Zarząd w spółce z o. o.

W 2019 roku w życie weszła nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego. Ustawodawca wprowadził liczne zmiany, które dotyczą również postępowań gospodarczych. Na pewno będzie to spore wyzwanie dla prawników, a co dopiero dla zarządów spółek z o.o.

W licznych mailach prosiliście o wpisy dedykowane ostatnim zmianom. Zgodnie z życzeniem dzisiaj publikuję wyjątkowy wpis, a w nim postępowanie w sprawach gospodarczych po nowelizacji. Wpis, który jest zapisem wywiadu z Radcą Prawnym Dariuszem Mojeckim.

Pan Mecenas prowadzi własną Kancelarię w Krakowie, ale obsługuje klientów w całym kraju. Ma duże doświadczenie zawodowe, w szczególności sądowe przed sądami wszystkich instancji. Na swoim blogu sprzeciwodnakazuzaplaty.eu wyjaśnia jak napisać pozew, odpowiedź na pozew lub sprzeciw od nakazu zapłaty. I nie tylko.

Już teraz zachęcam Was do zajrzenia na blog i jego subskrypcję.

Postępowanie w sprawach gospodarczych po nowelizacji. Wywiad z Radcą Prawnym Dariuszem Mojeckim

AK: Dzień dobry Dariuszu.

DM: Dzień dobry Aneto. Dziękuję za zaproszenie na bloga.

AK: To ja bardzo dziękuję za przyjęcie zaproszenia. Jak wiesz mój blog dotyczy praw i obowiązków członków zarządu spółki z o.o. Niedawno weszły w życie zmiany w przepisach regulujących postępowanie sądowe. Spory między przedsiębiorcami będą rozpatrywane w nowej procedurze – postępowaniu w sprawach gospodarczych. Zmiany dotkną przede wszystkim nas – prawników. Prowadzisz blog sprzeciwodnakazuzaplaty.eu zajmujący się sprawami sądowymi. Czy uważasz, że członkowie zarządów w spółkach z o.o. też muszą się dostosować do zmian?

DM: Zmian jest dużo, samo postępowanie w sprawach gospodarczych to kilkanaście nowych artykułów. Ale dla członków zarządu szczególnie istotne będą dwa przepisy. W przygotowywanej właśnie przeze mnie prezentacji na szkolenie dla przedsiębiorców część poświęconą temu tematowi zatytułowałem „Dzieci, ryby, strony i świadkowie głosu nie mają”.

AK: Dlaczego?

DM: Spośród wszystkich dowodów, jakie mogą być zaoferowane przez strony, priorytet mają dokumenty. Po pierwsze, co do zasady sąd będzie przesłuchiwał świadków tylko, gdy po wyczerpaniu pozostałych dowodów (lub jeśli dowodów takich nie było) pozostaną niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy. Podobnie ma się sprawa z przesłuchaniem stron.

Po drugie, członkowie zarządu muszą pamiętać, że wszystkie czynności spółki, z którymi prawo łączy nabycie, utratę lub zmianę uprawnienia w zakresie danego stosunku prawnego, będą mogły być wykazane tylko dokumentem, chyba że spółka wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od siebie niezależnych.

AK: Ale to przecież nie znaczy, że wszystkie okoliczności muszą być udowadniane pismem z własnoręcznymi podpisami, prawda?

DM: Na szczęście nie. Kluczowa jest tu definicja dokumentu. Dokumentem jest „nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. Dokumentem jest zatem nie tylko własnoręcznie podpisane pismo. Może nim być nie tylko papier, ale i np. SMS, e-mail, a nawet nagranie rozmowy. Jeśli bowiem przebieg rozmowy nagramy i plik z nagraniem umieścimy na nośniku danych, którym może być pendrive, płyta DVD, czy dysk twardy w laptopie, to będziemy mieli do czynienia z „nośnikiem informacji”, który umożliwia zapoznanie się z treścią tejże informacji. Nagranie będzie dokumentem.

AK: Czyli nadal nic nie stoi na przeszkodzie zawierania ustnych umów?

DM: Umowy takie będą ważne, o ile oczywiście przepisy nie wymagają konkretnej formy dla ważności tej umowy. Problem leży w kwestiach dowodowych. Można bowiem zawrzeć ważną umowę ustną, której zawarcia nie da się udowodnić przed sądem.

AK: Jeśli zatem spotka się dwóch przedsiębiorców, uzgodnią przy świadkach wszystkie szczegóły współpracy, ale rozmowy nie udokumentują, to ta umowa będzie ważna, ale niemal niemożliwa do udowodnienia w sądzie?

DM: Dokładnie tak. Podobnie jak w sytuacji, gdy strony najpierw zawrą umowę w formie pisemnej, a później ustnie dopracowują szczegóły. Z tym się dość często spotykam w niemal każdej branży. Podobnie jak z tym, że strony po zawarciu pisemnej umowy ustnie zmieniają jej treść. Według nowych przepisów, jeśli sprawa trafi do sądu, to może się okazać, że sąd nawet nie będzie chciał słuchać świadków, gdyż uzna, że przedsiębiorca z własnej winy nie jest w stanie udowodnić dokumentem faktu zawarcia umowy, jej zmiany lub dokonania ustaleń między stronami.

AK: Mam podobne doświadczenia. Do zmian treści pierwotnej umowy bardzo często dochodzi w formie ustnych ustaleń. Problem będzie dotyczył nie tylko udowodnienia samego faktu zawarcia umowy o określonej treści. Jeśli nawet treść umowy zostanie udowodniona dokumentem, to problemy mogą powstać również na etapie wykonywania umowy.

DM: Oczywiście. Weźmy pierwszy z brzegu przykład. Strony zawarły umowę, której przedmiotem była naprawa skomplikowanego urządzenia. Umowa zawarta w formie pisemnej, tu nie ma problemu. Po wykonaniu robót strony, każda z kilkoma pracownikami, zebrały się, aby dokonać odbioru. Strony spisały nawet protokół odbioru. Wykonawca zobowiązał się w nim do usunięcia wad „stwierdzonych przy odbiorze”. Wszyscy obecnie wiedzieli, o jakie wady chodzi, ale… nikt nie ujął tego w protokole.

AK: I jeśli dojdzie do sporu na tle zakresu wad, to sąd może uznać, że strona postępowania z własnej winy nie dysponuje dokumentem na tę okoliczność i nie przesłucha nawet świadków. Czy w opisanej sytuacji strony mogły zrobić coś więcej, oprócz oczywiście spisania dokładnego protokołu zawierającego wszystkie wady?

DM: Mogły np. zrobić zdjęcia. Fotografia to też dokument.

AK: A jakie w takim razie obowiązki będą spoczywać na zarządzie spółki?

DM: Przede wszystkim obowiązek zapewnienia dokumentowania podejmowanych przez spółkę czynności. Treści umów, ale i sposobu wykonywania umów. Gdy czytam prawnicze opracowania dotyczące tej kwestii, widzę, że w niektórych z nich pojawia się pogląd, że według nowych przepisów profesjonalizm przedsiębiorców obejmuje m.in. dokumentowanie wszelkich czynności związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Dla członków zarządu oznacza to przede wszystkim konieczność bieżącego dokumentowania przede wszystkim zawierania, jak i wykonania umów. Jeśli już bowiem dojdzie do procesu, to może być za późno na tworzenie dokumentów. Brak bieżącego dokumentowania oznacza ryzyko, że sąd nie dopuści wniosku o przesłuchanie świadka, a spółka przegra sprawę, bo nie udowodni kluczowych okoliczności.

AK: Czyli strona może mieć rację, ale proces przegra z braku dokumentów?

DM: Dokładnie tak. To oczywiście mogło się zdarzyć również w czasie obowiązywania dotychczasowych przepisów, ale po zmianach będzie się zdarzać dużo częściej.

AK: Dariuszu, bardzo dziękuję za interesującą rozmowę i odpowiedzi na wszystkie pytania. Jestem pewna, że to o czym dzisiaj rozmawialiśmy zainteresuje Czytelników mojego bloga.

***

Liczę, że wywiad Wam się spodobał. Koniecznie zajrzyjcie na bloga Pana Mecenasa.

*************

Polecam Wam również wywiad: Czy tymczasowe aresztowanie zwalnia członka zarządu z odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe spółki? Wywiad z adwokatem Mateuszem Szymkowiakiem

A także ostatnie wpisy blogowe:

Wykreślenie prokurenta przez KRS z urzędu

Jak zmienić sposób reprezentacji spółki z o.o.?

Czy spółka musi mieć pracowników?

Zapraszam również na bloga: Zarząd w spółce akcyjnej

Aktualne formularze KRS znajdziecie na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.