Aneta Kułakowska

radca prawny

Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych.
[Więcej >>>]

Sklep z ebookami

Black Friday 2022

Aneta Kułakowska25 listopada 2022Komentarze (0)

Black Friday 2022

Black Friday 2022

Tych, do których nie dotarł newsletter i którzy jeszcze nie wiedzą chciałabym poinformować o Black Friday w sklepie na blogu.

W sklepie na blogu aktualnie znajdziecie ok. 70 produktów elektronicznych, w tym dwa ebooki, a także sporo checklist oraz wzorów dokumentów z omówieniem.

W sklepie znajdziecie również ebook Wniosek do KRS o przyspieszenie. Kupując ebooka wspieracie Fundację WEB.LEX. Fundacja wspiera prawnicze rodziny w trudnych sytuacjach życiowych.

Każde 20 złotych ze sprzedanego ebooka przekażę na rzecz Fundacji WEB.LEX. O przekazanych kwotach będę informować na blogu i w newsleterze po każdym zakończonym miesiącu.

Zatem jeśli planowaliście zakupy to bardzo dobra okazja, aby zaopatrzyć się w ebooka, checklisty lub wzorów dokumentów. Na hasło BLACK WEEK wszystkie produkty -30% od 22 listopada do 28 listopada 2022 r. włącznie.

#autopromocja #produktwłasny

Czy zgromadzenie wspólników musi odbyć się w siedzibie spółki?

Dzisiaj krótko o tym, gdzie odbywa się zgromadzenie wspólników. O siedzibie przeczytacie sobie we wpisach Siedziba spółki a miejsce prowadzenia działalności oraz Zmiana siedziby czy adresu spółki. Zachęcam. Pozwoli to Wam zrozumieć czym jest siedziba spółki. Od razu zaznaczam, że nie chodzi o adres spółki czy samą lokalizację biura spółki czy biura zarządu spółki.

Czy zgromadzenie wspólników musi odbyć się w siedzibie spółki?

Czy zgromadzenie wspólników musi odbyć się w siedzibie spółki?

Miejsce zgromadzenia wspólników zostało uregulowane w art. 234 k.s.h.:.

§1. Zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

§2.Zgromadzenie wspólników może się odbyć również w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.

Po pierwsze zgromadzenia wspólników odbywa się w siedzibie spółki. Po drugie siedziba spółki musi znajdować się na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Umowa spółki może jednak wskazywać dodatkowe miejsca odbywania zgromadzenia wspólników. To oznacza, że podczas ustalania zapisów umowy spółki od razu możecie wpisać dodatkowe miejsca. Dla przykładu jeśli siedzibą spółki jest Warszawa to możecie umieścić w umowie spółki następujący zapis: Zgromadzenie Wspólników odbywa się w siedzibie Spółki oraz w Krakowie, Gdańsku, Poznaniu i Wrocławiu.

Macie również możliwość odbycia zgromadzenia wspólników poza siedzibą spółki, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.

Zgoda wspólników na zgromadzenie poza siedzibą spółki

Zgromadzenie wspólników możecie też odbyć poza siedzibą, jeśli wszyscy wspólnicy wyrazili zgodę na piśmie. Zatem jak widzicie zarząd nie ma całkowitej swobody podczas zwoływania zgromadzenia wspólników i wskazania dowolnie miejsca jego odbycia.

Jak to zatem praktycznie zrobić?

Jeśli zarząd chce zwołać zgromadzenia wspólników poza siedzibą spółki musi uzyskać zgodę wszystkich wspólników przed zwołaniem zgromadzenia wspólników. Jeśli zgromadzenie wspólników odbywa się na podstawie art. 240 k.s.h. bez formalnego zwołania to wówczas wspólnicy mogą wyrazić zgodę tuż przed otwarciem zgromadzenia wspólników. Pamiętajcie, że w ustawie jest wymóg zgody pisemnej. Taką zgodę załączcie później do protokołu zgromadzenia.

Wzór zgody na odbycie zgromadzenia poza siedzibą

Poniżej przykładowy wzór zgody na odbycie zgromadzenia wspólników poza siedzibą bez względu na sposób zwołania zgromadzenia.

………………………………, dnia …….. roku

Oświadczenie o wyrażeniu zgody

Ja niniejszym podpisany ……………………….. –  wspólnik Spółki pod firmą …………. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w ……………oświadczam, że wyrażam zgodę na odbycie Zgromadzenia Wspólników w dniu ………………. roku poza siedzibą Spółki w miejscowości ……………….

Wspólnik

…………………

Zgromadzenie wspólników poza siedzibą spółki bez zapisu w umowie i bez zgody

Zapewne zapytacie mnie: A co jeśli zgromadzenie wspólników odbedzie się poza siedzibą spółki bez odpowiedniego zapisu w umowie spółki?

A co jeśli odbędzie się bez zgody wszystkich wspólników albo bez zgody w ogóle?

Nie chodzi tutaj zawsze o przypadki kiedy ktoś celowo zwołuje zgromadzenie poza siedzibą pomimo braku zapisów w umowie i braku zgody, Chodzi też o przypadki, kiedy zwyczajnie o tym nie wiemy.

Co do zasady uchwała podjęta na zgromadzeniu wspólników odbytym poza siedzibą spółki jest nieważna. Zatem na tej podstawie można wnieść pozew o stwierdzenie nieważności uchwały. A w przypadku uchwały podjętej na zgromadzeniu wspólników odbytym poza dodatkowymi miejscami wskazanymi w umowie spółki można wnieść pozew o uchylenie uchwały.

Pytanie zatem czy nieważność takiej uchwały na skutek wniesienia pozwu zawsze zostanie stwierdzona?

Moim zdaniem niekoniecznie. Sąd będzie badał czy uchybienie związane z miejscem odbycia zgromadzenia faktycznie miało lub mogło mieć wpływ na treść podjętej uchwały. A zatem czy uchwała o takiej treści zostałaby podjęta, gdyby zgromadzenie odbyło się w siedzibie spółki. Takie też stanowisko przeważa w orzecznictwie i doktrynie.

********************************************************

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również ebooka Zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Wzory dokumentów z omówieniem

Zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Wzory dokumentów z omówieniem

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Czy można wznowić działalność spółki na jeden dzień i ponownie zawiesić?

Uchwały zarządu spółki z o.o.

Praca wspólnika w umowie spółki z o.o.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2021 rok

Czy uchwała o niesporządzaniu sprawozdania z działalności powinna być załączona do KRS?

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o. oraz bloga Zarząd w spółce akcyjnej

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych

Czy można wznowić działalność spółki na jeden dzień i ponownie zawiesić?

Dzisiaj krótki wpis w odpowiedzi na pytanie. Pytanie powraca i chętnie udzielę odpowiedzi.

Czy można wznowić działalność spółki na jeden dzień i ponownie zawiesić?

Czy można wznowić działalność spółki na jeden dzień i ponownie zawiesić?

Do 1 lipca 2021 r. wniosek o zawieszenie działalności spółki z o.o. składaliście do KRS w formie papierowej. Zapewnie wiecie, że spółka może zawiesić dzialalność na 24 miesiące. Zatem jeśli chcieliście spółkę utrzymywać w zawieszeniu dłuższy czas to przed upływem 24 miesięcy składaliście wniosek o wznowienie działalności. A potem ponownie składaliście wniosek o zawieszenie działalności. Forma papierowa wniosku umożliwiała Wam wznowienie działalności na chociażby jeden dzień i ponowne zawieszenie na drugi. Zmiana formy składania dokumentów na elektroniczną sprawiła, że od 1 lipca 2021 r. nie macie już takiej możliwości.

Zatem jeśli upływa Wam 24-miesięczny okres zawieszenia działalności i ponownie chcecie zawiesić dzialalność to musicie złożyć wniosek o wznowienie działalności. Następnie czekacie na wpis wznowienia działalności przez KRS. A następnie ponownie możecie złożyć wniosek o zawieszenie. Jak widzicie nie ma praktycznie szans, aby wznowić działalność na jeden dzień. Dobrze będzie jeśli uzyskacie wpis w ciągu 2-4 tygodni, co w niektórych KRS-ach jest sukcesem.

Zapytacie zatem, dlaczego taka zmiana?

Otóż aktualnie wszelkich czynności związanych z zawieszeniem dokonujecie w systemie Portal Rejestrów Sądowych. Jeśli spółka jest zawieszona to, aby ją ponownie zawiesić na kolejny okres musicie wznowić działalność. Do czasu kiedy KRS nie wpisze wznowienia działalności, system uniemożliwia Wam ponowne złożenie wniosku o zawieszenie. Zwyczajnie nie ma takiej technicznej możliwości. Ponieważ zawiesić działalność może tylko spółka prowadząca działalność. Zatem do czasu wpisu wznowienia nie macie możliwości ponownego złożenia wniosku o zawieszenie.

Wpisy o zawieszeniu działalności na blogu

Na blogu znajdziecie sporo wpisów o zawieszeniu działalności. Zainteresowanych zapraszam do zapoznania się z nimi. Możecie chociażby zajrzeć do wpisu Jak zawiesić działalność spółki z o.o. po 1 lipca 2021 r. A także  O zawieszeniu działalności spółki z o.o. po raz kolejny, gdzie jest podsumowanie i linki do innych wpisów.

********************************************************

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również ebooka Zawieszenie działalności spółki z o.o. Wzory dokumentów wraz z omówieniem

Zawieszenie działalności spółki z o.o. Wzory dokumentów wraz z omówieniem

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Uchwały zarządu spółki z o.o.

Praca wspólnika w umowie spółki z o.o.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2021 rok

Czy uchwała o niesporządzaniu sprawozdania z działalności powinna być załączona do KRS?

Błędy podczas rejestracji spółki z o.o.

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o. oraz bloga Zarząd w spółce akcyjnej

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych

Uchwały zarządu spółki z o.o.

Aneta Kułakowska30 października 2022Komentarze (1)

Uchwały zarządu spółki z o.o. Kiedy zarząd podejmuje uchwały? Kiedy i jak zwołuje się posiedzenie zarządu? Czy uchwały umieszcza się w protokole?

To pytanie Czytelniczki bloga, które są jednocześnie Jej propozycją na wpis blogowy. Bardzo dziękuję Pani Anno.

O posiedzeniach zarządu już pisałam. Do tej pory na blogu pojawiły się już dwa wpisy w tym temacie. Możecie zajrzeć do wpisu Posiedzenia zarządu spółki z o.o. oraz wpisu Posiedzenia zarządu po zmianie przepisów. 13 października 2022 r. weszły w życie spore zmiany do kodeksu spółek handlowych. Dzisiaj chciałabym napisać o tych zmianach w kontekście uchwał zarządu. Myślę że będzie to dobra okazja, aby zawrzeć w tym wpisie najważniejsze informacje w temacie uchwał zarządu społki z o.o.

Uchwały zarządu spółki z o.o.

Uchwały zarządu spółki z o.o.

Zasady podejmowania przez zarząd są istotne w przypadku kiedy zarząd jest wieloosobowy, a więc jest przynajmniej dwóch członków zarządu. W przypadku zarządu jednoosobowego członek zarządu podejmuje uchwały samodzielnie i nie ma potrzeby odbywania posiedzeń zarządu.

Co do zasady, każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy niesprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. Należy mieć jednak na uwadze, że jeśli choćby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu lub jeśli sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki, wymagana jest uprzednia uchwała zarządu.

Zatem posiedzenia zarządu odbywają się kiedy:

  • zarząd powinien podjąć uchwałę np. w sprawach zwykłego zarządu, gdy inny członek zarządu się sprzeciwi podejmowanym działaniom
  • zarząd powinien podjąć uchwałę w sprawach przekraczajacych zwykły zarząd.

Czym są czynności zwykłego zarządu?

W k.s.h. nie znajdziecie definicji spraw, które należą do czynności zwykłego zarządu lub przekraczających zakres tych czynności. Zatem takie rozróżnienie należy rozpatrywać indywidualnie w stosunku do konkretnej spółki. W niektórych spółkach zakup mebli do sekretariatu za cenę 10.000 zł będzie czynnością zwykłego zarządu, a w niektórych będzie czynnością przekraczającą zwykły zarząd. Zatem to co w jednej spółce stanowić będzie czynność przekraczającą zakres zwykłego zarządu, w innej może być traktowane jako czynność zwykła. Należałoby to oceniać w odniesieniu do konkretnej czynności i konkretnej spółki. Decydujące znaczenie mieć będzie skala prowadzonej działalności, wysokość kapitału zakładowego, przychody, zadłużenie czy wartość aktywów spółki. Zapewne czynnościami przekraczającymi zakres zwykłych czynności są te wszystkie, które wymagają uchwały wspólników lub rady nadzorczej.

Sami widzicie, że warto czynności przekraczające zwykły zarząd określić w umowie spółki, ewentualnie doprecyzować w regulaminie zarządu w postanowieniach dotyczących podejmowania uchwał przez zarząd. Na pewno ułatwi to działanie zarządu, a przez to unikniecie wielu niepotrzebnych konfliktów.

Kiedy zarząd może podjąć uchwały?

Zarząd podejmuje uchwały, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Zatem zarząd zwołuje posiedzenia wtedy, kiedy należy podjąć uchwałę.

Pamiętajcie, że dla ważności podjętych uchwał musicie zadbać przede wszystkim o to, aby wszyscy członkowie zostali zawiadomieni o posiedzeniu.

Jak zwołać posiedzenia zarządu spółki z o.o.?

Jak wyżej wspomniałam, zarząd podejmuje uchwały, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Nie ma problemu, jeśli sposób zwoływania posiedzeń zarządu został rozstrzygnięty w umowie spółki lub regulaminie zarządu. Wówczas postępujecie zgodnie z opisaną procedurą. Gorzej, jeśli w spółce brak takiej regulacji. Wówczas przyjmujecie, że prawidłowe zawiadomienie o posiedzeniu zarządu to zawiadomienie, które zostało dokonane w taki sposób, że członek zarządu mógł się o nim dowiedzieć w terminie umożliwiającym mu udział w posiedzeniu. W praktyce zwykle posiedzenia zwołuje się przynajmniej z wyprzedzeniem 7-dniowym. Nie dotyczy to jednak spraw bardzo pilnych.

Zarząd co do zasady powinien być dyspozycyjny, tak aby istniała możliwość odbycia posiedzenia zarządu chociażby w spraw pilnych i nagłych. W takim razie sposób i termin zwołania posiedzenia powinien być taki, aby uwzględniać możliwość członka zarządu wzięcie udziału w posiedzeniu zarządu. W większości spółek wystarczy wysłać maila do wszystkich członków zarządu z taką informacją, ewentualnie zaprosić na posiedzenie telefonicznie. Jednak większa liczba członków zarządu będzie wymagać wypracowania konkretnych procedur, aby nie blokować pracy spółki.

Jak zawiadomić członków zarządu o posiedzeniu?

W k.s.h. możecie spotkać się z zapisem, że członkowie zarządu powinni zostać „prawidłowo zawiadomieni”. Przepisy nie narzucają formy zawiadomienia. A to oznacza, że sami możecie określić w jaki sposób będziecie zawiadamiać o posiedzeniu zarządu. Możecie zatem określić to w umowie spółki lub regulaminie zarządu.

Powyższe oznacza, że możecie zwołać posiedzenie mailowo, sms-em, telefonicznie, osobiście czy poprzez różnego typu aplikacje czy komunikatory. Zawiadomienie skutecznie dokonane to takie, kiedy członek zarządu miał możliwość zapoznać się z jego treścią w terminie umożliwiającym mu wzięcie udziału w posiedzeniu zarządu. Dobrze, aby mieć dodatkowo możliwość uzyskania potwierdzenia otrzymania takiego zawiadomienia przez członka zarządu, aby uniknąć w przyszłości zakwestionowania podjętej na posiedzeniu uchwały.

Treść zawiadomienia o posiedzeniu zarządu

K.s.h. nie reguluje szczególnych wymogów jakie powinno spełniać zawiadomienie. Oznacza to, że zawiadomienie o posiedzeniu zarządu powinno przynajmniej wskazywać datę, godzinę i miejsce. Dobrze jakby wskazywało porządek obrad posiedzenia, a także projekty uchwał czy inne dodatkowe informacje związane z posiedzeniem. Większe wymagania co do treści zawiadomienia o posiedzeniu zarządu mogą wynikać z umowy spółki czy regulaminu zarządu.

Porządek obrad, jeżeli zostanie wskazany w zawiadomieniu, nie jest wiążący, chyba że umowa spółki czy regulamin zarządu stanowią inaczej. Wówczas, jak już wspomniałam, postępujecie zgodnie z procedurą tam opisaną. Jeśli brak takich procedur, możecie na posiedzeniu zająć się również sprawami nie wskazanymi w porządku obrad. Zalecam jednak uwzględnienie tzw. „innych spraw czy wniosków” w porządku obrad.

Kto zwołuje posiedzenie zarządu spółki z o.o.?

I tutaj znowu brak szczególnych regulacji k.s.h. K.s.h. nie określa kto zwołuje posiedzenia zarządu. Warto więc, aby w umowie spółki lub w regulaminie zarządu znalazł się zapis mówiący o tym kto może zwołać posiedzenie i w jakich przypadkach. W praktyce uprawnienie do zwołania posiedzeń zarządu ma zwykle prezes zarządu. A to oznacza, że jest jedyną osobą, która może zwołać posiedzenie.

Jeśli zatem nie macie odpowiednich zapisów w umowie spółki lub w regulaminie zarządu to możecie spotkać się też ze stanowiskiem, że posiedzenie zwołują działający łącznie członkowie zarządu w liczbie stanowiącej większość członków zarządu. Chodzi o to, aby zwoływać posiedzenie jedynie wtedy, kiedy większość członków zarządu wyraża zainteresowanie jego odbyciem lub istnieje taka potrzeba.

Uchwały zdalne i w trybie pisemnym

Wspomnę jeszcze może o tym, że zarząd ma również możliwość podejmowania uchwał pisemnie w tzw. trybie obiegowym. Ponadto ma możliwość odbycia posiedzenia zdalnie przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Możecie zatem za pośrednictwem wideokonferencji lub telekonferencji głosować nad uchwałami. W tym przypadku również spisujecie protokół z posiedzenia i umieszczacie w nim podjęte uchwały.

Członkowie zarządu mogą też oddać swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka tego organu. Aby oddać w ten sposób głos, zadbajcie o pisemne upoważnienie do oddania głosu za uchwałą czy uchwałami.

Takie możliwości dają Wam przepisy k.s.h. Zatem jeśli nie chcecie korzystać z takich możliwości w swojej spółce to musicie dokonać w umowie spółki odpowiednich zapisów w tym zakresie.

Protokołowanie uchwał zarządu

Art.  2081  k.s.h.:

Uchwały zarządu są protokołowane. Protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.

Art. 2081k.s.h. wszedł w życie 13.10.2022 r. Wcześniej nie było przepisu wprowadzającego obowiązek protokołowania uchwał zarządu. Umowa spółki, ewentualnie regulamin zarządu mogą wprowadzać dodatkowe postanowienia dotyczące protokołowania uchwał czy przebiegu posiedzenia zarządu.

Co do zasady zarząd podejmuje uchwały bezwzględną większością głosów. Bezwzględna większość głosów oznacza więcej niż połowę ważnie oddanych głosów za uchwałą. Z kolei głosy oddane to zarówno głosy za uchwałą, przeciwko niej, jak również wstrzymujące się. W obliczeniach nie uwzględniacie głosów nieważnych i nie oddanych. Umową spółki możecie zmienić zasady i podwyższyć próg wymaganej większości głosów, jak również zmienić  zasady obliczania głosów.

Treść protokołu

Przywołany wyżej przepis wprowadza minimalne wymogi co do protokołu. W protokole zatem powinien być: porządek obrad, nazwiska i imiona obecnych członków zarządu, liczba głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz zdania odrębne. Protokół podpisują wszyscy obecni członkowie zarządu. Dodatkowo proponowałabym, aby w protokole opisać przebieg samego posiedzenia (co kto mówił, o co wnioskował, jak się zachowywał jeśli zachowanie miało wpływ na przebieg posiedzenia).

Z kolei jeśli chodzi o samą uchwałę, to poza treścią uchwały pamiętajcie o numerze, dacie uchwały, dacie wejścia w życie, osobie odpowiedzialnej za wykonanie uchwały jeśli wskazanie takiej uchwały wymaga sama uchwała. A w niektórych sytuacjach warto zadbać o preambułę do uchwały, aby wyjaśnić okoliczności i celu podjęcia uchwały. Z kolei pod samą uchwałą należałoby wpisać liczbę głosów oddanych, w tym głosy za uchwałą, przeciw uchwale, głosy wstrzymujące się oraz zdanie odrębne (jeśli takie było). Pod uchwałę powinno być też miejsce na podpisy obecnych na posiedzeniu członków zarządu.

********************************************************

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Protokół z posiedzenia zarządu spółki z o.o. Wzór z omówieniem.

Protokół z posiedzenia zarządu spółki z o.o. Wzór z omówieniem

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Praca wspólnika w umowie spółki z o.o.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2021 rok

Czy uchwała o niesporządzaniu sprawozdania z działalności powinna być załączona do KRS?

Błędy podczas rejestracji spółki z o.o.

Czy kapitał zapasowy można przeznaczyć na dywidendę?

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o. oraz bloga Zarząd w spółce akcyjnej

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych

Praca wspólnika w umowie spółki z o.o.

Aneta Kułakowska16 października 2022Komentarze (0)

Praca wspólnika w umowie spółki z o.o. Jak to zrobić?

Jak wprowadzić takie zapisy do umowy spółki?

Jaka praca może być wpisana w umowę spółki?

Czym są powtarzające się świadczenia niepieniężne?

Czy wspólnik musi pracować na rzecz spółki z o.o.?

Czym jest obowiązek powtarzających się świadczeń niepieniężnych wspólnika?

Jak wynagradzać pracę wspólnika na rzecz spółki?

Pytań dostaję bardzo wiele. To tylko garstka z nich.

Nie ukrywam, że od dawna miałam o tym napisać. Zresztą wielokrotnie mnie o to prosiliście. Większość wpisu miałam gotową już kilka miesięcy temu, ale jakoś tak wyszło, że nie wyszło. Zawsze jest coś co wymaga większej mojej uwagi i szybkiej reakcji. Poświęcenia więcej czasu.

Biorę więc dzisiaj na tapet pracę wspólnika spółki z o.o. A konkretnie obowiązek powtarzających się świadczeń niepieniężnych wspólnika. Postaram się opowiedzieć o nich w prosty i zrozumiały sposób.

Praca wspólnika w umowie spółki z o.o.

Praca wspólnika w umowie spółki z o.o. Czy wspólnik musi pracować na rzecz spółki z o.o.?

Zanim jednak opowiem o samych powtarzających się świadczeniach to krótko odpowiem na powyższe pytanie.

Mam wrażenie, że kwestia pracy wspólnika na rzecz spółki to często kwestia sporna w wielu małych spółkach. Nie wiem dlaczego, ale jakoś tak się utarło, że wspólnicy powinni pracować na rzecz spółki. Jeśli wspólnicy są jednocześnie powołani do zarządu to sprawa oczywista, że w związku z tym wykonują pracę na rzecz spółki. Należy jednak dodać, że dotyczy to pracy wyłącznie związanej z pełnieniem funkcji w zarządzie. To samo będzie dotyczyć wspólników, którzy są członkami rady nadzorczej. Czym innym jest jednak praca, która z tymi funkcjami nie jest związana. Ale zwykle takie prace są przez wspólników wykonywane. A warto dodać, że prace te często nie są wynagradzane w żaden sposób.

Zatem wspólnik jeśli jest również w zarządzie czy radzie nadzorczej dostaje wynagrodzenie z tego tytułu (chociaż też nie zawsze) i ewentualnie dywidendę. Musimy więc na początek ustalić 2 kwestie, aby dalsza część mojego wywodu była zrozumiała.

  1. Po pierwsze, wspólnik z samego faktu uczestniczenia w spółce z o.o. jest zobowiązany jedynie do wniesienia wkładu.
  2. Po drugie, wspólnik z samego faktu posiadania udziałów w spółce nie jest zobowiązany do pracy na rzecz spółki.

Wiem wiem, jak mówię to Klientom to zwykle budzi to spore zdziwienie. Ale nie mylcie spółki z o.o., która jest spółką kapitałową ze spółkami osobowymi. W spółkach osobowych obowiązują inne zasady.

Zatem jeśli na etapie planowania założenia spółki z o.o. Waszym założeniem jest, że wszyscy lub niektórzy wspólnicy będą członkami zarządu lub rady nadzorczej. A także że wszyscy lub niektórzy wspólnicy będą wykonywać na rzecz spółki jakąś pracę nie związaną z pełnieniem funkcji w zarządzie czy radzie to ustalcie od razu i uwzględnijcie to w umowie spółki.

Praca wspólnika w umowie spółki z o.o.

Wspólnicy mogą pracować na rzecz spółki na podstawie umów cywilnoprawnych, umów o pracę (z wyjątkami), a także umów o współpracę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Zatem tak jak inni pracownicy, zleceniobiorcy, wykonawcy  czy współpracownicy spółki. A to oznacza, że spółka powinna zawrzeć ze wspólnikami odpowiednie umowy.

Jak wspomniałam wyżej, z samego faktu bycia wspólnikiem spółki z o.o. nie wynika obowiązek pracy na rzecz spółki. I o tym musicie pamiętać. Wspólnikom przysługuje dywidenda, ale nie jest ona powiązana z faktem pracy na rzecz spółki, a z posiadaniem udziałów w spółce.

Ważne: sam fakt bycia wspólnikiem spółki z o.o. nie zobowiązuje do wykonywania jakiejkowilek pracy na rzecz spółki oraz nie zobowiązuje wspólnika do wspierania działalności spółki swoim zaangażowaniem.

Dlatego też zwracam uwagę za zapominany często art. 159 k.s.h.:

Jeżeli wspólnikowi mają być przyznane szczególne korzyści lub jeżeli na wspólników mają być nałożone, oprócz wniesienia wkładów na pokrycie udziałów, inne obowiązki wobec spółki, należy to pod rygorem bezskuteczności wobec spółki dokładnie określić w umowie spółki.

Praca zgodnie z art. 176 k.s.h.

Wspólnicy mogę też wykonywać pracę na rzecz spółki na podstawie odpowiednich zapisów umowy spółki w oparciu o art. 176 k.s.h. Oznacza to, że jeśli chcecie zobowiązać wspólnika do świadczenia pracy lub usług na rzecz spółki to musicie zatroszczyć się o odpowiednie zapisy w umowie spółki.

Zgodnie z przywołanym przepisem art. 159 k.s.h., wspólnik ma obowiązek wniesienia wkładów na pokrycie udziałów w kapitale zakładowym. Wszelkie pozostałe obowiązki należy doprecyzować w umowie spółki. Od razu zaznaczę, aby już tego nie powtarzać w kolejnej częsci, że na podstawie zapisów umowy spółki o powtarzających się świadczeń niepieniężnych nie ustalacie wynagrodzenia za funkcję pełnioną przez członka zarządu czy członka rady nadzorczej. O to często pytacie.

W art.  176 k.s.h. przeczytacie:

§1.  Jeżeli wspólnik ma być zobowiązany do powtarzających się świadczeń niepieniężnych, w umowie spółki należy oznaczyć rodzaj i zakres takich świadczeń.

§2. Wynagrodzenie wspólnika za takie świadczenia na rzecz spółki jest wypłacane przez spółkę także w przypadku, gdy sprawozdanie finansowe nie wykazuje zysku. Wynagrodzenie to nie może przewyższać cen lub stawek przyjętych w obrocie.

§3. W przypadku określonym w § 1 zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części udziału, bądź obciążenie udziału, może nastąpić jedynie za zgodą spółki, o której mowa w art. 182, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Zgodnie z art. 176 § 1 k.s.h. wspólnik spółki z o.o. może być zobowiązany do powtarzających się świadczeń niepieniężnych. Po zmianach wprowadzonych nowym ładem sporo małych spółek z o.o. zmieniło umowy spółek, aby na podstawie odpowiednich zapisów o powtarzających się świadczeniach niepieniężnych wspólnika korzystać z możliwości wypłaty na rzecz wspólnika wynagrodzenia, które nie podlega zus, a jedynie opodatkowaniu.

Aby móc z tej możliwości korzystać wskazujecie w umowie spółki rodzaj i zakres takich świadczeń oraz wynagrodzenie. Wynagrodzenie za powtarzające się świadczenia na rzecz spółki nie może przewyższać stawek przyjętych w obrocie, a więc należałoby ustalić wynagrodzenie rynkowe. Mają to być świadczenia powtarzające się (okresowe). Zatem nie dotyczy to pracy stałej wykonywanej przez wspólnika  na rzecz spółki każdego dnia od 9.00 do 17.00. Nie dotyczy też pracy jednorazowej.

Wynagrodzenie wspólnika za takie świadczenia, spółka wypłaca także w przypadku, gdy sprawozdanie finansowe nie wykazuje zysku. To jest bardzo istotne. Bowiem świadczenie niepieniężne wspólnika jest zawsze odpłatne, nawet wówczas, jeżeli spółka przynosi straty. Powyższe też oznacza, że umową spółki nie można zobowiązać wspólnika do świadczeń nieodpłatnych na rzecz spółki.

Co zamieścić w umowie spółki?

W umowie spółki określacie rodzaj i zakres świadczeń, a także które udziały są obciążone, w jakim zakresie i czasie oraz jakie jest wynagrodzenie za świadczenie. Nie macie obowiązku obciążać udziałów wszystkich wspólników świadczeniami na rzecz spółki. Część z nich może być obciążona obowiązkiem, a część nie. Wspólnik może mieć część udziałów obciążonych obowiązkiem powtarzających się świadczeń, a część udziałów nieobciążonych.

W umowie spółki określacie też warunki rozliczeń ze wspólnikami, terminy płatności, a także zasady realizacji obowiązku. Wynagrodzenie spółka wypłaca za wykonane świadczenie. Jeśli nastąpiła zmiana, to spółka nie może zrzec się świadczeń. Podobnie jeśli chodzi o wspólnika, który moim zdaniem, nie może się zrzec wynagrodzenia. Możecie jednak dokonać odpowiedniej zmiany umowy spółki w tym zakresie.

Zatem im precyzyjnej to określicie tym lepiej. Co do samego wynagrodzenia można ustalić ogólne zasady wynagradzania, a samą wysokość wynagrodzenia ustalić w porozumieniu zawartym pomiędzy spółką a wspólnikiem.

Uczulam, że mówimy tutaj o świadczeniach powtarzalnych. A to oznacza, że nie będą więc spełniały tego warunku świadczenia jednorazowe, mające charakter ciągły czy stały. Świadczenia ciągłe nie mają charakteru powtarzającego się. Z reguły są realizowane bez przerwy. Pojęcie powtarzających się świadczeń niepieniężnych nie zostało nigdzie zdefiniowane, ale wiadomo, że chodzi o świadczenia wykonywane wielokrotnie w pewnych odstępach czasu, czyli okresowo.

Warto też wskazać co się dzieje z obciążonymi udziałami po ich zbyciu. Czy obowiązek powtarzających się świadczeń wygasa. A może  wygasa co do części sprzedanych udziałów, a nie wygasa jeśli wspólnik ma chociażby jeden udział.

Warto wskazać czy to obowiązek terminowy czy bezterminowy. Można też zastrzec w umowie spółki możliwość wypowiedzenia tego obowiązku, jeśli zostaną spełnione określone warunki i takie świadczenie nie będzie już spółce potrzebne, Ewentualnie, że obowiązek wygasa, jeśli pewne warunki zawarte w umowie spółki zostaną spełnione.

Poza zapisami dotyczącymi świadczeń wspólnika na rzecz spółki, warto w umowie zamieścić zapisy dotyczącego ograniczenia w zbywalności udziałów. Do zbycia udziałów możecie wpisać wymóg uzyskania zgody spółki czy zgromadzenia wspólników. A także prawo pierwokupu czy prawo pierwszeństwa.

Przeczytacie o tym we wpisach:

Ograniczenia w zbywalności udziałów

Zgoda zgromadzenia wspólników na sprzedaż udziałów

Zgoda spółki na sprzedaż udziałów

Prawo pierwokupu udziałów

Prawo pierwszeństwa nabycia udziałów

Jak dokonać zmiany umowy spółki?

Powtarzające się świadczenia niepieniężne regulujecie w umowie spółki. Jeśli wprowadzacie je na etapie zakladania spółki to od razu uwzględniacie je w umowie spółki. Nie możecie jednak założyć spółki w S24. Umowę spółki podpisujecie u notariusza.

Jeśli chcecie wprowadzić zmiany już po założeniu spółki to wiąże się to z koniecznością zmiany umowy spółki. Zmiany możecie dokonać wyłącznie uchwałą zgromadzenia wspólników umieszczoną w protokole notarialnym. Jeśli spółkę założyliście w S24 to niestety zmiany umowy w tym zakresie w S24 nie dokonacie.

Po dokonaniu zmiany umowy spółki, kolejnym krokiem jest złożenie wniosku o wpis zmian do KRS. Wniosek do KRS składacie wyłącznie elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych/e-formularze KRS. Opłata łączna za wpis to 350 zł. Zmiana umowy spółki dla swej skuteczności wymaga wpisu do KRS. Zatem dopiero po dokonaniu wpisu w KRS wspólnicy wykonują pracę określoną w umowie spółki na rzecz spółki oraz za tę pracę mogą otrzymać wynagrodzenie.

O czym warto pamiętać?

Chciałabym zwrócić uwagę na kilka kwestii do zapamiętania. Otóż:

  • Pamiętajcie też, że zapis z art. 176 k.s.h. w stosunku do udziałów oznacza obciążenie udziałów obowiązkami na rzecz spółki. A zatem, że obowiązki te należy faktycznie wykonywać w wymaganym zakresie i nie powinien to być pusty zapis, który ma jedynie służyć do wyciągania pieniędzy ze spółki. Świadczenia niepieniężne wspólnika na rzecz spółki powinny być: faktycznie spółce potrzebne, faktycznie wykonywane przez wspólnika oraz powtarzające się, a zatem nie stałe, nie ciągłe, ani nie jednorazowe.
  • Nie wszystkie świadczenia, które wspólnicy wykonują na rzecz spółki spełniają wymogi powtarzających się świadczeń niepieniężnych.
  • Przychody z powtarzających się świadczeń niepieniężnych objęte są skalą podatkową, czyli 12 proc. do 120.000 zł, a powyżej 32 proc. Kwota wolna to 30 tys. złotych. Wspólnik rozlicza się samodzielnie w zeznaniu rocznym. Spółka po zakończeniu roku podatkowego sporządza PIT-11. Przychody z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych łączą się z innymi przychodami opodatkowanymi skalą podatkową.
  • Spółka z o.o., której wspólnik zobowiązany jest do spełniania powtarzających się świadczeń niepieniężnych, może być zobligowana do sporządzania dokumentacji podatkowej wymaganej przy transakcjach między podmiotami powiązanymi.
  • Wspólnik świadczący usługi w ramach powtarzających się świadczeń niepieniężnych po przekroczeniu 200.00 zł staje się podatnikiem VAT i powinien wystawiać faktury na rzecz spółki. Z kolei wspólnik świadczący niektóre usługi doradcze na rzecz spółki od razu staje się podatnikiem VAT. Pamiętajcie o samej płatności przelewem. Dokonujecie jej na rachunek z białej listy VAT.

Warto zatem zanim podejmiecie decyzję o zmianie umowy skorzystać z konsultacji z doradcą podatkowym i upewnić się czy taka zmiana faktycznie będzie dla spółki i dla wspólnika opłacalna.

********************************************************

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Wzór protokołu zwyczajnego zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania.

Wzór protokołu zwyczajnego zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2021 rok

Czy uchwała o niesporządzaniu sprawozdania z działalności powinna być załączona do KRS?

Błędy podczas rejestracji spółki z o.o.

Czy kapitał zapasowy można przeznaczyć na dywidendę?

Jakieś zmiany w wynagrodzeniu członka zarządu?

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o. oraz bloga Zarząd w spółce akcyjnej

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych