Czy musimy udostępniać dokumenty roczne wspólnikom?
Kolejny wpis inspirowany pytaniem Czytelnika. Na tle dostępu do dokumentów przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników często są tarcia między wspólnikami a zarządem. Przyczyny są bardzo różne, ponieważ podłoże konfliktów bywa różne.
Jakie zatem zarząd spółki ma obowiązki w tym zakresie? Poniżej krótki wpis w temacie. Zapraszam.
Czy musimy udostępniać dokumenty roczne wspólnikom?
Na początek wyjaśnię, że pisząc dokumenty roczne mam na myśli sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności i sprawozdanie rady nadzorczej za zamknięty rok obrotowy. A także sprawozdanie biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego, jeśli sprawozdanie podlegało obowiązkowi badania.
W zakresie udostępnień dokumentów możecie spotkać się z dwoma uregulowaniami.
K.s.h. w art. 231§41 reguluje udostępnianie wspólnikom dokumentów dotyczących spraw rozpatrywanych na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników.
Przeczytacie w nim, że sprawozdanie zarządu z działalności spółki, sprawozdanie finansowe, sprawozdanie rady nadzorczej oraz sprawozdanie z badania wydaje się wspólnikom na ich żądanie.
Żądanie takie wspólnik może zgłosić zarządowi od dnia zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Zarząd dokumenty powinien udostępnić niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie dwóch dni powszednich od dnia zgłoszenia żądania. Na żądanie wspólnika dokumenty udostępnia się w postaci elektronicznej, w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Udostępnienie zgodnie z ustawą o rachunkowości
Z kolei art. 68 ustawy o rachunkowości nakłada na zarząd obowiązek udostępnienia wspólnikom sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, a także sprawozdania z badania (jeżeli sprawozdanie podlega obowiązkowi badania) najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników.
Przepis nie narzuca miejsca, sposobu, ani formy przekazania dokumentów. Należałoby jednak pamiętać o tym, że aktualnie jedyną formą sprawozdań finansowych jest forma elektroniczna xml.
Reasumując, to na członkach zarządu spoczywa obowiązek umożliwienia wspólnikom wglądu do dokumentów rocznych za ostatni rok obrotowy przed terminem zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Na pewno sytuacja finansowa spółki i informacje zawarte w dokumentach ułatwią podjęcie uchwał w sprawach zatwierdzenia sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności oraz udzielenia absolutorium członkom zarządu.
Warto pamiętać również o tym, iż zgodnie z art. 79 pkt 5 ustawy o rachunkowości za nieudostępnienie sprawozdania finansowego i innych dokumentów zarząd ryzykuje ukaraniem karą grzywny albo ograniczenia wolności.
**********************************************
#autopromocja #markawłasna
Jeśli szukacie prostych wzorów dokumentów z omówieniem to koniecznie zajrzyjcie do Sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o.
Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:
Czy były członek zarządu musi zachować tajemnicę spółki?
Czy można wznowić działalność spółki na jeden dzień i ponownie zawiesić?
Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.
Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych
