Jak poradzić sobie z nieobecnością wspólników na zwyczajnym zgromadzeniu?

Co zrobić w przypadku nieobecności wszystkich wspólników na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników?

Jak zatwierdzić sprawozdanie finansowe jeśli wszyscy wspólnicy nie chcą się podpisać pod uchwałą?

Co zrobić, jeśli wspólnik nie chce podpisać protokołu z uchwałami zatwierdzającymi sprawozdanie, sprawozdanie  z działalności, podział zysku i udzielenie absolutorium?

Dzisiaj ponownie wpis inspirowany Waszymi pytaniami. Ostatnio większość dotyczy sprawozdania finansowego oraz zatwierdzenia sprawozdania. Powyższe pytania to raptem kilka wybranych do wpisu. Wspólne jest to, iż zdecydowana większość osób zwyczajnego zgromadzenia wspólników nie postrzega jako możliwości spotkania wspólników, przedyskutowania tego co działo się w ostatnim roku, a także rozpatrzenia sprawozdania finansowego.

W praktyce zwykle jest tak, że po sporządzeniu sprawozdania finansowego przez księgową dostajecie gotowy protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników lub same uchwały z prośbą o ich podpisanie. Następnie proszeni jesteście o przesłanie skanu do księgowej, która instruuje Was jak złożyć dokumenty roczne do KRS lub pomoga je złożyć. I to wszystko.

Niestety zarówno z protokołem, jak i uchwałami różnie bywa. Prawda jest taka, że nie bardzo wiecie po co to robicie. Problem pojawia się wtedy, kiedy nie wszyscy wspólnicy chcą się podpisać pod gotowymi dokumentami. Czasem faktycznie mają podstawy do wątpliwości. A czasem spory wspólników sprawiają, że wycofują się z wszelkiej aktywności i nie podpisują żadnych podsuwanych im dokumentów. Stąd właśnie tak dużo spółek, które mają wieloletnie zaległości w składaniu dokumentów do KRS. Część z zaległości to efekt niewiedzy. Część to efekt braku porozumienia w spółce.

Jak poradzić sobie z nieobecnością wspólników na zwyczajnym zgromadzeniu?

Może kilka słów przypomnienia o zwyczajnym zgromadzeniu wspólników.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o. powinno odbyć w terminie sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. W przypadku spółek, w których rok kalendarzowy pokrywa się z obrotowym powinno się odbyć do dnia 30 czerwca każdego roku. Zatem jeśli rok bilansowy zakończył się u Was 31 grudnia 2022 r. to najpóźniej na dzień 30 czerwca 2023 r. powinniście byli odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników.

W tym roku termin już minął. Jeśli nie odbyło się zwyczajne zgromadzenie to nie zwlekajcie, zróbcie je chociażby po ustawowym terminie.

Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być przynajmniej:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie rocznego sprawozdania z działalności spółki
• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego
• powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty
• udzielenie członkom organów spółki absolutorium.

Nieformalne zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników

Zwykle wykorzystujecie tryb nieformalny zwołania na podstawie art. 240 k.s.h. W małych spółkach z o.o., w których nie ma konfliktu pomiędzy wspólnikami taki tryb wykorzystywany jest najczęściej. Musicie jedynie pamiętać o spełnieniu kilku warunków.

Tym najważniejszym jest reprezentacja całego kapitału zakładowego spółki, czyli obecność wszystkich wspólników, ewentualnie ich pełnomocników. Dodatkowym warunkiem zdolności do podejmowania uchwał przez zgromadzenie wspólników jest brak sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub poszczególnych punktów porządku obrad.

Jeżeli wspólnik zgłosi sprzeciw dotyczący odbycia zgromadzenia, traci ono zdolność do podejmowania uchwał. Natomiast sprzeciw zgłoszony tylko do poszczególnej sprawy oznacza, że ta sprawa nie może być głosowana, a tylko pozostałe objęte porządkiem obrad.

Prawda jest taka, że w przypadku zwyczajnego zgromadzenia wspólników brak zatwierdzenia sprawozdania finansowego uniemożliwia również podjęcie uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty. A także uchwały o absolutorium.

Nieformalne zgromadzenie wspólników ma te dodatkowe zalety, że zwołujecie w zasadzie kiedy Wam pasuje.  Może być z dnia na dzień, wystarczy że wszyscy wspólnicy się zgodzą. W przepisach nie znajdziecie przykładowego katalogu możliwości nieformalnego zwołania zgromadzenia wspólników. A to oznacza, że to od zarządu, wspólników czy panujących w spółce zwyczajów zależy jak do tego dojdzie. Możecie zdecydować o odbyciu zgromadzenia podczas spotkania, na którym są wszyscy wspólnicy. Ważność takiego zgromadzenie nie jest uzależniona od osobistej obecności każdego wspólnika. Zatem w grę wchodzi również jego reprezentacja przez pełnomocnika. Możecie doprowadzić do odbycia zgromadzenia zawiadamiając wszystkich wspólników telefonicznie, sms-em, mailowo, messengerem, faxem, ustnie osobiście lub w innej możliwej dostępnej formie.

Wspólnik nie chce podpisać uchwał. Nieobecność wspólników na zwyczajnym zgromadzeniu

W wielu spółkach nie dochodzi do faktycznego odbycia zgromadzenia wspólników, ale jedynie do podpisania dokumentów. Oczywiście są różne tryby podjęcia uchwał, ale tym razem nie to jest tematem.

Co zatem zrobić, jeśli nie wszyscy wspólnicy chcą dokumenty podpisać? Ewentualnie jeśli obecni byli wszyscy na nieformalnym zgromadzeniu, ale albo się sprzeciwili odbyciu zgromadzenia, porządkowi obrad lub podjęciu uchwał. W rezultacie jesteście w posiadaniu podpisanego sprawozdania finansowego, ale nie macie uchwały go zatwierdzającej, a także uchwały dotyczącej zysku lub straty. Już nie wspominając o uchwale  w zakresie absolutorium.

Rozwiązaniem w tej sytuacji jest formalne zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Rozwiązanie wydaje się proste. Wielu z Was nawet o tym nie pomyśli, ponieważ nawet nie wiecie jakie przepisy dają Wam możliwości.

Jak zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników?

Celowo przypomnę się z przepisem dotyczącym zwyczajnego zgromadzenia wspólników w k.s.h.

Zgodnie z art. 231 §1 i §2 k.s.h.

§1. Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

§2. Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być:

1)rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;

2)powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;

3)udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Przywołany przepis przewiduje obowiązek odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Sprawy wskazane w art. 231 §2 k.s.h. powinny być przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia. Wyjątek może dotyczyć jedynie uchwały co podział zysku i pokrycia straty, jeśli zostały one umową spółki wyłączone spod kompetencji zwyczajnego zgromadzenia. Jednak w praktyce rzadko się to zdarza.

Przywołany przepis wskazuje minimalny przedmiot obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Sprawy te należą do wyłącznej kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Niedopuszczalne jest zatem podjęcie w tych sprawach uchwał na nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników może się odbyć również jako formalnie zwołane, bądź bez formalnego zwołania, na podstawie art. 240 k.s.h. Jak wyżej wspomniałam, jeśli jesteście w takiej sytuacji, że nie macie możliwości doprowadzić do obecności wszystkich wspólników na zgromadzeniu, ewentualnie wspólnicy sprzeciwiają się odbyciu zgromadzenia lub podjęciu uchwał, jesteście niejako zmuszeni zwołać formalnie zgromadzenie.

Zawiadomienie o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników

Zarząd dokonuje formalnego zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników wysyłając zaproszenia za pomocą listów poleconych lub przesyłek kurierskich do wszystkich wspólników co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia. W umowie spółki możecie też znaleźć inny sposób zwołania. Zatem sprawdźcie to koniecznie.

Może również zdarzyć się tak, że wspólnicy na piśmie wyrazili zgodę na inny sposób wysyłania zawiadomień, np. drogą mailową. Zatem możecie to wykorzystać.

Wspólnicy nie muszą potwierdzić otrzymania zawiadomienia, aby zawiadomienie o zwołaniu wysłane pocztą było prawidłowe. Zawiadomienia są skuteczne, jeśli zostały nadane prawidłowo i w terminie. Musicie jednak pamiętać o ustaleniu adresów wspólników. Wszelkie aktualne dane kontaktowe najlepiej umieszczać w księdze udziałów, ewentualnie na pisemnej informacji od wspólnika wskazującej jego aktualne dane kontaktowe.

Możecie również dokonać zawiadomienia wspólnika o zgromadzeniu poprzez wręczenie mu osobiście zawiadomienia w wymaganym do wysłania zawiadomienia terminie. Zadbajcie jedynie o to, aby mieć potwierdzenie, że doszło do wręczenia takiego zawiadomienia.

Jeśli zależy Wam na obecności (głosach) wspólnika to poinformujcie dodatkowo w zawiadomieniu o możliwości wyznaczenia pełnomocnika do udziału i głosowania na zgromadzeniu.

Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Dotyczy to również zgromadzeń  wspólników protokołowanych przez notariusza. Formę pisemą spełnia również pełnomocnictwo przesłane elektronicznie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jak ustalić czy uchwała została podjęta?

Jeśli zwołacie formalnie zgromadzenie wspólników to możliwe, że nawet jeśli nie pojawią się wszyscy to jest szansa na podjęcie ważnych uchwał.

Zanim, jednak ustalicie czy uchwała została ważnie podjęta, radzę upewnić się co do dwóch kwestii.

Po pierwsze, sprawdzacie w umowie spółki czy jest wskazane kworum dla ważności zgromadzenia i zdolności do podjęcia uchwał. A po ludzku, ilu wspólników potrzebujecie, aby zgromadzenie było zdolne do podjęcia uchwał. Czasem w umowach są takie zapisy. Jeśli nie ma, to zgodnie z k.s.h. wystarczy obecność chociażby jednego wspólnika.

Po drugie, sprawdzacie w umowie spółki ilu głosów potrzebujecie, aby podjąć ważną uchwałę. Co do zasady dla podjęcia większości uchwał wystarczy bezwględna większość. A to oznacza, iż do ważnego podjęcia uchwały wystarczy, że za podjęciem uchwały będzie więcej niż połowa głosów oddanych. Dla przypomnienia głosy oddane to wszystkie głosy, tj. głosy „za” uchwałą, „przeciw” uchwale, jak i „wstrzymujące się”. W umowie spółki możecie mieć ostrzejsze wymagania.

W wielu przypadkach nie będziecie zatem potrzebowali wszystkich wspólników na zgromadzeniu, ani oddanych wszystkich głosów za uchwałą, aby ją ważnie podjąć.

Pomimo upływu terminu na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników, w najbliższym czasie będę odalej obracać się w tematyce zgromadzenia i składania dokumentów rocznych do KRS. Postaram się odpowiedzieć na najczęściej powtarzające się pytania i wątpliwości. Spora część z Was nie miała możliwości podjęcia uchwał do 30 czerwca. Postaram się wesprzeć Was swoimi wpisami, aby mimo upływu terminu udało się to zrobić w niezbyt odległym terminie.

Mam nadzieję, ze pomogłam 🙂

*****************************************

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Wzór protokołu zwyczajnego zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania

#autopromocja #produktwłasny

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Kiedy mija termin na zwyczajne zgromadzenie wspólników za 2022 r.?

Jakie są konsekwencje niezgłoszenia zmiany umowy spółki do KRS w terminie?

Co oznacza brak kadencji członka zarządu w umowie spółki?

Zapraszam również na drugiego bloga Likwidacja spółki z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych