Aneta Kułakowska

radca prawny

Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych.
[Więcej >>>]

Skontaktuj się

Dzisiejszy, kolejny zresztą wpis z RODO, pojawia się całkiem spontanicznie w odpowiedzi na pytanie Czytelniczki Pani Ani:

Czy zarząd spółki z o.o. jest administratorem danych osobowych?

Pomyślałam, że jeśli pojawiają się tego typu pytania to znaczy, że może poza Czytelniczką są również inne osoby, którzy mają wątpliwości, ale boją się zapytać.

 

Czy zarząd spółki z o.o. jest administratorem danych osobowych

Czy zarząd spółki z o.o. jest administratorem danych osobowych?

Czy zarząd spółki z o.o. jest administratorem danych osobowych? – jak Waszym zdaniem należałoby odpowiedzieć na to pytanie? Prawdopodobnie część z Was dopiero teraz zaczęła mieć wątpliwości. Wcale się nie dziwię. Wokół RODO narosło tyle teorii i opinii, że już nie wiadomo, które są prawdziwe.

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach prowadzonej działalności jest przedsiębiorca, czyli nasza  spółka z o.o. Administratorem nie jest zarząd spółki z o.o. czy osoba lub osoby pełniące funkcję członka zarządu. Administratorem nie jest również pracownik spółki, któremu powierzono wykonywanie obowiązków związanych z ochroną danych osobowych w spółce.

Administratorem danych jest sama spółka z o.o., lecz obowiązki administratora danych osobowych (ADO) pełni w niej zarząd. Zgodnie bowiem z k.s.h. zarząd posiada prawo reprezentowania administratora danych osobowych oraz prowadzi sprawy spółki. W przypadku zarządu jednoosobowego wszystkie uprawnienia do reprezentacji spółki przysługują jedynemu jego członkowi. Z kolei w zarządzie wieloosobowym zasady reprezentacji określa umowa spółki lub stosowane są zasady reprezentacji określone w k.s.h. Zakładam jednak, że o tym już wiecie.

 

Administrator danych osobowych (ADO)

W art. 4 pkt 7 RODO znajdziecie definicję administratora danych osobowych. Administrator oznacza organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę decydującą o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. W przypadku osób prawnych prowadzących działalność gospodarczą to sam przedsiębiorca, czyli spółka z o.o. pełni funkcję  administratora danych osobowych. Biorąc pod uwagę zapotrzebowanie Czytelników, wkrótce pojawią się jeszcze wpisy mówiące o obowiązkach spółki z o.o. jako ADO.

Dzisiaj na tyle. Dziękuję Czytelniczce Pani Ani za pytanie. Zapraszam do czytania bloga i komentowania.

 

*****

Zapraszam również do zapoznania się z poprzednimi wpisami:

Zbliżające się terminy, o których musisz pamiętać

Zgłoszenie zmiany adresu członka zarządu

Sprawozdanie finansowe za 2017

Zawiadomienie o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia

O tym w jaki sposób wyznaczyć inspektora ochrony danych w spółce z o.o. na pewno napiszę. Prawdopodobnie napiszę również o samej umowie z IOD. Opracowanie wpisów, o które prosicie moi Drodzy Czytelnicy wymaga czasu, ale postaram się Wasze życzenia spełniać w miarę możliwości. Tematyka IOD w spółce z o.o. przewija się coraz częściej w Waszych pytaniach. Cieszę się bardzo, bo to oznacza, że jednak staracie się wdrożyć RODO w swoich spółkach z o.o.

 

Zawiadomienie o wyznaczeniu inspektora ochrony danych

Zawiadomienie o wyznaczeniu inspektora ochrony danych

Pytacie o termin zawiadomienia o wyznaczeniu IOD w spółce z o.o. i formę zawiadomienia o wyznaczeniu IOD. Ponadto o formę zawiadomienia oraz sposób zawiadomienia o zmianach i odwołaniu IOD, dlatego chciałabym Was przekierować na stronę Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacji w temacie RODO pojawia się tam coraz więcej i spodziewam się, że będzie to dla większości podstawowe źródło informacji w tym zakresie. Zachęcam do zapoznania się z wpisem Zawiadomienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o wyznaczeniu IODJestem pewna, że tam otrzymacie wszystkie niezbędne informacje na powyższe pytania.

 

Wszystkim Czytelnikom dziękuję za czytanie bloga oraz za pytania, które są dla mnie inspiracją do tworzenia kolejnych postów.

*****

Inne wpisy, które mogą Cię zainteresować:

Adres członka zarządu spółki z o.o. w KRS po zmianie przepisów

Zgłoszenie zmiany adresu członka zarządu

Sprawozdanie finansowe za 2017

Zbliżające się terminy, o których musisz pamiętać

 

 

 

Wiem, że niektórzy Czytelnicy będą zawiedzeni wpisem, ponieważ czekają na wpis, który będzie odpowiedzią na Ich pytania. Jednak przynajmniej jakaś niewielka część czeka na ten króciutki wpis od jakiegoś czasu. Przykro mi, ale bloga prowadzę własnymi siłami i ze względu na coraz większą liczbę pytań nie jestem w stanie na wszystkie odpowiadać na bieżąco. Obowiązek informacyjny spółki z o.o. wobec członków zarządu musiał się pojawić. Po kolejnym pytaniu mailowym, tym razem od Pana Macieja, postanowiłam, że muszę się z tym rozprawić na łamach bloga.

 

Obowiązek informacyjny spółki z o.o. wobec członków zarządu

Obowiązek informacyjny w spółce z o.o.

Obowiązek informowania osób, których dane osobowe są przetwarzane jest jednym z podstawowych obowiązków administratora danych zgodnie z RODO. W naszym przypadku takim administratorem jest spółka z o.o. O tym, że zgodnie z RODO jego niedopełnienie stanowi naruszenie podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych, co może skutkować wymierzeniem administracyjnej kary pieniężnej, zapewne wiecie. Nie będę się teraz nad tym rozwodzić.

Od dnia 25 maja 2018 r. stosujemy RODO. Od tej daty wszystkie procesy przetwarzania danych osobowych zachodzące w spółce z o.o. będą musiały pozostawać w zgodności z postanowieniami nowej regulacji. RODO reguluje również obowiązek informacyjny. Wiąże się on przede wszystkim z obowiązkiem stosowania przez administratorów klauzul informacyjnych, zawierających katalog informacji jakie należy przekazać podmiotom danych.

Od 25 maja 2018 r. spółki z o.o. podczas pozyskiwania danych osobowych, będą musiały poinformować osoby, których dane przetwarzają m.in. o tym kto jest administratorem, okresie przetwarzania, powierzeniu, odbiorcach danych, profilowaniu oraz o danych kontaktowych inspektora ochrony danych, jeśli został wyznaczony. Na pewno w najbliższym czasie napiszę o tym więcej.

 

Obowiązek informacyjny spółki z o.o. wobec członków zarządu

RODO nie rozstrzyga jednak wprost, czy wobec osób, których dane zostały pozyskane przed 25 maja 2018 r. i wobec których dopełniono obowiązek na podstawie przepisów obowiązujących w momencie zbierania danych, obowiązek informacyjny powinien zostać spełniony ponownie lub zaktualizowany. Póki co, nie ma w doktrynie jednomyślności co do kwestii aktualizacji obowiązku informacyjnego. Grupa Robocza art. 29 opowiada się jednak za aktualizacją obowiązku informacyjnego wobec podmiotów danych. Wobec tego, jak spółka z o.o. powinna spełnić taki obowiązek informacyjny wobec dotychczasowych członków zarządu?

Poniżej kilka wybranych pytań Czytelników, które dotyczą zagadnienia obowiązku informacyjnego spółki z o.o. wobec członków zarządu:

Jak spółka z o.o. ma spełnić obowiązek informacyjny wobec członków zarządu tej spółki?

Jeśli spółka z o.o. ma kilkuosobowy zarząd, to jaka powinna być reprezentacja spółki, aby taki obowiązek został skutecznie spełniony wobec zarządu?

Czy w przypadku informacji dla członków zarządu podpisują ją prezes i wiceprezes, zgodnie z reprezentacją czy cały zarządu i de facto podpisują też sami dla siebie?

 

Jak spółka z o.o. powinna zrealizować obowiązek informacyjny wobec swoich członków zarządu?

Moje zdanie jest takie, iż w tym przypadku nie mamy do czynienia z obowiązkiem informacyjnym, który spółka z o.o. jest zobligowana zrealizować w oparciu o RODO. Spółka z o.o. jest administratorem danych osobowych. Nie będziemy teraz rozpatrywać przypadków kiedy jest procesorem czy odbiorcą danych. Spółka z o.o. jest reprezentowana przez zarząd, jednoosobowo lub w przypadku zarządu wieloosobowego zgodnie z reprezentacją określoną umową spółki lub k.s.h.

Zarząd spółki reprezentuje spółkę z o.o. i działa w jej imieniu. Oznacza to również, iż jest świadom (przynajmniej powinien być) tego w jaki sposób są przetwarzane dane osobowe w spółce z o.o., z jakimi danymi spółka ma do czynienia oraz jak faktycznie wygląda ochrona danych w spółce z o.o. Wobec powyższego nie widzę żadnych podstaw do tego, aby obowiązek informacyjny zarząd spółki z o.o. miał spełniać sam wobec siebie. Bez względu na formę wykonania. Zakładam, że nie ma wątpliwości, iż każdy członek zarządu spółki z o.o. jest świadom jak jego dane osobowe są przetwarzane.

 

Oczywiście, jeśli są osoby, które mają inne zdanie w tym temacie proszę o komentarz pod wpisem. Temat RODO wzbudza wiele dyskusji, staje się przyczynkiem do powstania różnych opinii i stanowisk, więc tym bardziej jestem ciekawa stanowisk w tej sprawie.

*****

Zapraszam również do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Zbliżające się terminy, o których musisz pamiętać

Zgłoszenie zmiany adresu członka zarządu

Sprawozdanie finansowe za 2017

Zawiadomienie o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia

Wróciłam po krótkim urlopie i po całym dniu odpowiadania na maile, oddzwaniania, planowania oraz odkopywania się z zaległości, nie mogło zabraknąć czasu chociażby na krótki wpis. Niezmiennie od kilu tygodni wpisem cieszącym się największym powodzeniem wśród Czytelników jest Adres członka zarządu spółki z o.o. w KRS. I pomimo tego, że pojawił się również post Adres członka zarządu spółki z o.o. w KRS po zmianie przepisów, ilość pytań i wątpliwości nie ma końca. A skoro pytania o sposób zgłoszenia zmiany adresu pojawiają się często to niniejszym tekstem Zgłoszenie zmiany adresu członka zarządu, postaram się na nie zgrabnie odpowiedzieć.

Zgłoszenie zmiany adresu członka zarządu

Zgłoszenie zmiany adresu członka zarządu

Już wiesz, że spółka z o.o. ma obowiązek uzupełnić dane o adres członka zarządu do doręczeń wraz z pierwszym wnioskiem składanym do KRS, nie później jednak niż w ciągu 18 miesięcy od wejścia w życie nowelizacji. A to oznacza, że możesz tego dokonać na 2 sposoby. Jeśli składasz wniosek do KRS ze zgłoszeniem innych zmian w spółce z o.o., dodatkowo załączasz dokument, w którym informujesz o adresie członka zarządu do doręczeń. Proponuję to zrobić na przykład liście członków zarządu. Z kolei, jeśli w ciągu 1,5 roku nie będziesz miał okazji do złożenia wniosku zmianowego do KRS, składasz pismo informujące o adresie do doręczeń.

 

Wzór listy członków zarządu

Poniżej zamieszczam przykładowy wzór listy członków zarządu.

Warszawa, dnia 11 czerwca 2018 r.

LISTA CZŁONKÓW ZARZĄDU

Z ADRESAMI DO DORĘCZEŃ

Spółki ABCD Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

z siedzibą w Warszawie

 

1.Jan Kowalski – Prezes Zarządu

Adres do doręczeń: 01-234 Warszawa, ul. Sądowa 5/6

2. Jan Nowak – Członek Zarządu

Adres do doręczeń: 01-234 Warszawa, ul. Sądowa 5/7

…………………………………………………

Zarząd Spółki (podpisy)

 

Wzór zgłoszenia zmiany adresu członka zarządu

Poniżej zamieszczam przykładowy wzór zgłoszenia zmiany adresu członka zarządu do KRS.

 

                                                                                                                                            Warszawa, dnia 11 czerwca 2018 r.

Wnioskodawca: ABCD Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

z siedzibą w Warszawie

01-111 Warszawa, ul. Sądowa 1 lok. 1

KRS 0000001234

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie

XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

Ul. Czerniakowska 100, 00-454 Warszawa

 

Zgłoszenie zmiany adresu członka zarządu

Działając w imieniu spółki pod firmą ABCD Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie,  adres: 01-111 Warszawa, ul. Sądowa 1 lok. 1 wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla M.St. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000001234, o kapitale zakładowym 100.000,00 złotych, NIP 111-222-33-44, REGON 123456789, niniejszym dokonuję zgłoszenia zmiany adresu do doręczeń Członków Zarządu:

1.Jan Kowalski – Prezes Zarządu

Adres do doręczeń: 01-234 Warszawa, ul. Sądowa 5/6

2.Jan Nowak – Członek Zarządu

Adres do doręczeń: 01-234 Warszawa, ul. Sądowa 5/7

 

…………………………………………………

Zarząd Spółki (podpisy)

 

 

Jeśli składasz do KRS tylko zgłoszenie zmiany adresu do doręczeń członka zarządu, to pamiętaj iż jest ono wolne od opłaty sądowej.

 

Czytelniku, liczę że pomogłam, przynajmniej w zakresie zgłoszenia adresu do doręczeń do KRS. Zapraszam do śledzenia kolejnych wpisów.

*****

Inne ciekawe wpisy:

Adres członka zarządu spółki z o.o. w KRS

Adres członka zarządu spółki z o.o. w KRS po zmianie przepisów

Sprawozdanie finansowe za 2017

Zbliżające się terminy, o których musisz pamiętać

Sprawozdanie finansowe za 2017

Aneta Kułakowska31 maja 2018Komentarze (0)

Ilość wiadomości od moich Czytelników z pytaniami dotyczącymi sposobów składania sprawozdań finansowych w spółce z o.o. za 2017 rok, spowodowała iż czułam się niejako w obowiązku zrobić wpis. Krótki wpis, który w prosty i przystępny sposób podpowie Tobie, jak to w końcu jest z tymi sprawozdaniami finansowymi za 2017 i jakie masz możliwości, aby je prawidłowo złożyć.

Sprawozdanie finansowe za 2017

Sprawozdanie finansowe za 2017

Jeśli czekasz teraz z niecierpliwością na to co nastąpi dalej, to muszę napisać, że jednak wpisu nie będzie. A właściwie wpis będzie, bo właśnie go czytasz, ale nie taki jak sobie zaplanowałam. Dlaczego? już wyjaśniam.

Moi stali Czytelnicy zapewne wiedzą, że swojego bloga prowadzę w ramach web.lex. Wpisy Autorów web.lex’owych blogów pojawiają się również na LexMonitor. I właśnie tam natknęłam się na wpis o składaniu sprawozdań finansowych, który sama zamierzałam przygotować. Aktualnie nowe sposoby składania sprawozdań finansowych są prawie tak samo gorącym tematem jak RODO.

Radca Prawny Karol Sienkiewicz sporządził wpis Złożenie sprawozdań finansowych do KRS w 2018 r. i właściwie wyczerpuje on to co chciałam napisać. Moich Czytelników mogę jedynie zachęcić do zapoznania się z wpisem. Moim zdaniem są tam wszystkie odpowiedzi na najczęściej pojawiające pytania. Mogłabym jedynie dodać od siebie informację dotyczącą formatu xades. Otóż, nie potrzebujesz jakiegoś specjalnego oprogramowania do tego, aby złożyć dokumenty przez system S24. Format xades tworzy się niejako sam w momencie złożenia podpisu kwalifikowanego pod dokumentacją załączoną w pdf.

O sprawozdaniu finansowym już pisałam wcześniej tutaj i tutaj. Jeśli masz ochotę poczytać więcej to zapraszam. W międzyczasie pojawił się też wpis mec. Karoliny Rokickiej-Murszewskiej, którego nie mogłabym nie polecić Pierwsze skuteczne złożenie sprawozdania finansowego po 15.03.2018 r. za nami.

 

I takim sposobem wpis obiecany moim Czytelnikom zrobiony i mogę spokojnie oddać się błogiemu lenistwu korzystając z długiego weekendu.