Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych. [Więcej >>>]
Planujecie grudniowe zgromadzenie wspólników? Ktoś chce dostawać zawiadomienia e-mailem, a ktoś inny zamierza wysłać na zgromadzenie pełnomocnika? Zanim wyślecie zaproszenia i zbierzecie dokumenty, sprawdźcie dwie rzeczy: datę udzielenia zgody lub pełnomocnictwa oraz postanowienia umowy spółki.
3 grudnia 2026 r. zmienią się art. 238 § 1 i art. 243 § 2 k.s.h. Zmiana jest mała, ale przy grudniowych zgromadzeniach łatwo przeoczyć przepisy przejściowe.
Zawiadomienie e-mailem już dziś jest możliwe. Zmienia się forma zgody
Już teraz możecie wysłać wspólnikowi zawiadomienie e-mailem albo na adres do doręczeń elektronicznych, jeżeli wcześniej wyraził na to pisemną zgodę i wskazał adres.
Od 3 grudnia co do zasady wystarczy zgoda w formie dokumentowej. Wspólnik nadal musi wyrazić ją wcześniej i podać adres, na który macie wysyłać zawiadomienia. Zgodę może wyrazić na przykład w wiadomości e-mail, jeżeli możecie ustalić, kto złożył oświadczenie. Sprawdźcie jednak umowę spółki, bo może przewidywać surowsze warunki.
Jeżeli macie adres e-mail wspólnika, bo od lat wymieniacie z nim wiadomości, poproście go o wyraźną zgodę na wysyłanie na ten adres zawiadomień o zgromadzeniach. Zachowajcie tę wiadomość w dokumentacji spółki. Przy planowaniu wysyłki uwzględnijcie też co najmniej dwutygodniowe wyprzedzenie wynikające z art. 238 § 1 k.s.h.
Pełnomocnictwo na zgromadzenie też będzie można przesłać e-mailem
Od 3 grudnia pełnomocnictwo do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników i wykonywania prawa głosu będzie można udzielić w formie dokumentowej, chyba że umowa spółki przewiduje surowsze wymagania.
W praktyce wspólnik będzie mógł udzielić pełnomocnictwa w treści wiadomości e-mail, jeżeli da się ustalić, od kogo pochodzi oświadczenie. Zadbajcie o to, żeby z wiadomości jasno wynikało, kto, kogo i do czego umocowuje. Kopię pełnomocnictwa nadal dołączacie do księgi protokołów.
Zgromadzenie po 3 grudnia, pełnomocnictwo z listopada. Które przepisy stosujecie?
Załóżmy, że zgromadzenie odbędzie się 18 grudnia, a wspólnik już 30 listopada wysyła zwykłego e-maila z informacją, że upoważnia inną osobę do udziału i głosowania.
Takie pełnomocnictwo oceniacie według przepisów dotychczasowych, które wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Grudniowa data zgromadzenia tego nie zmienia. Jeżeli wspólnik chce skorzystać z formy dokumentowej, może udzielić pełnomocnictwa ponownie od 3 grudnia, o ile pozwala na to umowa spółki.
Ta sama reguła przejściowa dotyczy zgód na zawiadomienia elektroniczne. Zgodę wyrażoną w listopadzie oceniacie według dotychczasowych przepisów, także wtedy, gdy zamierzacie wysłać zawiadomienie już po wejściu nowelizacji w życie.
Co warto zrobić przed najbliższym zgromadzeniem?
Zajrzyjcie do umowy spółki. Sprawdźcie osobno zasady udzielania zgód na zawiadomienia elektroniczne i zasady udzielania pełnomocnictw na zgromadzenie.
Przejrzyjcie zgody, które już macie. Sprawdźcie ich datę, formę i wskazany adres. Jeżeli zgoda została prawidłowo udzielona według dotychczasowych przepisów, sam fakt nowelizacji nie wymaga zbierania jej od nowa.
Zaktualizujcie wzory i ustalcie, gdzie przechowujecie dokumenty. Zapisujcie zgody, dowody wysłania zawiadomień i pełnomocnictwa tak, żeby dało się później sprawdzić, kto i kiedy złożył oświadczenie oraz na jaki adres wysłaliście zaproszenie.
Jeśli zwołujecie zgromadzenie na pierwszą połowę grudnia, zacznijcie od ustalenia daty wysyłki zawiadomień. Może się okazać, że musicie je wysłać jeszcze przed 3 grudnia. Wtedy sposób zawiadomienia zaplanujcie według zasad obowiązujących w dniu wysyłki.
Wyobraźcie sobie taką sytuację. W spółce z o.o. jest dwóch członków zarządu. Jeden z nich chce zawrzeć ze spółką umowę o świadczenie usług. Drugi sprawdza sposób reprezentacji w KRS, podpisuje umowę za spółkę i wszyscy wracają do swoich obowiązków.
Umowa trafia do księgowości. Co miesiąc pojawiają się faktury, spółka je opłaca, podatki są rozliczane. Przez kilka lat nikt nie widzi problemu.
Problem pojawia się dopiero przy audycie, zmianie wspólników, kontroli, konflikcie albo próbie zakończenia współpracy. Wtedy okazuje się, że drugi członek zarządu nie mógł podpisać tej umowy w ramach zwykłej reprezentacji spółki. Nie pomaga to, że był wpisany do KRS, umowa była dla spółki korzystna, a wszyscy wspólnicy o niej wiedzieli.
To właśnie nazywam patologią reprezentacji spółki z o.o. Błędy w stosowaniu art. 210 k.s.h. potrafią przez lata pociągać za sobą kolejne dokumenty, wypłaty i rozliczenia oparte na wadliwej podstawie. A im dłużej to trwa, tym więcej spraw trzeba później uporządkować.
Kiedy zwykła reprezentacja spółki nie wystarcza?
Zasada jest prosta: jeżeli po jednej stronie umowy występuje spółka z o.o., a po drugiej aktualny członek jej zarządu, nie stosujecie zwykłego sposobu reprezentacji ujawnionego w KRS.
Zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h. spółkę reprezentuje wtedy rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Nie ma znaczenia:
czy umowę zawiera prezes, wiceprezes czy członek zarządu;
czy zarząd jest jednoosobowy, czy wieloosobowy;
czy drugi członek zarządu jest gotowy podpisać dokument;
czy warunki umowy są rynkowe i korzystne dla spółki;
czy wszyscy wspólnicy wiedzą o transakcji i ją akceptują;
czy w konkretnej sytuacji rzeczywiście wystąpił konflikt interesów;
jaka jest wartość umowy i czy jest ona odpłatna.
Art. 210 k.s.h. ma zastosowanie ze względu na to, kto jest stroną czynności. Nie trzeba najpierw wykazywać nadużycia, konfliktu ani szkody po stronie spółki.
Dlatego zanim zapytacie: „Kto zgodnie z KRS może podpisać ten dokument?”, sprawdźcie, z kim spółka zawiera umowę i czy ta osoba nadal jest członkiem jej zarządu.
Nie tylko umowa o pracę i kontrakt menedżerski
Być może art. 210 k.s.h. kojarzycie przede wszystkim z umową o pracę albo kontraktem menedżerskim członka zarządu. Tymczasem jego zakres jest znacznie szerszy.
Nie decyduje nazwa dokumentu ani to, czy umowa ma związek z pełnieniem funkcji w zarządzie. Jeżeli członek zarządu sprzedaje spółce samochód, wynajmuje jej lokal, udziela pożyczki albo świadczy usługi w ramach własnej działalności gospodarczej, spółka nadal zawiera umowę ze swoim członkiem zarządu.
Szczególnie łatwo przeoczyć to przy umowach B2B. Możecie pomyśleć: „Przecież zawieramy umowę z jego firmą”. Tyle że wpis do CEIDG, nazwa firmy i numer NIP nie tworzą nowego podmiotu. Jednoosobowa działalność gospodarcza nie jest odrębna od osoby fizycznej, która ją prowadzi. Jeżeli ta osoba jest członkiem zarządu, umowa zawierana z nią w ramach JDG co do zasady również podlega art. 210 k.s.h.
Kto może reprezentować spółkę?
Ustawa przewiduje dwie możliwości:
Spółkę reprezentuje rada nadzorcza.
Spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Nie możecie więc po prostu wybrać dowolnej osoby, która na co dzień podpisuje dokumenty za spółkę. Drugi członek zarządu nie może podpisać takiej umowy wyłącznie dlatego, że według KRS jest uprawniony do samodzielnej albo łącznej reprezentacji. Nie wystarczy również prokurent działający na podstawie prokury, pracownik ze zwykłym upoważnieniem ani pełnomocnik ustanowiony uchwałą zarządu.
Nie wystarczy też, że podpis złoży wspólnik. Samo posiadanie udziałów nie daje mu prawa do reprezentowania spółki. Wspólnicy muszą najpierw podjąć uchwałę i powołać konkretną osobę na pełnomocnika w rozumieniu art. 210 § 1 k.s.h. Sprawdźcie więc nie tylko, kto podpisuje umowę, ale też w jakiej roli, na jakiej podstawie i w jakich granicach działa.
Sama uchwała to jeszcze nie wszystko
W wielu spółkach stosowanie art. 210 k.s.h. kończy się na krótkiej uchwale: „Zgromadzenie wspólników powołuje Jana Kowalskiego na pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu”.
Tylko czy z takiej uchwały wiadomo, o jaką umowę chodzi i co dokładnie pełnomocnik może zrobić?
Przygotowując uchwałę, zadbajcie o to, żeby wynikało z niej:
kto został powołany na pełnomocnika;
którego członka albo członków zarządu dotyczy umocowanie;
jaką czynność lub kategorię czynności obejmuje;
czy pełnomocnik tylko podpisuje zatwierdzony projekt, czy może również negocjować warunki;
jakie są granice jego działania;
czy może podpisywać aneksy, zmieniać wynagrodzenie, wypowiadać lub rozwiązywać umowę, zawierać ugody i składać oświadczenia związane z jej wykonywaniem;
jak długo obowiązuje umocowanie.
Sprawdźcie również, czy dla danej czynności wymagana jest forma szczególna i co to oznacza dla przygotowywanych dokumentów.
Pełnomocnictwo może dotyczyć jednej, dokładnie opisanej umowy albo określonego rodzaju czynności. Uważajcie jednak, żeby nie określić jego zakresu zbyt wąsko. Pełnomocnik powołany wyłącznie do podpisania konkretnej umowy nie musi być uprawniony do zawarcia późniejszego aneksu, zmiany wynagrodzenia, wypowiedzenia albo ugody.
Z drugiej strony pełnomocnictwo „do reprezentowania spółki we wszystkich sprawach wobec wszystkich członków zarządu” może być tak ogólne, że trudno będzie ustalić rzeczywiste granice działania pełnomocnika. Im poważniejsza czynność, tym mniej miejsca zostawiajcie na domysły.
Pamiętajcie też o prawidłowym zwołaniu zgromadzenia albo spełnieniu warunków odbycia go bez formalnego zwołania. Stwierdzenie, że „wszyscy wspólnicy się zgodzili”, nie zastąpi prawidłowo podjętej i udokumentowanej uchwały. Nie pomijajcie również tajnego głosowania nad uchwałą mającą charakter osobowy.
Rada nadzorcza – czy wystarczy podpis przewodniczącego?
Jeżeli spółkę ma reprezentować rada nadzorcza, sam podpis jej przewodniczącego nie załatwia sprawy. Pełnienie tej funkcji nie oznacza jeszcze, że może on samodzielnie zdecydować o zawarciu umowy i jej warunkach.
Rada nadzorcza działa kolegialnie. Powinna prawidłowo podjąć uchwałę o dokonaniu czynności, ustalić jej istotne warunki, a następnie wskazać osobę albo osoby, które podpiszą dokument w wykonaniu tej uchwały.
Zanim podpiszecie umowę, sprawdźcie więc zasady zwołania posiedzenia, quorum, wymaganą większość i treść uchwały. Upewnijcie się też, że ostateczna wersja dokumentu mieści się w granicach decyzji rady.
Jedyny wspólnik i jedyny członek zarządu
Jeżeli prowadzicie jednoosobową spółkę z o.o., sprawdźcie jeszcze jedną rzecz: czy jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu. Jeśli tak, czynność prawna między nim a spółką wymaga formy aktu notarialnego, zgodnie z art. 210 § 2 k.s.h.
Nie wrzucajcie więc wszystkich jednoosobowych spółek do jednego worka. Znaczenie ma to, czy obie te role pełni ta sama osoba.
Problem nie kończy się w dniu podpisania umowy
Macie prawidłowo zawartą umowę? To dobry początek. Ale o właściwej reprezentacji musicie pamiętać również później.
Art. 210 k.s.h. ma znaczenie także przy czynnościach, które zmieniają, wykonują albo kończą stosunek prawny z członkiem zarządu.
Szczególnie uważajcie przy zakończeniu współpracy. Odwołanie z zarządu kończy stosunek korporacyjny, ale nie rozwiązuje automatycznie umowy o pracę, kontraktu menedżerskiego, umowy B2B, najmu czy pożyczki. Jeżeli złożycie wypowiedzenie przed skutecznym odwołaniem, jego adresat nadal jest członkiem zarządu i trzeba zastosować art. 210 k.s.h.
Jeżeli najpierw skutecznie go odwołacie, sposób reprezentacji przy późniejszym wypowiedzeniu trzeba ocenić ponownie, uwzględniając jego aktualny status.
Kolejność czynności ma więc znaczenie. Zanim przygotujecie dokumenty i zbierzecie podpisy, ustalcie, co i w jakiej kolejności chcecie zrobić.
Co, jeśli błąd już się pojawił?
Naruszenie art. 210 k.s.h. może prowadzić do nieważności czynności. Nie oznacza to jednak, że każdą sprawę da się zamknąć stwierdzeniem: „umowa jest nieważna”. Najpierw ustalcie, co dokładnie było wadliwe.
Wadliwy aneks nie zawsze przekreśla prawidłowo zawartą umowę podstawową. Wadliwe wypowiedzenie może z kolei oznaczać, że umowa nadal trwa.
Nie zakładajcie też, że skoro umowa jest wykonywana od lat, problem sam zniknął. Wypłacanie wynagrodzenia, opłacanie faktur, odprowadzanie podatków i składek ani wcześniejsza kontrola ZUS lub urzędu skarbowego nie zastępują prawidłowej reprezentacji.
Samo wykonywanie umowy ma jednak znaczenie dla rozliczeń. Nieważny dokument nie sprawia przecież, że znika wykonana praca, wyświadczone usługi, udostępniony lokal, przekazane pieniądze albo korzyść uzyskana przez spółkę.
Trzeba więc osobno ustalić, co strony rzeczywiście sobie świadczyły i jakie roszczenia mogą z tego wynikać.
Pięć pytań przed podpisaniem dokumentu
Zanim podpiszecie umowę pomiędzy spółką z o.o. a członkiem jej zarządu, aneks, wypowiedzenie albo porozumienie, odpowiedzcie sobie na pięć pytań:
Status: czy ta osoba w dniu dokonywania czynności jest członkiem zarządu?
Reprezentacja: czy za spółkę działa rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników?
Zakres: czy umocowanie obejmuje dokładnie tę umowę, aneks lub oświadczenie?
Zgody i forma: czy macie wymagane dodatkowe zgody i zachowujecie właściwą formę?
Dokumentacja: czy na podstawie dokumentów znajdujących się w spółce będziecie mogli odtworzyć cały proces?
Przy art. 210 k.s.h. sam podpis to za mało. Musicie zadbać o całą procedurę: od ustalenia stron i statusu członka zarządu, przez decyzję właściwego organu i zakres umocowania, aż po zawarcie, wykonywanie, zmianę i zakończenie umowy.
Patologia reprezentacji spółki z o.o. – szkolenie na żywo
Jeżeli chcecie uporządkować ten temat i zobaczyć, jak art. 210 k.s.h. działa w praktyce, zapraszam Was na szkolenie online „Patologia reprezentacji spółki z o.o. Umowy z członkami zarządu, błędy i nieważność”.
Podczas trzygodzinnego spotkania na żywo na Zoomie przejdziemy przez cały proces: od ustalenia, czy szczególna reprezentacja ma zastosowanie, przez powołanie pełnomocnika i przygotowanie dokumentów, aż po aneksy, wypowiedzenia, skutki błędów oraz możliwe sposoby ich naprawienia.
Będziemy pracować na praktycznych przykładach. Pokażę Wam sytuacje, które rzeczywiście pojawiają się w spółkach z o.o. Wyjaśnię, jakie dokumenty i decyzje trzeba przygotować, żeby kolejne lata współpracy nie opierały się na wadliwej podstawie.
W grupie jest maksymalnie 15 osób, dlatego będzie czas na Wasze pytania, rozmowę i omówienie konkretnych problemów, które mogą być przydatne także pozostałym uczestnikom.
Szkolenie odbywa się wyłącznie na żywo i nie jest nagrywane. Po spotkaniu otrzymacie odrębny materiał szkoleniowy, do którego będziecie mogli spokojnie wrócić i wykorzystać go w codziennej pracy.
Dostęp do szkolenia możecie wykupić w moim sklepie internetowym. Szczegóły i możliwość zapisu znajdziecie pod linkiem: [Szkolenie]
Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o. powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. W praktyce, jeżeli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten upływa 30 czerwca. Zapewne już to wiecie.
Co jednak, jeżeli zarząd nie zdąży zwołać zgromadzenia w terminie? Czy zgromadzenie, które odbędzie się w lipcu, sierpniu albo jeszcze później, będzie nieważne? Czy uchwały podjęte po czasie są bezskuteczne? I co grozi zarządowi?
Czy ZZW może odbyć się po upływie 6 miesięcy?
Nawet musi, jeśli się zwyczajnie nie udało wcześniej.
Zwyczajne zgromadzenie wspólników musicie zwołać i odbyć także po terminie. Samo przekroczenie sześciomiesięcznego terminu nie oznacza jeszcze automatycznie, że uchwały podjęte na takim zgromadzeniu są nieważne. Nie znaczy to jednak, że termin z art. 231 § 1 k.s.h. możecie lekceważyć.
Termin sześciu miesięcy dotyczy odbycia zgromadzenia, a nie tylko jego zwołania
Przepis mówi, że zwyczajne zgromadzenie wspólników „powinno odbyć się” w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Nie wystarczy więc, jeśli wyślecie jedynie zaproszenia przed upływem terminu, jeżeli zgromadzenie faktycznie odbędzie się już po jego przekroczeniu.
Dla spółek, których rok obrotowy kończy się 31 grudnia, oznacza to, że zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno zostać przeprowadzone najpóźniej 30 czerwca następnego roku.
Rok obrotowy nie zawsze musi jednak pokrywać się z rokiem kalendarzowym. Jeżeli umowa spółki przewiduje inny rok obrotowy, sześciomiesięczny termin należy liczyć od zakończenia tego roku obrotowego.
Zgromadzenie po terminie nadal może być zwyczajnym zgromadzeniem wspólników
Jeżeli zgromadzenie odbywa się po upływie sześciu miesięcy, ale jego przedmiotem są sprawy typowe dla zwyczajnego zgromadzenia, to nadal mówimy o zwyczajnym zgromadzeniu wspólników.
Chodzi przede wszystkim o sprawy wymienione w art. 231 § 2 k.s.h., czyli:
rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników,
udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Nie zakładajcie, że po 30 czerwca „nie da się już” odbyć zwyczajnego zgromadzenia. Wręcz przeciwnie, jeżeli termin został przekroczony, zgromadzenie należy zorganizować możliwie szybko, aby uporządkować sytuację korporacyjną i sprawozdawczą spółki.
Czy uchwały podjęte po terminie są nieważne?
W doktrynie możecie spotkać pogląd rygorystyczny, zgodnie z którym odbycie zwyczajnego zgromadzenia po terminie oznacza naruszenie ustawy, a uchwały podjęte na takim zgromadzeniu mogą być traktowane jako nieważne. Nie popieram tego stanowiska.
W praktyce bardziej przekonująco wypada jednak stanowisko łagodniejsze, iż samo przekroczenie terminu. nie powoduje automatycznej nieważności uchwał.
Innymi słowy: uchwała nie staje się nieważna tylko dlatego, że została podjęta w lipcu zamiast w czerwcu.
Opóźnienie może mieć znaczenie wtedy, gdy miało wpływ albo mogło mieć wpływ na treść uchwały. Przykładowo, jeżeli z powodu opóźnienia wspólnicy zostali pozbawieni realnej możliwości oceny dokumentów, zaskarżenia określonych działań albo podjęcia decyzji w odpowiednim czasie, ryzyko procesowe może być większe.
Samo naruszenie terminu jest więc uchybieniem, ale co do zasady trzeba jeszcze wykazać jego znaczenie dla treści uchwały lub dla sytuacji wspólników.
Czy uchwały można zaskarżyć?
Tak. Uchwały podjęte na zwyczajnym zgromadzeniu, które odbyło się po terminie, mogą zostać zaskarżone na zasadach ogólnych. W zależności od podstawy prawnej może wchodzić w grę powództwo o uchylenie uchwały albo powództwo o stwierdzenie jej nieważności. Samo przekroczenie terminu nie powinno jednak automatycznie przesądzać o skuteczności takiego powództwa. W praktyce kluczowe będzie pytanie, czy opóźnienie miało wpływ na podjęcie uchwały, jej treść, prawa wspólnika albo prawidłowość procesu decyzyjnego?
Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, ryzyko skutecznego podważenia uchwał wyłącznie z powodu spóźnienia jest istotnie mniejsze.
Co grozi zarządowi za ZZW po terminie?
Zarząd odpowiada za organizację życia korporacyjnego spółki, w tym za zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Niedochowanie terminu może więc rodzić dla członków zarządu kilka rodzajów ryzyk.
Ryzyko organizacyjne
Wspólnicy mogą negatywnie ocenić działania zarządu, odmówić udzielenia absolutorium albo odwołać członków zarządu z funkcji. Opóźnienie w odbyciu ZZW często jest dla wspólników sygnałem, że zarząd nie panuje nad obowiązkami sprawozdawczymi lub formalnymi spółki. Nawet jeżeli nie powoduje to automatycznej nieważności uchwał, może mieć znaczenie dla oceny pracy zarządu.
Ryzyko odpowiedzialności odszkodowawczej
Jeżeli wskutek opóźnienia spółka poniesie szkodę, członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność wobec spółki na zasadach określonych w art. 293 k.s.h.
Nie każde spóźnienie automatycznie oznacza odpowiedzialność odszkodowawczą. Aby taka odpowiedzialność powstała, trzeba wykazać co najmniej działanie albo zaniechanie sprzeczne z prawem lub umową spółki, winę członka zarządu, szkodę po stronie spółki oraz związek przyczynowy między opóźnieniem a szkodą.
Sama okoliczność, że zgromadzenie odbyło się 10 lipca zamiast 30 czerwca, nie musi jeszcze oznaczać realnej szkody. Inaczej może być wtedy, gdy opóźnienie doprowadziło do sankcji, utraty finansowania, problemów z kontrahentem, naruszenia obowiązków wobec rejestru albo innych konkretnych strat.
Ryzyko związane ze sprawozdaniem finansowym
Zwyczajne zgromadzenie wspólników wiąże się ściśle z zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego. Ustawa o rachunkowości przewiduje, że roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli zgromadzenie odbywa się po terminie, opóźnia się również zatwierdzenie sprawozdania finansowego. To z kolei może wpłynąć na terminowe złożenie dokumentów finansowych do KRS.
Ryzyko sankcji na gruncie ustawy o rachunkowości
Niewykonanie obowiązków sprawozdawczych może wiązać się z odpowiedzialnością przewidzianą w ustawie o rachunkowości. Sankcje mogą dotyczyć m.in. niezłożenia wymaganych dokumentów finansowych we właściwym rejestrze.
Dlatego spóźnione ZZW nie powinno być traktowane jako wyłącznie „wewnętrzny” problem spółki. W praktyce może ono prowadzić do dalszych naruszeń, zwłaszcza jeżeli spółka nie zatwierdzi i nie złoży sprawozdania finansowego w wymaganych terminach.
Czy można odbyć ZZW bez formalnego zwołania?
Tak, jeżeli spełnione są warunki z art. 240 k.s.h.
Uchwały możecie podjąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia. Wystarczy, że pojawi się reprezentacja całego kapitału zakładowego, a nikt z obecnych nie zgłosi sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia albo wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
W praktyce może to być szybki sposób na naprawienie opóźnienia, zwłaszcza w spółkach z niewielką liczbą wspólników, w których możliwe jest zebranie wszystkich udziałowców.
Jeżeli jednak nie ma zgody wszystkich wspólników albo nie ma reprezentacji całego kapitału zakładowego, zachowujecie zwykły tryb zwołania zgromadzenia i wysyłacie zaproszenia.
Co zrobić, jeżeli termin już minął?
Jeżeli nie odbyło się zwyczajne zgromadzenie wspólników w terminie sześciu miesięcy po zakończeniu roku obrotowego, najlepszym rozwiązaniem jest niezwłoczne uporządkowanie sytuacji.
W praktyce zarząd powinien jak najszybciej zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników albo doprowadzić do jego odbycia w trybie art. 240 k.s.h. oraz zadbać o prawidłowy porządek obrad. A po odbyciu ZZW złożyć wymagane dokumenty roczne do KRS.
Dobrą praktyką jest także zamieszczenie w protokole informacji, że zgromadzenie odbywa się po terminie. A także odnotowanie, że wspólnicy nie zgłaszają sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia i procedowania spraw objętych porządkiem obrad . Oczywiście jeżeli rzeczywiście tak jest.
Podsumowanie
Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o. powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin ten upływa 30 czerwca.
Przekroczenie tego terminu jest naruszeniem przepisów, ale nie oznacza automatycznie, że zgromadzenie nie może się odbyć. Albo że wszystkie uchwały będą nieważne. Zgromadzenie powinno odbyć się nawet po terminie, a uchwały na nim podjęte co do zasady mogą być skuteczne.
Ryzyka pojawiają się przede wszystkim wtedy, gdy opóźnienie miało wpływ na treść uchwał, naruszyło prawa wspólników, doprowadziło do szkody po stronie spółki albo spowodowało niewykonanie obowiązków sprawozdawczych.
Dla zarządu najgorszym rozwiązaniem jest więc bezczynność. Jeżeli termin już minął, należy jak najszybciej zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników, podjąć wymagane uchwały i złożyć dokumenty do KRS.
Czy 30 czerwca to ostatni dzień na zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o.?
Jeżeli rok obrotowy w Waszej spółce z o.o. pokrywa się z rokiem kalendarzowym, 30 czerwca to ostatni dzień na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
To nie jest tylko formalność. Zwyczajne zgromadzenie wspólników zamyka poprzedni rok obrotowy od strony korporacyjnej i sprawozdawczej. To właśnie na nim wspólnicy podejmują najważniejsze uchwały roczne, w tym uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty oraz uchwały absolutoryjne dla członków organów spółki. Jeśli temat Was interesuje, zapraszam do lektury.
Jakie dokumenty trzeba przygotować po zakończeniu roku?
Jak już zapewne wiecie, po zakończeniu roku obrotowego spółka z o.o. powinna sporządzić roczne sprawozdanie finansowe. Odpowiada za to zarząd. Termin ustawowy na jego sporządzenie to 3 miesiące liczone od dnia zakończenia roku obrotowego, czyli do 31 marca, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym.
W wielu spółkach konieczne będzie także sporządzenie sprawozdania z działalności spółki. Ten obowiązek również obciąża zarząd, chyba że spółka może skorzystać z przewidzianych przepisami uproszczeń, np. jako jednostka mikro albo mała.
Jeżeli spółka ma radę nadzorczą, swoje dokumenty przygotowuje również rada. Może to być m.in. sprawozdanie z działalności rady nadzorczej oraz ocena sprawozdania finansowego i wniosku zarządu dotyczącego podziału zysku albo pokrycia straty.
Co trzeba zrobić na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników?
Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników wspólnicy powinni przede wszystkim:
rozpatrzyć i zatwierdzić sprawozdanie finansowe,
rozpatrzyć sprawozdanie zarządu z działalności spółki, jeżeli było sporządzane,
podjąć uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty,
podjąć uchwały w sprawie absolutorium dla członków organów spółki.
To są podstawowe uchwały roczne. Bez nich trudno mówić o prawidłowym zamknięciu roku w spółce.
Co po zgromadzeniu?
Po odbyciu zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółka ma 15 dni na złożenie dokumentów rocznych do KRS. Jeżeli więc zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się 30 czerwca, termin na złożenie dokumentów do KRS upływa 15 lipca.
Dokumenty finansowe składa się elektronicznie. Podstawowym i bezpłatnym miejscem ich składania jest Repozytorium Dokumentów Finansowych, czyli RDF. To właśnie przez RDF składa się roczne dokumenty finansowe do KRS.
Warto przy tym rozróżnić systemy, bo ich nazwy często są mylone:
RDF służy do bezpłatnego składania dokumentów finansowych do KRS,
S24 to odrębny system teleinformatyczny, kojarzony przede wszystkim z obsługą określonych spraw rejestrowych,
PRS/e-formularze KRS służą m.in. do składania płatnych wniosków dotyczących dokumentów finansowych.
RDF nadal jest właściwym miejscem do bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych. Zmiany, które weszły w tym roku, dotyczą natomiast tego, że płatne wnioski dotyczące dokumentów finansowych nie są już obsługiwane w S24, lecz w PRS/e-formularzach KRS.
Jakie dokumenty składa się do KRS?
Do KRS składa się przede wszystkim:
roczne sprawozdanie finansowe,
sprawozdanie z działalności spółki, jeżeli spółka ma obowiązek je sporządzić,
uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty,
sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu przez biegłego rewidenta.
Nie trzeba dodatkowo składać zatwierdzonego sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. Po złożeniu dokumentów do RDF dane trafiają dalej do właściwego systemu podatkowego.
Uwaga praktyczna
Do KRS nie trzeba składać całego protokołu ze zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli wystarczą same uchwały albo wyciągi z uchwał. To ważne, bo dokumenty złożone do RDF są jawne. Jeżeli w protokole znajdują się dodatkowe informacje, których nie trzeba ujawniać, często lepszym rozwiązaniem będzie przygotowanie osobnych uchwał albo wyciągów z protokołu: uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty. Jeżeli protokół sporządza notariusz, warto od razu poprosić o elektroniczne wyciągi z uchwał.
Najważniejsze terminy w spółce z o.o.
Jeżeli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, podstawowy kalendarz na 2026 rok dotyczący sprawozdawczości wygląda tak:
do 31 marca 2026 r. – sporządzenie sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności,
do 30 czerwca 2026 r. – odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników,
do 15 lipca 2026 r. – złożenie dokumentów rocznych do KRS, jeżeli sprawozdanie zostało zatwierdzone 30 czerwca.
Dzisiaj mamy 30 czerwca 2026 r., więc dla wielu spółek z o.o. to ostatni moment na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Po zgromadzeniu zostaje jeszcze jeden ważny krok: terminowe złożenie dokumentów finansowych do KRS przez RDF.
Jeśli nie udało Wam się zdążyć na czas ze zwołaniem i odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników, zapraszam na kolejny wpis o zwyczajnym zgromadzeniu wspólników po terminie. Czy są jakieś ryzyka? A może musicie się czegoś obawiać? Czy uchwały podjęte po terminie są nieważne?
Cudzoziemiec w spółce z o.o. – rozmowa z adwokat Kasią Białek
Ten wpis przygotowałam dla Was w oparciu o 79 odcinek podcastu Projekt spółka z o.o., w którym rozmawiałam z adwokat Katarzyną Białek o temacie, który potrafi zaskoczyć wspólników, członków zarządu i osoby planujące transakcje udziałowe.
Chodzi o sytuacje, w których w spółce z o.o. pojawia się cudzoziemiec, a spółka ma nieruchomość w Polsce. Wtedy może się okazać, że zwykła z pozoru sprzedaż udziałów, objęcie nowych udziałów albo inna zmiana właścicielska wymaga wcześniejszego uzyskania zgody Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
To nie jest wyłącznie formalność. Brak wymaganej zgody może prowadzić do bardzo poważnych konsekwencji, włącznie z nieważnością transakcji.
Cudzoziemiec w spółce? Sama czujność nie wystarczy
Przedsiębiorcy często wiedzą, że „jeśli jest cudzoziemiec, to trzeba coś sprawdzić”. Wielu z Was kojarzy to choćby z formularzy KRS, w których pojawia się pytanie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy.
Problem polega jednak na tym, że sama świadomość istnienia ustawy nie wystarczy.
Najczęściej pojawiają się dwa błędne założenia.
Pierwsze: że ustawa na pewno Was nie dotyczy albo przeciwnie, że na pewno Was dotyczy. Tymczasem przepisy są pełne wyjątków, definicji i niuansów. Trzeba sprawdzić konkretną strukturę właścicielską, rodzaj nieruchomości, status nabywcy i planowaną czynność.
Drugie: że uzyskanie zgody MSWiA to szybka formalność. W praktyce procedura może trwać wiele miesięcy. Zdarza się, że uzyskanie zezwolenia trwa około 8 miesięcy, a nawet rok. Do tego dochodzi konieczność zebrania dokumentów, wyjaśnienia struktury właścicielskiej i odpowiadania na wezwania ministerstwa.
Dlatego ten temat trzeba uwzględnić odpowiednio wcześnie, a nie dopiero wtedy, gdy strony są gotowe do podpisania umowy.
Kiedy przepisy mogą dotyczyć spółki z o.o.?
W uproszczeniu ustawa może mieć znaczenie wtedy, gdy spełnione są trzy warunki:
mamy spółkę z o.o. z siedzibą w Polsce,
spółka jest właścicielem albo użytkownikiem wieczystym nieruchomości położonej w Polsce,
planowana jest czynność dotycząca udziałów, w której pojawia się cudzoziemiec.
Nie chodzi więc o każdą spółkę z o.o. Jeżeli spółka tylko wynajmuje lokal albo korzysta z nieruchomości należącej do innego podmiotu, sama ta okoliczność nie uruchamia omawianych przepisów.
Podobnie, jeżeli spółka z siedzibą w Polsce ma nieruchomość za granicą, a nie w Polsce, to również nie jest to sytuacja objęta tym konkretnym mechanizmem.
Kluczowe jest posiadanie przez polską spółkę z o.o. własności albo użytkowania wieczystego nieruchomości położonej w Polsce.
Kiedy może być potrzebne zezwolenie MSWiA?
Ustawa przewiduje przede wszystkim dwie sytuacje, w których może być potrzebne zezwolenie ministra.
Pierwsza dotyczy spółki z o.o. z siedzibą w Polsce, która jest właścicielem albo użytkownikiem wieczystym nieruchomości w Polsce. Jeżeli cudzoziemiec ma nabyć albo objąć udziały w tej spółce, albo ma dojść do innej czynności dotyczącej udziałów, wskutek której spółka stanie się spółką kontrolowaną, może być potrzebne zezwolenie MSWiA.
Druga sytuacja dotyczy spółki, która już jest spółką kontrolowaną. Jeżeli taka spółka ma nieruchomość w Polsce, a udziały ma nabyć albo objąć cudzoziemiec, który wcześniej nie był jej wspólnikiem, również może pojawić się obowiązek uzyskania zezwolenia.
Ważne jest to, że nie chodzi wyłącznie o klasyczną sprzedaż udziałów. Znaczenie mogą mieć także inne czynności, np. darowizna udziałów, podwyższenie kapitału zakładowego i objęcie nowych udziałów, a czasem również inne działania, które prowadzą do zmiany kontroli nad spółką.
Kto jest cudzoziemcem ?
To jedno z podstawowych pytań, bo potoczne rozumienie słowa „cudzoziemiec” nie zawsze wystarczy.
Cudzoziemcem w rozumieniu ustawy jest przede wszystkim osoba fizyczna, która nie ma obywatelstwa polskiego. Co ważne, liczy się obywatelstwo, a nie miejsce zamieszkania.
Jeżeli więc Polak mieszka za granicą, ale ma obywatelstwo polskie, nie jest cudzoziemcem w rozumieniu tej ustawy. Jeżeli dana osoba ma dwa obywatelstwa, w tym obywatelstwo polskie, również nie będzie traktowana jako cudzoziemiec na potrzeby tych przepisów.
Cudzoziemcem może być także osoba prawna z siedzibą za granicą, zagraniczny podmiot utworzony zgodnie z prawem obcego państwa, a także polska osoba prawna lub spółka z siedzibą w Polsce, jeżeli jest kontrolowana bezpośrednio albo pośrednio przez podmiot zagraniczny.
I tu pojawia się bardzo ważne pojęcie: spółka kontrolowana.
Spółka kontrolowana, czyli jaka?
Spółka kontrolowana to spółka, w której cudzoziemiec albo cudzoziemcy mają bezpośrednio lub pośrednio ponad 50% głosów na zgromadzeniu wspólników. Ale to nie jedyna możliwa sytuacja. Kontrola może wynikać także z pozycji dominującej w rozumieniu k.s.h. Może być związana z uprawnieniami do powoływania członków organów, z porozumieniami między wspólnikami, z zastawem lub użytkowaniem udziałów albo z innymi mechanizmami dającymi realny wpływ na spółkę.
Dlatego przy badaniu, czy spółka jest kontrolowana, często nie wystarczy samo sprawdzenie KRS. Trzeba przeanalizować umowę spółki, strukturę właścicielską, powiązania pośrednie, porozumienia wspólników, a czasem także inne dokumenty i faktyczne relacje między podmiotami.
Polska spółka też może być cudzoziemcem
Polska spółka z o.o. również może być cudzoziemcem w rozumieniu ustawy.
Stanie się tak wtedy, gdy jest kontrolowana przez podmiot zagraniczny. Przykładowo: jeżeli spółka z o.o. zarejestrowana w Polsce jest kontrolowana przez obywatela Stanów Zjednoczonych, może być uznana za cudzoziemca w rozumieniu ustawy.
Nie oznacza to jednak automatycznie, że w każdej transakcji będzie potrzebna zgoda MSWiA. Trzeba jeszcze sprawdzić wyjątki, status nabywcy, rodzaj nieruchomości i całą strukturę transakcji.
W praktyce szczególnie istotne jest też to, że nie zawsze wystarczy zbadać tylko spółkę, której udziały są przedmiotem transakcji. Może się zdarzyć, że nabywana spółka sama nie ma nieruchomości, ale kontroluje inną spółkę, która takie nieruchomości posiada. Wtedy analiza powinna sięgnąć wyżej i niżej w strukturze grupy kapitałowej.
Jak wygląda procedura uzyskania zgody?
Jeżeli okaże się, że zezwolenie jest potrzebne, trzeba przygotować wniosek do ministra właściwego do spraw wewnętrznych.
Ważne: wniosek składa cudzoziemiec, który zamierza nabyć albo objąć udziały. Nie składa go spółka, której udziały są nabywane.
Minister wydaje zezwolenie w formie decyzji administracyjnej. W procedurze znaczenie może mieć również stanowisko Ministra Obrony Narodowej, a jeżeli w grę wchodzą nieruchomości rolne, także ministra właściwego do spraw rozwoju wsi.
Ministerstwo bada m.in., czy nabycie lub objęcie udziałów nie spowoduje zagrożenia obronności, bezpieczeństwa państwa lub porządku publicznego. Sprawdza również, czy transakcji nie sprzeciwiają się względy polityki społecznej i zdrowia społeczeństwa. Cudzoziemiec musi też wykazać więzi z Rzeczpospolitą Polską.
Wszystkie te przesłanki trzeba odpowiednio wykazać dokumentami.
Co trzeba opisać we wniosku?
Wniosek powinien być przygotowany bardzo starannie.
Trzeba w nim wskazać dane cudzoziemca, czyli wnioskodawcy, oznaczyć zbywcę udziałów, opisać spółkę, której udziały mają być nabywane albo obejmowane, oraz wyjaśnić, czy spółka jest już spółką kontrolowaną, czy stanie się nią dopiero w wyniku planowanej transakcji.
Konieczne jest również opisanie struktury właścicielskiej, wskazanie nieruchomości posiadanych przez spółkę, podanie numerów ksiąg wieczystych, adresów, rodzaju nieruchomości oraz informacji, czy są to nieruchomości rolne.
Do wniosku trzeba załączyć dokumenty potwierdzające opisane okoliczności. Mogą to być m.in. odpisy z ksiąg wieczystych, wypisy z ewidencji gruntów, dokumenty z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, mapy ewidencyjne oraz dokumenty potwierdzające więzi cudzoziemca z Polską.
Warto pamiętać, że dokumenty załączane do wniosku powinny być aktualne, wydane nie wcześniej niż sześć miesięcy przed złożeniem wniosku.
Na jak długo wydawane jest zezwolenie?
Jeżeli zezwolenie zostanie wydane, jest ważne przez dwa lata od dnia wydania.
W tym czasie powinna zostać przeprowadzona transakcja opisana we wniosku. Jeżeli w międzyczasie zmieni się koncepcja transakcji, jej strony, struktura albo inne istotne elementy, może się okazać, że trzeba będzie wystąpić o nowe zezwolenie.
To kolejny powód, dla którego opis transakcji we wniosku powinien być przemyślany.
Co najczęściej opóźnia procedurę?
Najczęstsze błędy to przede wszystkim braki dokumentów oraz niewystarczająco dokładne opisanie struktury transakcji.
Organ może oczywiście wezwać do uzupełnienia braków, ale każde takie wezwanie wydłuża postępowanie. Przy procedurze, która i tak może trwać wiele miesięcy, dodatkowe opóźnienia mogą być dla stron bardzo dotkliwe. Dlatego warto wcześniej zebrać dokumenty, przeanalizować strukturę i upewnić się, że wniosek jest kompletny.
Czy notariusz wyłapie brak zgody?
W praktyce często pojawia się pytanie, czy notariusz „wyłapie” problem zgody MSWiA.
Notariusz powinien czuwać nad prawidłowym przebiegiem czynności i ważnością dokumentów, przy których uczestniczy. Jeżeli widzi element zagraniczny i z dokumentów wynika, że zezwolenie może być potrzebne, powinien żądać jego okazania albo co najmniej zwrócić uwagę na ten problem.
Trzeba jednak pamiętać, że przy sprzedaży udziałów w spółce z o.o. bardzo często notariusz jedynie poświadcza podpisy pod umową. Sama umowa bywa przygotowana wcześniej przez strony albo ich pełnomocników. W takiej sytuacji notariusz może działać w dużej mierze na podstawie oświadczeń stron i nie zawsze przeprowadzi pełną analizę prawną całej transakcji, struktury właścicielskiej i nieruchomości.
Dlatego nie zakładajcie, że skoro podpisy zostały poświadczone u notariusza, to cała transakcja została kompleksowo sprawdzona pod kątem ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Najbezpieczniej przeanalizować ten temat wcześniej, jeszcze przed ustaleniem terminu podpisania dokumentów.
Kiedy zgoda MSWiA nie będzie potrzebna?
Na szczęście ustawa przewiduje wyjątki.
Pierwsza grupa wyjątków dotyczy rodzaju nieruchomości posiadanych przez spółkę.
Zezwolenie może nie być wymagane, jeżeli spółka posiada tylko samodzielny lokal mieszkalny albo samodzielny lokal użytkowy o przeznaczeniu garażowym związany z lokalem mieszkalnym. W uproszczeniu może chodzić o typową sytuację: mieszkanie plus garaż.
Wyjątek może dotyczyć także określonych niezabudowanych nieruchomości położonych na obszarze miast, których łączna powierzchnia w całym kraju nie przekracza 0,4 ha i które zostały nabyte na cele statutowe spółki.
Trzeba jednak uważać na nieruchomości położone w strefie nadgranicznej. W takich przypadkach wyjątki mogą nie działać. Zakres strefy nadgranicznej wynika z przepisów i może się zmieniać, dlatego zawsze trzeba sprawdzić aktualny stan prawny.
Obywatele UE, EOG i Szwajcarii
Druga grupa wyjątków dotyczy statusu nabywcy.
Co do zasady zezwolenie nie jest wymagane przy nabywaniu udziałów przez obywateli i przedsiębiorców z państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Konfederacji Szwajcarskiej.
To bardzo ważny wyjątek w praktyce. Trzeba jednak pamiętać, że nie każde państwo europejskie należy do EOG. Przykładowo Ukraina nie należy do EOG. Wielka Brytania również.
Dlatego przy każdej transakcji trzeba sprawdzić aktualny status nabywcy, a nie kierować się wyłącznie intuicją.
Teoria siedziby
W praktyce bardzo ważne znaczenie ma tzw. teoria siedziby.
Chodzi o to, że przy ocenie, czy mamy do czynienia z przedsiębiorcą z EOG, patrzy się na miejsce siedziby spółki, czyli kraj rejestracji spółki.
Jeżeli nabywcą udziałów jest spółka z o.o. z siedzibą w Polsce, to co do zasady jest ona przedsiębiorcą z EOG. Może tak być nawet wtedy, gdy ta polska spółka jest kontrolowana przez osobę spoza EOG, np. obywatela Stanów Zjednoczonych.
W praktyce oznacza to, że gdyby udziały bezpośrednio nabywał obywatel USA, zezwolenie mogłoby być wymagane. Ale jeżeli nabywcą jest polska spółka z o.o. kontrolowana przez tego obywatela, zezwolenie może nie być potrzebne.
Przekształcenie i dziedziczenie udziałów
Ustawa wprost wskazuje, że przekształcenie spółki nie podlega jej przepisom. Jeżeli więc do nabycia udziałów dochodzi wskutek przekształcenia, zezwolenie nie jest wymagane.
Inaczej trzeba spojrzeć na dziedziczenie.
Jeżeli udziały nabywają osoby uprawnione do dziedziczenia ustawowego, zezwolenie nie jest wymagane. Natomiast jeżeli udziały dziedziczy cudzoziemiec wskazany w testamencie, który nie należy do kręgu spadkobierców ustawowych, może być potrzebne zezwolenie.
Jeżeli taki spadkobierca testamentowy nie uzyska zezwolenia w ciągu dwóch lat od otwarcia spadku, udziały nabędą osoby dziedziczące z ustawy.
Warto więc pamiętać, że znaczenie ma nie tylko sam testament, ale także to, czy dana osoba należy do kręgu spadkobierców ustawowych.
Brak zgody a nieważność transakcji
To najważniejsza i najmniej przyjemna część tematu.
Transakcja przeprowadzona niezgodnie z przepisami ustawy jest bezwzględnie nieważna.
Oznacza to, że jest nieważna od samego początku. W uproszczeniu: zbywca nigdy skutecznie nie zbył udziałów, a nabywca nigdy skutecznie ich nie nabył.
Takiej transakcji nie da się po prostu „naprawić” przez późniejsze uzyskanie zgody.
Dlaczego to problem także dla spółki?
Nieważność transakcji to nie tylko problem sprzedającego i kupującego.
Może to być również bardzo poważny problem dla samej spółki.
Wyobraźcie sobie, że przez rok albo dwa lata wszyscy działali w przekonaniu, że nabywca jest wspólnikiem. Brał udział w zgromadzeniach wspólników, głosował nad uchwałami, być może wpływał na decyzje dotyczące spółki.
Jeżeli później okaże się, że nigdy skutecznie nie nabył udziałów, trzeba będzie zbadać, jaki wpływ miało to na podjęte uchwały. Może pojawić się problem z ustaleniem kręgu wspólników, ważnością uchwał, wpisami w KRS i odpowiedzialnością osób zaangażowanych w transakcję.
To właśnie dlatego brak analizy na początku może później wywołać efekt kuli śnieżnej.
Podsumowanie
Jeżeli w spółce z o.o. pojawia się cudzoziemiec, a spółka posiada nieruchomość w Polsce, powinna zapalić się Wam czerwona lampka. Nie każda taka sytuacja będzie wymagała zgody MSWiA, bo ustawa przewiduje wyjątki. Ale nie warto zakładać tego z góry.
Trzeba sprawdzić, czy spółka jest właścicielem albo użytkownikiem wieczystym nieruchomości oraz jaki jest status nabywcy. Ponadto czy spółka jest albo stanie się spółką kontrolowaną, czy można zastosować wyjątek dotyczący EOG albo rodzaju nieruchomości. A także czy planowana czynność mieści się w przepisach ustawy.
To szczególnie ważne, bo brak wymaganej zgody może skutkować nieważnością transakcji. A to może uderzyć nie tylko w strony umowy, ale także w samą spółkę i jej późniejsze decyzje.
Jeżeli chcecie posłuchać całej rozmowy zapraszam do wysłuchania 79 odcinka podcastu Projekt spółka z o.o. Dostępny na YouTube albo w Waszej ulubionej aplikacji podcastowej.
Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych... [Więcej]
Szukaj na blogu
Postaw kawę
Zatwierdzenie roku obrotowego w Spółce z o.o. – Poradnik
