możecie zmienić zasady i podwyższyć próg wymaganej większości głosów, jak również zmienić  zasady obliczania głosów.

Treść protokołu

Przywołany wyżej przepis wprowadza minimalne wymogi co do protokołu. W protokole zatem powinien być: porządek obrad, nazwiska i imiona obecnych członków zarządu, liczba głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz zdania odrębne. Protokół podpisują wszyscy obecni członkowie zarządu. Dodatkowo proponowałabym, aby w protokole opisać przebieg samego posiedzenia (co kto mówił, o co wnioskował, jak się zachowywał jeśli zachowanie miało wpływ na przebieg posiedzenia).

Z kolei jeśli chodzi o samą uchwałę, to poza treścią uchwały pamiętajcie o numerze, dacie uchwały, dacie wejścia w życie, osobie odpowiedzialnej za wykonanie uchwały jeśli wskazanie takiej uchwały wymaga sama uchwała. A w niektórych sytuacjach warto zadbać o preambułę do uchwały, aby wyjaśnić okoliczności i celu podjęcia uchwały. Z kolei pod samą uchwałą należałoby wpisać liczbę głosów oddanych, w tym głosy za uchwałą, przeciw uchwale, głosy wstrzymujące się oraz zdanie odrębne (jeśli takie było). Pod uchwałę powinno być też miejsce na podpisy obecnych na posiedzeniu członków zarządu.

*************************************

#autopromocja #markawłasna

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Protokół z posiedzenia zarządu spółki z o.o. Wzór z omówieniem.

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Praca wspólnika w umowie spółki z o.o.

Czy uchwała o niesporządzaniu sprawozdania z działalności powinna być załączona do KRS?

Błędy podczas rejestracji spółki z o.o.

Czy kapitał zapasowy można przeznaczyć na dywidendę?

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych