Zarząd w spółce z o. o.

Czy członek zarządu może być pełnomocnikiem spółki?

Zwrot zasiłku chorobowego przez członka zarządu

Aneta Kułakowska07 listopada 2018Komentarze (0)

Jeśli jesteście pracownikami to zapewne wiecie, że w trakcie pobierania zasiłku chorobowego nie należy pracować. Pracując ryzykujecie utratę prawa do zasiłku chorobowego. Zakaz dotyczy również osób pełniących funkcję członka zarządu, nawet jeśli są jedynymi członkami zarządu w spółce. Dzisiaj chciałabym opowiedzieć, ku przestrodze, o Wyroku Sądu Najwyższego, w którym orzekł, iż:

W okresach udokumentowanej niezdolności do pracy wskutek choroby jednoosobowo zarządzający spółką z o.o. prezes zarządu ma obowiązek powstrzymania się od wykonywania czynności zarządu pod rygorem utraty prawa do zasiłku chorobowego (art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej), przeto do podejmowania koniecznych (“wymuszonych”) czynności prawnych lub faktycznych przez lub w imieniu spółki powinien w okresie korzystania ze świadczeń chorobowych umocować lub wyznaczyć inną upoważnioną osobę.

Wyrok został wydany przez Sąd Najwyższy w dniu 15 marca 2018 r. pod sygn. akt I UK 49/17.

Zwrot zasiłku chorobowego przez członka zarządu

Zacznijmy od tego, że prezes zarządu był jedynym członkiem zarządu w spółce z o.o. i był zatrudniony na umowę o pracę. Sprawa rozpoczęła się od decyzji ZUS. ZUS odmówił prezesowi zarządu przyznania prawa do zasiłku chorobowego. Zobowiązał go jednocześnie do zwrotu nienależnie pobranego zasiłku wraz z odsetkami. W odwołaniu ubezpieczony prezes twierdził, że w okresie niezdolności do pracy faktycznie nie wykonywał pracy na stanowisku prezesa zarządu. A jedyną czynnością, którą w tym czasie wykonał było podpisanie jednej umowę o pracę. Zdaniem prezesa, czynność ta miała charakter incydentalny i wymuszony ze względu na jego pozycję, jednak nie pozostawała w sprzeczności z celem świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Twierdził również, że nie kolidowała ani nie upośledzała w żadnym stopniu procesu leczenia jego schorzeń. Wobec powyższego nie powinna być uznana za wykonywanie pracy zarobkowej w stopniu prowadzącym do utraty prawa do zasiłku chorobowego.

Sąd pierwszej instancji

Sąd pierwszej instancji ustalił, że prezes w ostatnich 5 latach pełnił funkcję prezesa zarządu i jako osoba zatrudniona na umowę o pracę podlegał ubezpieczeniu społecznemu, w tym ubezpieczeniu chorobowemu. W okresie od 30 kwietnia do 13 czerwca 2014 r. przebywał na zwolnieniach lekarskich i pobierał zasiłek chorobowy.

Sąd pierwszej instancji ocenił, że w okresie pobierania zasiłku chorobowego nie wykonywał faktycznie żadnych czynności w ramach umowy o pracę, za wyjątkiem jednorazowej czynności jaką było złożenie podpisu na umowie o pracę. W ocenie Sądu taka sporadyczna czynność o charakterze formalnym nie oznaczała wykonywania pracy zarobkowej w rozumieniu ustawy zasiłkowej. A w okresach niezdolności do pracy prezesa zarządu spółka nie zawierała żadnych pisemnych umów gospodarczych, działała w oparciu o ofertę-zlecenie i wystawianie faktur. A z tego względu, że ubezpieczony prowadził leczenie w szpitalnym oddziale dziennym, czyniło niemożliwym jego wizyty w siedzibie spółki w godzinach pracy. Dlatego Sąd wyrokiem zmienił zaskarżoną decyzję ZUS przyznając prezesowi prawo do zasiłku chorobowego za okres od dnia 30 kwietnia do dnia 13 czerwca 2014 r. Tym samym zwalniając go z obowiązku zwrotu zasiłku chorobowego.

Sąd drugiej instancji

Sąd drugiej instancji był jednak innego zdania. Po uzupełnieniu materiału dowodowego, dokonał odmiennych ustaleń. Wskazał m.in., że pracownicy spółki nie wiedzieli o tym, że prezes przebywa na zwolnieniach chorobowych. Potwierdził również, że stałą i nagminną praktykę prezesa było podpisywanie dokumentów firmowych. Co potwierdzało fakt wykonywania pracy w okresie przebywania na zwolnieniach chorobowych.

Sąd zgodził się z tym, że gdyby spojrzeć jedynie na sporny okres i tylko jedną czynność dokonaną przez prezesa w tym czasie, to można by przyjąć, że była to czynność incydentalna, wyjątkowa, wymuszona okolicznościami. Sąd poszedł jednak dalej i pod uwagę wziął wcześniejszy okres. Ustalił, że prezes w okresie 5 lat działalności spółki przebywał na zwolnieniach w sumie przez blisko 40 miesięcy. W tym czasie też korzystał ze świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Ustalił również, że w tych okresach niezdolności do pracy podejmował szereg czynności, które były wykonywaniem pracy. I właśnie to w istotny sposób przyczyniło się do odmiennej oceny faktu podpisania jednej umowy o pracę.

Zdaniem sądu taki stan rzeczy, a w szczególności rodzaj, charakter i liczba czynności, które prezes wykonywał w kolejnych okresach orzeczonej niezdolności do pracy, wykluczały przyjęcie, że ujawnione w sprawie zawarcie umowy o pracę było incydentalne, sporadyczne lub wymuszone statusem prawnym ubezpieczonego. Bowiem w okresie korzystania z lekarskich zwolnień od pracy wykonywał liczne czynności zarządcze w imieniu lub na rzecz spółki. Dlatego też prezes z powodu wykazanego wykonywania niedozwolonej pracy w okresach orzeczonej niezdolności do pracy utracił prawo do zasiłku chorobowego. Zobowiązany został również do zwrotu pobranego zasiłku.

W ocenie sądu, nie było żadnych przeszkód, aby ubezpieczony ustanowił pełnomocnika lub przedstawiciela do prowadzenia spraw zarządzanej przez niego spółki.

Zwrot zasiłku chorobowego przez członka zarządu

Skarga kasacyjna

Skargę kasacyjna wniósł prezes. Nie zgodził się z tym, iż nie przysługuje mu zasiłek chorobowy z powodu jednorazowej czynność polegającą na zawarciu jednej umowy o pracę w spółce zatrudniającej w sumie około 70 pracowników.

Zdaniem SN, spółka z o.o., którym kieruje jednoosobowy zarząd, nie może prawidłowo funkcjonować w obrocie gospodarczym bez organu uprawnionego do zarządzania w okresach niezdolności do pracy wskutek choroby prezesa zarządu. A w przedmiotowej sprawie prezes przez wiele miesięcy, a nawet lat korzystał ze świadczeń z tytułu niezdolności do pracy i nie wyznaczył innej osoby do zarządzania spółką. Prezes nie zaniechał aktywności zawodowej na zajmowanym stanowisku, a w okresach pobierania zasiłku wydawał polecenia służbowe, a pracownicy mogli się z nim kontaktować w sprawach wynikających z codziennego dnia pracy.

Sąd Najwyższy potwierdził stanowisko Sądu drugiej instancji, że w okresach udokumentowanej niezdolności do pracy prezes zarządu ma obowiązek powstrzymania się od wykonywania czynności zarządu pod rygorem utraty prawa do zasiłku chorobowego. A do podejmowania koniecznych czynności prawnych lub faktycznych przez lub w imieniu spółki powinien w okresie korzystania ze świadczeń chorobowych umocować lub wyznaczyć inną upoważnioną osobę.

Podsumowanie

Zdaję sobie sprawę, że szczególnie w małych spółkach przy jednoosobowym zarządzie, praca na chorobowym zdarza nagminnie. W swojej praktyce spotykam również prezesów, którzy rezygnują ze zwolnień lekarskich. Nie mają osoby, która na czas zwolnienia może ich zastąpić, więc nie korzystają z chorobowego. Jeśli jako członkowie zarządu jesteście zatrudnieni na umowę o pracę to powstrzymajcie się od wykonywania pracy w trakcie pobierania zasiłku. Ryzykujecie utratę prawa do zasiłku chorobowego, a w rezultacie obowiązek jego zwrotu, jeśli do wypłaty zasiłku już doszło. Na czas przebywania na chorobowym i pobierania zasiłku wyznaczcie osobę, która wyręczy Was w pełnieniu obowiązków w tym czasie.

*****

Zapraszam na mojego drugiego bloga Rodo w spółce z o.o.

Zachęcam również do zapoznania się ze starszymi wpisami:

Oświadczenie członka zarządu o adresie do doręczeń

Czy członek zarządu może być pełnomocnikiem spółki?

Oświadczenie członka zarządu o adresie do doręczeń

Aneta Kułakowska24 października 20184 komentarze

Mam wrażenie, że w ostatnich miesiącach oświadczenie członka zarządu o adresie do doręczeń czy w ogóle temat dotyczący adresu członka zarządu, bije rekordy popularności. Przy okazji również przyczynia się do Waszych wątpliwości. Na blogu pojawiły się wpisy o adresie członka zarządu, mi.in. wpis Adres członka zarządu spółki z o.o. w KRS po zmianie przepisów.

Oświadczenie członka zarządu o adresie do doręczeń

W dniu 15 marca 2018 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. W związku z nowelizacją, członkowie zarządu spółki z o.o. są zobowiązani do poinformowania KRS o swoim adresie do doręczeń. Jeśli adres do doręczeń członków zarządu znajduje się poza Unią Europejską, wówczas wskazać należy pełnomocnika do doręczeń na terytorium Polski. W przypadku zmiany adresu do doręczeń członek zarządu zobowiązany do jego aktualizacji w KRS. Aktualizacja adresu do doręczeń nie wymaga jednak dokonywania opłaty sądowej.

Informację o adresie do doręczeń należy złożyć przy pierwszym wniosku składanym do KRS, jednak nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie zmian ustawy, czyli do dnia 15 września 2019 r.

Oświadczenie członka zarządu czy lista członków zarządu?

W art. 34 Ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o KRS oraz niektórych innych ustaw można przeczytać:

Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego mają obowiązek złożyć do akt rejestrowych aktualne oświadczenia, o których mowa w art 19a ust. 5 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, w zakresie obejmującym adresy do doręczeń, przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, chyba że informacja o adresie do doręczeń znajduje się w aktach rejestrowych.

Przywołany art. 19a ust. 5 ustawy o KRS zobowiązuje do załączenia do wniosku o wpis oświadczeń osób członków w sprawie ich adresów do doręczeń. Z kolei w uzasadnieniu do projektu ustawy zmieniającej podkreślano, iż istotne jest osobiste podpisanie oświadczeń przez wskazane osoby, gdyż to one będą ponosiły ewentualne negatywne konsekwencje związane z zaniedbaniem tego obowiązku.

Pytacie mnie:

Czy w takim razie mam złożyć do KRS oświadczenie czy listę członków zarządu? Jak nazwać dokument z adresem do doręczeń członka zarządu, aby uniknąć braków formalnych?

Moje zdanie jest takie, że bez względu na to jaką nazwę będzie miał dokument, to jeśli jest na nim adres do doręczeń członka zarządu i na dokumencie widnieje jego podpis to jest to prawidłowe. Pomimo kilkumiesięcznego już funkcjonowania nowych przepisów, mam wrażenie że nie została wypracowana jakaś stała praktyka. KRS przyjmuje zarówno oświadczenie członka zarządu przez niego podpisane o adresie do doręczeń, co wydaje się najbardziej bezpiecznym rozwiązaniem. Przyjmuje też listę członków zarządu z adresami do doręczeń podpisaną zarówno przez cały zarząd, jak i zarząd zgodnie z reprezentacją. Zakładam, że niektóre sądy wychodzą z założenia, że ważne, iż taki adres do doręczeń w ogóle został zgłoszony.

Wzór oświadczenia o adresie do doręczeń

Poniżej zamieszczam przykładowy wzór oświadczenia członka zarządu o adresie do doręczeń.

Warszawa, dnia ……………

Oświadczenie o adresie do doręczeń

Ja niżej podpisany Jan Nowak – Prezes Zarządu Spółki pod firmą ABCD Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie oświadczam, że aktualnie moim adresem do doręczeń jest: 00-000 Warszawa, ul. …………….

………………………………

Jan Nowak

Należy liczyć, że sądy rejestrowe wypracują jednolitą praktykę w tym zakresie, co ułatwi nie tylko składanie dokumentów, a jednocześnie przyspieszy dokonanie wpisu.

*******

Zachęcam również do zapoznania się ze starszymi wpisami:

Papier firmowy w spółce z o.o.

Zmiana zarządu a wpis w KRS

Czy członek zarządu może być pełnomocnikiem spółki?

Zapraszam również na mojego drugiego bloga Rodo w spółce z o.o.

Ograniczenie kwotowe reprezentacji przez zarząd

Aneta Kułakowska12 października 2018Komentarze (0)

O reprezentacji spółki z o.o. przez zarząd pisałam wielokrotnie. Dzisiaj opowiem o przypadku kiedy występuje ograniczenie kwotowe reprezentacji przez zarząd. Zagadnienie to nie zostało dotychczas jednoznacznie rozstrzygnięte w doktrynie, jak również w orzecznictwie. Jednak stanowisko o dopuszczalności kwotowego ograniczenia sposobu reprezentacji przez zarząd spółki jest jednak przeważające. Dla potwierdzenia dopuszczalności kwotowego ograniczenia sposobu reprezentacji często wskazuje się, że takie rozwiązanie nie stanowi ograniczenia prawa członka zarządu do reprezentowania spółki, lecz jedynie określenie sposobu reprezentacji spółki, czego przepisy k.s.h. nie zakazują.

Ograniczenie kwotowe reprezentacji przez zarząd

Ze współpracy z moimi Klientami wiem, że najmniej wątpliwości mają w przypadku zarządu jednoosobowego. Pojawiają się one za to w przypadku zarządu wieloosobowego. Jeśli mamy zarząd wieloosobowy sposób reprezentacji określa umowa spółki. A gdy tych zapisów w umowie brak, to określają go przepisy k.s.h. Oprócz zapisów ustalających sposób reprezentacji jednoosobowej czy łącznej, mogą również pojawić się postanowienia, że do wysokości określonej kwoty zobowiązania bądź rozporządzenia reprezentacja jest jednoosobowa, a powyżej tej kwoty wymagana jest reprezentacja łączna. Zapewne spotkaliście się z takimi ograniczeniami kwotowymi w zakresie reprezentacji przez zarząd. Jeśli u Was w spółce nie ma takich ograniczeń, to prawdopodobnie w przypadku klientów czy kontrahentów mieliście z takim przypadkiem do czynienia. Oczywiście taki sposób określenia reprezentacji przez zarząd spółki nie oznacza pozbawienia członka zarządu prawa do reprezentowania spółki. Należy jedynie pamiętać, że w pewnej kategorii spraw, w których wartość przekracza określoną w umowie kwotę wymagana jest reprezentacja łączna.

I jak się okazuje jest to kwestia dość problematyczna. Pomimo stanowiska doktryny i orzecznictwa o możliwości różnicowania reprezentacji poprzez ograniczenia kwotowe, jest spora rozbieżność stanowisk co do tego czy stanowi to ograniczenie prawa członka zarządu do reprezentowania spółki i czy ma skutek wobec osób trzecich. Wydaje się jednak, że zdecydowana większość popiera pogląd, iż ustanowienie warunku łącznej reprezentacji powyżej określonej wartości nie stanowi ograniczenia prawa reprezentowania spółki. Tym samym jest ono skuteczne wobec osób trzecich. A to w rezultacie oznaczałoby, że na przykład umowa zawarta z naruszeniem takich zasad reprezentacji skutkowałoby jej nieważnością.

Umowa spółki z ograniczeniem kwotowym

Poniżej zamieszczam taki przykładowy zapis w umowie spółki:

Do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych i niemajątkowych oraz podpisywania w imieniu Spółki upoważnieni są:

do kwoty 50.000,00 zł – Prezes Zarządu samodzielnie;

powyżej kwoty 50.000,00 zł – dwóch Członków Zarządu działających łącznie.

Zapis w umowie spółki co do sposobu reprezentacji spółki podlega też ujawnieniu w KRS. W momencie rejestracji spółki w KRS wpisu dokonujecie na formularzu KRS WK, a w przypadku zmiany wpisu co do sposobu reprezentacji na formularzu KRS ZK. Pamiętajcie tylko, że nie składacie formularza samodzielnie. Musi on stanowić załącznik wniosku do KRS W3 w przypadku rejestracji spółki lub wniosku KRS Z3 w przypadku zmiany wpisu.

Konsekwencje niezastosowania się do ograniczenia

Przede wszystkim każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie. To jest główna zasada. Zakładając jednak, że sposób reprezentacji z ograniczeniami kwotowymi ujawnia się w Krs, co do zasady dokonanie czynności prawnej przez jedną osobę przy wymogu reprezentacji łącznej powoduje nieważność czynności prawnej. Wydaje się też, że właśnie ten pogląd ma najwięcej zwolenników.

Odmienny pogląd jest taki, iż w tym przypadku nie mamy do czynienia z nieważnością umowy. Ponieważ prawa członka zarządu do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich. A takie ograniczanie praw członków zarządu jest bezskuteczne wobec osób trzecich. Ma natomiast moc w stosunkach wewnętrznych. Naruszając sposób reprezentacji, członek zarządu naraża się na odpowiedzialność dyscyplinarną lub cywilnoprawną.

Stanowisko orzecznictwa oraz doktryny w odniesieniu do przedmiotowej materii nie jest jednolite. Z tego też względu, członkowie zarządu powinni zwracać szczególną uwagę, aby oświadczenie składane w imieniu spółki było dokonane zgodnie z zasadami reprezentacji. Naruszenie zasad reprezentacji wynikających z wprowadzonego w umowie spółki kryterium kwotowego może się bowiem wiązać z ryzykiem nieważności czynności.

Osobiście jestem zwolenniczką poglądu, iż reprezentacja z ograniczeniem kwotowym stanowi regulację sposobu reprezentacji, która wiąże osoby trzecie. Tym bardziej, że jest przecież ujawniona w KRS. Wobec czego zawarcie umowy z naruszeniem reprezentacji obarczone jest jej nieważnością.

*******

Zapraszam również na mojego drugiego bloga Rodo w spółce z o.o.

Zachęcam również do zapoznania się ze starszymi wpisami:

Papier firmowy w spółce z o.o.

Zmiana zarządu a wpis w KRS

Czy członek zarządu może być pełnomocnikiem spółki?

Aneta Kułakowska09 października 2018Komentarze (0)

Kolejny wpis zainspirowany pytaniami Czytelników bloga.

Czy członek zarządu może być pełnomocnikiem spółki?

Na tak postawione pytanie mogę udzielić odpowiedzi twierdzącej, mimo że samo zagadnienie jest niejednoznaczne i wywołuje spory.

Czy członek zarządu może być pełnomocnikiem spółki

Czy członek zarządu może być pełnomocnikiem spółki?

W przypadku reprezentacji łącznej członków zarządu w spółce z o.o. w praktyce budzi wątpliwości możliwość udzielenia pełnomocnictwa jednemu z członków zarządu. Osobiście uważam, że członek zarządu uprawniony do reprezentowania spółki z o.o. łącznie z drugim członkiem zarządu, może być także ustanowiony pełnomocnikiem spółki.

Po pierwsze ani k.s.h, ani k.c. nie zakazują wprost ustanawiania członków zarządu pełnomocnikami spółki. Moim zdaniem nie ma żadnych formalnych przeciwwskazań, aby jeden członek zarządu występował w roli pełnomocnika. Na przykład w przypadku reprezentacji łącznej przez dwóch członków zarządu, spółkę może reprezentować jeden z członków zarządu na podstawie pełnomocnictwa. Nie zgadzam się również z zarzutem podnoszonym przez część doktryny, iż udzielenie w ten sposób pełnomocnictwa członkowi zarządu prowadzi do obejścia prawa w zakresie reprezentacji łącznej.

Skoro dopuszczalne jest udzielenie pełnomocnictwa osobie trzeciej, w tym również pełnomocnictwa ogólnego, brak podstaw do dyskryminowania członków zarządu. Dla spółki bezpieczniejsze jest, jeżeli pełnomocnikiem jest członek zarządu, ponieważ zwyczajnie zna spółkę i jako członek zarządu jest osobą zaufaną. Nie będę wdawać się teraz w szczegółową analizę przepisów, bo nie sądzę, aby moich Czytelników naprawdę takie szczegóły interesowały.

Dodatkowo za umożliwieniem udzielania pełnomocnictwa członkowi zarządu przemawiają bieżące potrzeby spółki. Zdarzyć się przecież może, że reprezentacja łączna w danym momencie jest niemożliwa i pełnomocnictwo jest jedynym wyjściem. W praktyce funkcjonowania spółek z o.o. współdziałanie dwóch członków zarządu jest w niektórych sytuacjach niemożliwe lub znacznie utrudnione ze względu na nieoczekiwane zdarzenia. Chociażby ze względu na przypadki doznawania przeszkody przez członków zarządu w związku z nieobecnością podyktowaną realizowaniem obowiązków poza siedzibą spółki.

Ujawnienie pełnomocnictwa

O czym powinien pamiętać członek zarządu, jeśli dojdzie do udzielenia mu pełnomocnictwa przez zarząd spółki? Przede wszystkim o tym, że członek zarządu jako pełnomocnik działa na podstawie i w ramach udzielonego pełnomocnictwa. Na zewnątrz występuje w roli pełnomocnika spółki. Wobec tego, powinien wykazać np. wobec kontrahenta w jakim charakterze działa ujawniając posiadane pełnomocnictwo. Oczywiście w stosunkach wewnętrznych wciąż działa jako członek zarządu.

Powinien też pamiętać, iż jako pełnomocnik dysponuje z założenia ograniczonym zakresem umocowania, nawet jako pełnomocnik ogólny. Choć akurat w tym przypadku jestem zwolenniczką udzielania członkowi zarządu pełnomocnictwa rodzajowego lub do dokonania poszczególnych czynności.

Podsumowanie

Teza o dopuszczalności ustanowienia członka zarządu pełnomocnikiem spółki jest przedmiotem sporów w doktrynie. Wydaje się jednak, że dominującym poglądem przedstawicieli doktryny jest pogląd aprobujący możliwość udzielenia pełnomocnictwa członkowi zarządu. Linia orzecznicza sądów w sprawie dopuszczalności udzielenia pełnomocnictwa członkowi zarządu spółki jest w zasadzie utrwalona i dopuszcza możliwość udzielenia jednemu z członków zarządu pełnomocnictwa.

Podsumowując, moim zdaniem udzielenie pełnomocnictwa na rzecz jednego z członków zarządu jest dopuszczalne. Uważam zresztą, że udzielenie pełnomocnictwa jest rozwiązaniem bezpieczniejszym aniżeli udzielenie go osobie trzeciej. Pełnomocnikiem zostaje wówczas osoba ściśle związana ze spółką i co do zasady zaufana. A co istotne, udzielenia pełnomocnictwa członkowi zarządu spółki z o.o. może zapobiec paraliżowi działalności spółki w przypadku niemożliwości działania zarządu zgodnie z reprezentacją.

Zapraszam do komentowania i śledzenia kolejnych wpisów.

*******

Zachęcam również do zapoznania się ze starszymi wpisami:

Zmiana zarządu a wpis w KRS

Czy członek zarządu może prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą?