Zarząd w spółce z o.o.

Aneta Kułakowska

radca prawny

Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych.
[Więcej >>>]

Sklep z ebookami

Jak sporządzić tekst jednolity umowy spółki?

Aneta Kułakowska10 listopada 201911 komentarzy

Jak sporządzić tekst jednolity umowy spółki?

Jedno z wielu pytań Czytelniczki bloga. Na blogu możecie zapoznać się z wpisem Tekst jednolity umowy spółki w KRS. Jeśli nie mieliście okazji czytać wpisu to zachęcam. W poście nie znajdziecie instrukcji jak sporządzić tekst jednolity umowy spółki. Wydawało mi się wówczas, że nie wymaga to wyjaśnienia. Jednak Wasze pytania przekonały mnie, że nawet krótki post może wielu z Was pomóc w sporządzeniu tekstu jednolitego po zmianie umowy spółki.

Zmiana umowy spółki wymaga wpisu w KRS

W przywołanym powyżej wpisie przypomniałam Wam, że wszelkie zmiany umowy spółki podlegają obowiązkowemu zgłoszeniu do KRS. Wobec tego każdorazowa nawet najmniejsza zmiana umowy spółki wiąże się z obowiązkiem złożenia do KRS tekstu jednolitego spółki. Bez wpisu tej zmiany w KRS wprowadzona zmiana umowy nie wejdzie w życie. A zatem zmiana umowy spółki dla swej skuteczności wymaga wpisu w KRS.

Jeśli w porządku obrad zgromadzenia wspólników uwzględniliście również ustalenie tekstu jednolitego umowy spółki to tekst jednolity przygotuje notariusz. Zamieści go od razu w protokole notarialnym ze zgromadzenia wspólników. Nie jest to jednak konieczne, ponieważ nie jesteście zobowiązani sporządzić tekst jednolity w formie notarialnej. Protokołu notarialnego wymaga jedynie zgromadzenie wspólników, na którym podejmujecie uchwałę o zmianie umowy.

Możecie zatem sporządzić tekst jednolity umowy spółki samodzielnie w formie zwykłej pisemnej. Jeśli nie posiadacie ostatniej wersji umowy spółki w formie edytowalnej to zachęcam do skontaktowania się z notariuszem. Nie powinno być problemu z uzyskaniem od niego wersji edytowalnej w wordzie.

Jak sporządzić tekst jednolity umowy spółki?

Jeśli już będziecie mieć wersję edytowalną ostatniego tekstu jednolitego spółki, albo pierwotnej umowy spółki, jeśli do tej pory nic nie zmienialiście, to czas na kolejny krok. W ostatniej wersji umowy dokonujecie zmian tylko w tych zapisach umowy, których dotyczyła uchwała zgromadzenia o zmianie umowy spółki. Nie dopisujecie przy okazji zmian, które wydają się Wam konieczne, ale które nie były objęte uchwałą zmianową. Wielokrotnie spotkałam się z tym, że podczas sporządzania tekstu jednolitego umowy spółki dokonywano np. zmian wspólników, ponieważ zaszła zmiana na liście wspólników. A także innych zmian, które wydawały się konieczne. Niestety tak to nie działa. Jakiekolwiek zmiany umowy wymagają uchwały zgromadzenia wspólników w protokole notarialnym. I tylko ten zmiany uwzględniacie później w tekście jednolitym umowy spółki. Jeśli nie posiadacie wersji edytowalnej umowy to zwyczajnie musicie sami ją stworzyć nanosząc od razu na tekst zmiany do umowy wprowadzone uchwałą.

Po sporządzeniu tekstu jednolitego, proponuję na pierwszej stronie wpisać „Tekst jednolity umowy spółki z dnia …”. Z kolei na ostatniej stronie proponuję, aby podpisał się zarząd spółki. Tak przygotowany tekst jednolity umowy spółki załączacie do wniosku KRS o wpis zmiany.

Wpis zmian w KRS po 1 lipca 2021 r.

Przypominam, że od dnia 1 lipca 2021 r. nie ma możliwości złożenia wniosku w formie papierowej do KRS. Dotyczy to również załączników do wniosku, w tym gotowych wzorów formularzy. Zatem aktualnie możecie złożyć wniosek do KRS elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych/e-formularze. Ewentualnie poprzez S24, jeśli spółka została założona w S24 i nie zmieniła umowy spółki notarialnie.

Oczywiście to co napisałam nie dotyczy zmian umowy spółki dokonywanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego S24. Wówczas po podjęciu uchwały o zmianie umowy, tekst jednolity sporządzany jest od razu w systemie i nie musicie już sami o tym pamiętać.

Nie jest to skomplikowane. Myślę, że spokojnie dacie sobie radę. Powodzenia !

************************************************

#autopromocja #produktwłasny

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Wzór uchwały o powołaniu pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu

Kilka ostatnich wpisów blogowych:

Zgromadzenie wspólników zdalnie. Czy to możliwe?

Jak złożyć oświadczenie o adresie do doręczeń?

Czy prokurent może być pełnomocnikiem w umowie z członkiem zarządu?

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych

Po co podaje się adres do doręczeń?

Aneta Kułakowska29 października 2019Komentarze (0)

O adresie do doręczeń pisałam wielokrotnie. Zainteresowani bez problemu odnajdą wpisy na blogu. Zarówno te dotyczące wskazania adresu do doręczeń członków zarządu, prokurenta, likwidatora czy osób uprawnionych do powołania zarządu spółki.

Pytacie jednak wielokrotnie: Pani mecenas, ale po co podaje się adres do doręczeń?

Po co podaje się adres do doręczeń? Jaki jest cel wskazania adresu do doręczeń?

Przede wszystkim wskazane adresy do doręczeń mają dawać KRS większą możliwość na doręczenie pisma osobie, do której ma ono dotrzeć. Mogą to być chociażby wezwania przymuszające do złożenia sprawozdań finansowych czy dokumentów aktualizujących zmiany, które zaszły w spółce. A także wezwania do powołania zarządu w spółce.

W codziennej pracy bardzo często spotykam się z problemem byłych członków zarządu, rady nadzorczej, prokurentów czy wspólników, którzy po wielu latach nadal są wpisani w KRS. Nawet pomimo upływu długiego czasu po rezygnacji, odwołaniu czy po sprzedaży udziałów. Sami piszecie zresztą do mnie, że nie wiecie jak sobie poradzić z problemem kiedy spółka do tej pory nie wykreśliła Was z KRS. A także po Waszej rezygnacji nie powołała nowego zarządu, który mógłby dokonać odpowiednich zmian w KRS.

I właśnie taki był cel wprowadzenia zmian w ustawie o KRS. W przypadku takich spółek KRS wydawał się bezsilny. Wezwania nie docierały do adresatów. A wszczęte postępowanie przymuszające nie przynosiło efektów i kończyły się umorzeniem.

Aktualnie więc wszelkie pisma i wezwania będą wysyłane na wskazane adresy do doręczeń. A w przypadku niezastosowania się do wezwania, KRS będzie mógł na osoby zobowiązane nakładać grzywny. Również ponawiać grzywny w przypadku braku jakichkolwiek działań. Zwyczajnie więc wskazanie adresów do doręczeń ma ułatwić KRS kontakt z osobami zarejestrowanymi w KRS.

Osobiście uważam, że przed wejściem zmian w przepisach, KRS też miał możliwość podjęcia działań przymuszających w pewnym zakresie, jednak dość rzadko je stosował. Obawiam się, że w stosunku do niektórych spółek ta zmiana i tak nie przyniesie oczekiwanego efektu.

Adresy do doręczeń na odpisie z KRS?

Nie obawiajcie się o ujawnienie adresów w odpisie z KRS. Adresy te nie są widoczne na odpisie. Zwyczajnie nie podlegają one wpisowi. Będą się znajdowały jedynie w aktach spółki. Wobec tego tylko osobista wizyta w sądzie i wgląd w akta może doprowadzić do ujawnienia Waszych adresów innym osobom.

************************************

Kilka ostatnich wpisów blogowych:

Zgromadzenie wspólników zdalnie. Czy to możliwe?

Jak złożyć oświadczenie o adresie do doręczeń?

Czy prokurent może być pełnomocnikiem w umowie z członkiem zarządu?

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.

Zgromadzenie wspólników zdalnie. Czy to możliwe?

Aneta Kułakowska25 października 20192 komentarze

Od 3 września 2019 r. minęło już trochę czasu, jednak do tej pory nie pisałam o kolejnej zmianie w k.s.h., o której warto opowiedzieć. Wiem, że wielu z Was na to czekało. Mowa tutaj o art. 234¹k.s.h. Umożliwia on odbywanie i udział w zgromadzeniu wspólników spółek z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Krótko mówiąc, dzisiaj zgromadzenie wspólników zdalnie.

Art. 234¹ k.s.h.

§1. Umowa spółki może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności:

1)transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;

2)dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;

3)wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

§2. W przypadku gdy umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Zgromadzenie wspólników zdalnie

Co oznacza wejście art. 234¹ k.s.h. w życie? I co to zmienia w funkcjonowaniu spółek z o.o.?

Przywołany przepis umożliwia Wam organizację zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Aktualne brzmienie przepisu nie wymusza już na spółkach odpowiednich zapisów w tym zakresie. Takie zapisy do umowy spółki możecie wprowadzić, jeśli nie chcecie z możliwości zdalnego zgromadzenia korzystać.

Aby jednak korzystać z możliwości odbycia zgromadzenia wspólników zdalnie musicie postarać się o regulamin takiego zgromadzenia.

Miejsce zgromadzenia wspólników

Pamiętajcie jednak, że organizacja zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia Was z konieczności określenia miejsca, w którym będzie fizycznie przebywał przynajmniej prowadzący zgromadzenie wspólników i protokolant. Co do zasady powinna to być siedziba spółki. Ewentualnie może to być również inne miejsce na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wskazane umową spółki lub takie miejsce, na które wyrazili pisemną zgodę wszyscy wspólnicy. Tak więc, pomimo wprowadzenia przez k.s.h. nowych możliwości, nadal obowiązują pewne zasady charakterystyczne dla zgromadzeń organizowanych w sposób tradycyjny.

Udział w zgromadzeniu wspólników

K.s.h. dopuszcza możliwość udziału w takim zgromadzeniu za pośrednictwem wszelkich środków komunikacji elektronicznej. Oczywiście poza tymi, które uniemożliwiają identyfikację wspólnika lub nie zapewniają bezpieczeństwa. W praktyce oznacza to, że wspólnicy nieobecni fizycznie na zgromadzeniu, a połączeni za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, mogą aktywnie uczestniczyć w zgromadzeniu, wyrażać stanowisko, brać udział w dyskusji i głosowaniu czy składać wnioski.

W takim zgromadzeniu może wziąć udział zarówno wspólnik, jak i jego pełnomocnik, użytkownik udziałów czy zastawnik. A także inne osoby, które mają możliwość wzięcia w nim udziału, np. członkowie zarządu. Jeśli upoważnicie do udziału pełnomocnika to pamiętajcie, aby na czas doręczyć pisemne pełnomocnictwo.

Lista obecności

W przypadku tak zorganizowanego zgromadzenia wspólników inaczej też będzie wyglądać protokół. Do protokołu załączacie tradycyjnie listę obecności z osobami, które są obecne w miejscu zgromadzenia. Ponadto załączacie listę obecności wspólników, którzy biorą udział za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Na tej liście oczywiście nie będzie podpisów tych wspólników.

Dajcie znać czy już wprowadziliście zmiany do swoich umów spółek oraz czy udało się Wam zorganizować takie zgromadzenie wspólników.

***********************************************

#autopromocja #markawłasna

Jeśli szukacie prostych wzorów dokumentów z omówieniem to koniecznie zajrzyjcie do Sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o.

Kilka ostatnich wpisów blogowych:

Jak złożyć oświadczenie o adresie do doręczeń?

Czy prokurent może być pełnomocnikiem w umowie z członkiem zarządu?

Czy uchwałę o wynagrodzeniu członka zarządu muszę złożyć do KRS?

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych

Jak złożyć oświadczenie o adresie do doręczeń?

Aneta Kułakowska21 października 20197 komentarzy

Wpis zaktualizowany 03.06.2022 r.

O obowiązku złożenia oświadczenia o adresie do doręczeń pisałam na blogu już wielokrotnie. Zarówno jeśli chodzi o członków zarządu, prokurentów, jak i likwidatorów. Jednak nie dla wszystkich z Was temat jest taki oczywisty jakby się mogło wydawać. Dlatego w tym wpisie spróbuję podsumować oraz przekazać Wam najważniejsze informacje dotyczące adresów do doręczeń. Przypominam też, że 15 września 2019 r. minął termin na złożenie informacji o adresie do doręczeń do KRS.

Adres do doręczeń

Jeśli po dniu 15 marca 2018 r. nie składaliście do KRS żadnego wniosku o wpis zmiany, to najwyższy czas poinformować KRS o adresie do doręczeń. Dotyczy to członków zarządu, prokurentów i likwidatorów. Ustawa o KRS nie wprowadza żadnych wymogów w zakresie samych adresów do doręczeń, chyba że znajduje się on poza Unią Europejską. Może to być adres wskazany dowolnie na terenie Polski, Unii Europejskiej lub poza nią. Może to być adres zameldowania, zamieszkania, adres skrytki pocztowej czy nawet adres spółki. Chodzi o to, aby pod wskazanym adresem był zapewniony odbiór korespondencji. Jeżeli jednak adres do doręczeń znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, wskazujecie pełnomocnika do doręczeń w Polsce.

Jak złożyć oświadczenie o adresie do doręczeń?

Jeśli składacie wniosek do KRS o wpis zmiany to niejako przy okazji dołączacie oświadczenie o adresie do doręczeń do wniosku i wnosicie opłatę jak za wpis zmiany. Jeśli jednak nie macie potrzeby składania wniosku do KRS o wpis zmiany to składacie do KRS jedynie oświadczenie o adresie do doręczeń do akt. W przypadku spółki z o.o. z kilkuosobowym zarządem i prokurentami takich oświadczeń będzie kilka.

Proponuję sporządzić pismo przewodnie w systemie Portal Rejestrów Sądowych i oświadczenia o adresach dołączyć jako załączniki. Adresy do doręczeń nie podlegają wpisowi, nie są publikowane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a w rezultacie nie są uwidocznione na odpisie w KRS. Złożenie do akt obciążone jest opłatą 40 zł. Zmiana jednak adresu do doręczeń bez zmiany wpisu nie podlega opłacie.

Zarówno wniosek o wpis zmian, jak i samo oświadczenie o adresie składacie od 01.07.2021 r. wyłącznie elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych/e-formularze KRS, chyba że zmiany zgłaszacie poprzez S24.

Oświadczenie o adresie podpisuje każda osoba we własnym imieniu. Zatem oświadczenie o adresie do doręczeń prezesa zarządu podpisuje prezes. Podpisać może elektronicznie i wówczas wystarczy podpis profilem zaufanym. Możecie też zrobić skan z dokumentu podpisanego w papierze. Pamiętajcie, że wszelkie załączniki, które składacie elektronicznie w formie skanu musicie przesłać w oryginale do KRS w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku. Nie musicie tego robić, jeśli wniosek składa radca prawny lub adwokat.

Po podpisaniu wniosku dokonujecie opłaty elektronicznie poprzez system, ewentualnie dokonujecie opłaty na konto bankowe Sądu Apelacyjnego w Krakowie. Wówczas potwierdzenie opłaty dołączacie do wniosku jako załącznik.

Wzór oświadczenia o adresie do doręczeń

Poniżej zamieszczam przykładowy wzór oświadczenia o adresie do doręczeń.

……………, dnia …………………

Oświadczenie o adresie do doręczeń

Ja niżej podpisany ………. – Członek Zarządu (prokurent lub likwidator) w Spółce pod firmą ………. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w ……….oświadczam, że moim adresem do doręczeń jest: ……………………..

podpis

Jeśli więc do tej pory nie złożyliście do KRS oświadczeń o adresach członków zarządu, prokurentów czy likwidatorów, to czas nadrobić zaległości. Pamiętajcie również o złożeniu listy osób uprawnionych do powołania zarządu. Jeśli nie wiecie o co chodzi zajrzycie do wpisu na blogu.

**********************************************

#autopromocja #markawłasna

Jeśli szukacie prostych wzorów dokumentów z omówieniem to koniecznie zajrzyjcie do Sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o.

Kilka ostatnich wpisów blogowych:

Czy prokurent może być pełnomocnikiem w umowie z członkiem zarządu?

Czy uchwałę o wynagrodzeniu członka zarządu muszę złożyć do KRS?

Zgoda spółki na sprzedaż udziałów

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych

Prokurent pełnomocnikiem w umowie z członkiem zarządu?

Aneta Kułakowska18 października 2019Komentarze (1)

Prokurent pełnomocnikiem w umowie z członkiem zarządu?

Przyznam szczerze, że nie jest to łatwe zadanie. Chociażby dlatego, że przepisy nie mówią wprost kto może być pełnomocnikiem, a kto nie. Dodatkowo brak jednolitego stanowiska doktryny i orzecznictwa nie ułatwia zadania. Opowiem Wam jak to wygląda w oparciu o przepisy. Jednak ostateczną decyzję w tej kwestii, pozostawiam Wam samym.

Prokurent pełnomocnikiem w umowie z członkiem zarządu?

W art. 210. § 1. k.s.h. przeczytacie, że:

W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

I choć żaden przepis prawa nie zabrania, aby pełnomocnikiem spółki do zawierania umów z członkami zarządu byli prokurenci, to jednak osobiście stoję na stanowisku, że prokurenci nie powinny być powoływani uchwałą zgromadzenia na pełnomocników. I choć pogląd przeciwny się obroni, zawsze doradzam w tej kwestii ostrożność.

Zgodnie z przywołanym przepisem, w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Przepis jednoznacznie określa podmioty uprawnione do reprezentacji spółki w umowach zawieranych z członkami jej zarządu, są to rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Wydaje się oczywistym, iż prokurent nie może reprezentować spółki w umowach z jego członkami zarządu.

Prokurent pełnomocnikiem w umowie z członkiem zarządu? Odpowiedź na pytanie Czytelnika bloga

Jednak w zadanym pytaniu chodzi o inną sytuację. Chodzi o osobę prokurenta wybraną przez zgromadzenie wspólników na pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu. Mimo podnoszonych w doktrynie wątpliwości, można spotkać stanowiska, które dopuszczają, aby zgromadzenie wspólników powołało na pełnomocnika prokurenta. Zwolennicy wychodzą z założenia, że skoro art. 210 §1 k.s.h. nie określa, kto może być pełnomocnikiem spółki to za dopuszczalne uznać również należy udzielenie przez zgromadzenie wspólników pełnomocnictwa do zawarcia umowy z członkiem zarządu prokurentowi. Przywołują przy okazji postanowienie z dnia 7 kwietnia 2010 r. II UZP 5/10, w którym Sąd Najwyższy stwierdził, iż „członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być umocowany przez zgromadzenie wspólników do zawarcia umowy o pracę z innym członkiem zarządu”. A jeśli członek zarządu może być pełnomocnikiem, to tym bardziej dotyczy to prokurenta.

Podsumowanie

Zaznaczam, że nie ma jednolitego stanowiska orzecznictwa i doktryny w tej kwestii. Osobiście zalecam, aby do zawarcia umowy zgromadzenie wspólników wybierało osoby nie pełniące funkcji prokurenta. Jeśli jednak, pomimo rozbieżności stanowisk w tej kwestii, chcecie powołać prokurenta na pełnomocnika, myślę, że macie szansę na obronę swojego stanowiska. Na jego poparcie zawsze znajdziecie co najmniej kilka orzeczeń.

W swojej praktyce zawodowej częściej spotykam się jednak z nieświadomością istnienia zasad określonych w art. 210 §1 k.s.h. Pamiętajcie, że umowę z członkiem zarządu zawartą w imieniu spółki przez inny podmiot niż rada nadzorczą lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników uznaje się za bezwzględnie nieważną.

***********************************************

#autopromocja #produktwłasny

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Wzór uchwały o powołaniu pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu

Zapraszam na ostatnie wpisy blogowe:

Czy uchwałę o wynagrodzeniu członka zarządu muszę złożyć do KRS?

Zgoda spółki na sprzedaż udziałów

Czy prokurent może podpisać sprawozdanie finansowe?

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych

← Poprzednie wpisy

Następne wpisy →