W tym roku na blogu pojawił się wpis Kiedy e-doręczenia w spółce z o.o.? Tekst jest aktualny. Dzisiaj napiszę jednak znacznie więcej o zmianach związanych z adresem do doręczeń elektronicznych (ADE).

Czym jest adres do doręczeń elektronicznych?

Zanim przejdziemy dalej myślę, że powinnam napisać, czym jest ten adres do doręczeń elektronicznych?

Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) to specjalny rodzaj adresu elektronicznego wprowadzony w ramach ustawy o doręczeniach elektronicznych. Ma on umożliwić oficjalną i formalną komunikację między obywatelami, przedsiębiorcami, a instytucjami publicznymi.

Adres do doręczeń elektronicznych nie zastępuje adresu mailowego, z którego korzystacie w codziennej komunikacji.  Różni się od jednak od zwykłego adresu mailowego chociażby tym, iż jest oficjalnym narzędziem komunikacji i ma status równoważny z doręczeniem przesyłki listowej poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Ponadto adres do doręczeń elektronicznych jest zarejestrowany w specjalnym rejestrze w tzw. bazie adresów elektronicznych (BAE) prowadzonej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.  Adres do doręczeń elektronicznych ma być używany w komunikacji z urzędami, sądami czy przedsiębiorstwami, gdzie wymagane będzie zachowanie pewnej formalności i potwierdzenia doręczenia. Z założenia komunikacja poprzez adres do doręczeń elektronicznych ma się odbywać w sposób gwarantujący bezpieczeństwo danych.

Adres do doręczeń elektronicznych w 2025 roku

Jeśli chodzi o spółki z o.o. to obowiązują Was dwa terminy w zależności od tego czy spółka jest już w KRS czy dopiero będziecie ją rejestrować w KRS.

Pierwszy termin 1 stycznia 2025 r. dotyczy spółek, które złożą wniosek o rejestrację w KRS od dnia 1 stycznia 2025 r. One utworzą adres do doręczeń elektronicznych podczas rejestracji w KRS. Z kolei spółki, które zarejestrowały się w KRS lub złożyły wniosek o rejestrację w KRS do końca 2024 roku muszą utworzyć adres do doręczeń elektronicznych do dnia 1 kwietnia 2025 r. i wpisać go do bazy adresów elektronicznych.

Adres do doręczeń elektronicznych w spółce z o.o.

Spółka z o.o. musi posiadać adres do doręczeń elektronicznych. Jednak i nawet w tym przypadku ma pewien wybór. Otóż może utworzyć adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Aktualnie dostawcą publicznym jest Poczta Polska. Z kolei dostawcami niepublicznymi związanymi z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego aktualnie są:

• Asseco Data Systems S.A.
• Autenti sp. z o.o.
• KFJ Inwestycje Sp. z o.o.
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

Bez względu na sposób utworzenia adresu, adres wpisujecie do bazy adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.

Jeśli chcecie mieć wpis adresu do bazy to w przypadku publicznego dostawcy nie musicie oddzielnie wnioskować o wpis do BAE. Wystarczy, że aktywujecie utworzony a wpis nastąpi automatycznie. W przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy, wpis do bazy następuje na wniosek spółki.

Wszelkich formalności związanych z utworzeniem adresu i wpisem do bazy dokonacie online. W przypadku adresu u dostawcy publicznego na stronie www.biznes.gov.pl. Z kolei u dostawcy niepublicznego musicie skontaktować się poprzez jego stronę www.

Adres do doręczeń elektronicznych a KRS

Adres do doręczeń elektronicznych wpisujecie do KRS i będzie on widoczny na odpisie z KRS w dziale 1. Zatem podczas składania wniosku o wpis spółki do KRS będziecie mieli możliwość utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych. A w przypadku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z kwalifikowaną usługą do wpisu go do bazy adresów elektronicznych.

W przypadku rejestracji będziecie wskazywać dane do utworzenia adresu, jeśli za pośrednictwem KRS chcecie taki adres utworzyć. Musicie pamiętać, że za pośrednictwem KRS utworzycie adres powiązany z publiczną usługą.

Jeśli posiadacie już adres do doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych, to wówczas składacie oświadczenie o posiadaniu adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych i aktualności danych.

Jeśli nie chcecie adresu powiązanego z publiczną usługą to załączacie oświadczenie o rezygnacji z publicznej usługi i wpisujecie do KRS adres do doręczeń elektronicznych od dostawcy niepublicznego.

Do wniosku KRS dołączacie oświadczenie o adresie i aktualności danych wpisanych do bazy adresów elektronicznych w przypadku, kiedy ten adres założyliście wcześniej i jest już wpisany do bazy.

Na tym etapie nie wiem jeszcze jak to będzie działać w praktyce. Ale po wpisie adresu do bazy adresów elektronicznych powinien on pojawić się automatycznie w KRS.

Podsumowanie

Wniosek o rejestrację spółki w KRS od 01.01.2025

• składając wniosek o rejestrację spółki w KRS od dnia 1.01.2025 będziecie wskazywać dane do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych
• jeśli posiadacie adres do doręczeń elektronicznych u dostawcy kwalifikowanego to za pośrednictwem KRS i podczas składania wniosku o rejestrację możecie wpisać adres do bazy adresów elektronicznych
• jeśli posiadacie adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych to do wniosku załączacie oświadczenie o posiadaniu adresu i aktualności danych wpisanych do bazy adresów elektronicznych

Jeśli spółkę założyliście przed końcem 2024 to musicie utworzyć adres do doręczeń i do dnia 01.04.2025 wpisać go do bazy adresów elektronicznych

Wniosek o wpis zmian w KRS od dnia 01.01.2025

do wniosku KRS o wpis zmian załączacie oświadczenie o posiadaniu adresu i aktualności danych wpisanych do bazy adresów elektronicznych

jeśli nie posiadacie adresu do doręczeń elektronicznych

• składając wniosek w KRS wskazujecie dane do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych
• jeśli posiadacie adres do doręczeń elektronicznych u dostawcy kwalifikowanego to za pośrednictwem KRS możecie wpisać adres do bazy adresów elektronicznych

O adresie do doręczeń elektronicznych będę jeszcze pisać. To dość obszerny temat i sama jestem ciekawa jak się sprawdzi w praktyce. Dam Wam znać jak to będzie działać. Na pewno będę w najbliższym czasie sprawdzać i testować.

*********************************************

#autopromocja #markawłasna

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również ebooka Zawieszenie i wznowienie działalności działalności spółki z o.o. Wzory dokumentów wraz z omówieniem

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Jak zawiesić działalność spółki na 2025 rok?

Jak mogę sprzedać udziały w spółce z o.o.?

Kiedy e-Doręczenia w spółce z o.o.?

Jak zmienić siedzibę i adres w S24?

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych