Zarząd w spółce z o.o.

Aneta Kułakowska

radca prawny

Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych.
[Więcej >>>]

Sklep z ebookami

Obowiązek zarządu zgłaszania zmian do KRS

Aneta Kułakowska15 lipca 20189 komentarzy

Problem składania dokumentów do KRS celem wpisania zmian może nie bije rekordów popularności, jednak co jakiś czas przewija się w pytaniach Czytelników. Dzisiaj we wpisie Obowiązek zarządu zgłaszania zmian do KRS postanowiłam co nieco napisać właśnie o aktualizacji informacji o spółce z o.o. w KRS.

Obowiązek zarządu zgłaszania zmian do KRS

Na początek może co nam mówi na temat terminu art. 22 ustawy o KRS:

Wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Źródłem obowiązku zgłaszania zmiany danych nie jest sam wskazany powyżej przepis. Wskazuje on jedynie termin na zgłoszenie wniosku do KRS o wpis takiej zmiany. O tym 7-dniowym terminie należy pamiętać wtedy, kiedy wystąpiło zdarzenie uzasadniające dokonanie wpisu. Ponadto zdarzenie, z którym związany jest obowiązek ujawnienia w KRS. Chodzi mi o zmiany osobowe w zarządzie spółki, w prokurze, wspólnikach czy rady nadzorczej. Poza tym zmiany adresu spółki, zmiany adresów do doręczeń członków zarządu czy osób uprawnionych do ich powołania itd.

Chciałabym też zwrócić uwagę, że powyżej wskazany przepis, nie ma zastosowania do wniosków o wpis konstytutywny, czyli wpis który prowadzi do zmiany. 7-dniowy termin na zgłoszenie zmian do KRS dotyczy zmian, które już zaszły, a które należy jedynie ujawnić w rejestrze. Dotyczy to tylko ujawnienia zdarzeń, które już wywołały zmianę stanu prawnego. O wpisach konstytutywnych opowiem innym razem.

Wniosek o wpis zmian do KRS

Wniosek o wpis zmian do KRS powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis. Zdarzeniem uzasadniającym dokonanie wpisu jest takie zdarzenie, którego skutkiem jest zmiana danych podlegających zgłoszeniu. Na przykład wspomniana już zmiana adresu spółki. Termin 7-dniowy do złożenia dokumentów do KRS należy liczyć od dnia następnego, po dniu podjęcia uchwały o zmianie adresu. Uchwała o zmianie adresu z dnia 13 lipca 2018 r. oznacza, iż do dnia 20 lipca 2018 r. należałoby złożyć dokumenty zmianowe do KRS.

Jeśli zmiana adresu ma nastąpić nie w dniu podjęcia uchwały, ale np. w dniu 04.09.2018 r., to zgłoszenie do rejestru powinno nastąpić w takim czasie, aby wpis przez sąd rejestrowy nastąpił po wejściu w życie uchwały. KRS nie ma bowiem możliwości oznaczenia we wpisie informacji o terminie obowiązywania wpisu. 7-dniowy termin na zgłoszenie zmian będzie liczony od 4 września 2018 r., a termin do złożenia upływać będzie 11 września 2018 r.

Termin 7 dni liczy się zgodnie z k.c. Oznacza to, że termin kończy się on z upływem dnia, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu. Jeżeli koniec terminu przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

Obowiązek zarządu spółki z o.o.

Zgodnie z tytułem wpisu Obowiązek zarządu zgłaszania zmian do KRS, do dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego zobowiązany jest zarząd spółki z o.o. Zarząd zgłaszając zmiany działa zgodnie z zasadą reprezentacji spółki. Oznacza to, że zgłoszenie aktualizacyjne nie musi być podpisane przez cały skład zarządu spółki. Równie dobrze zarząd może do tej czynności upoważnić radcę prawnego lub adwokata umocowanego do działania w imieniu spółki przed sądem. Zgłoszenie zmian do KRS może również zostać dokonane przez prokurenta.

Konsekwencje niezłożenia lub złożenia po terminie

Złożenie wniosku do KRS po upływie terminu, nie spowoduje oddalenia wniosku przez KRS. Jednak musicie pamiętać, iż niezłożenie wniosku o wpis zmiany może mieć znaczenie dla przyszłej odpowiedzialności odszkodowawczej spółki.

Z kolei niezłożenie wniosku stanowi podstawę do wszczęcia postępowania przymuszającego przez KRS. KRS wzywa wówczas członków zarządu wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny do złożenia dokumentacji aktualizacyjnej. W przypadku bezskutecznego upływu tego dodatkowego terminu, sąd nałoży na każdego członków zarządu spółki grzywnę w wysokości do 10.000 zł. KRS może ponawiać nałożoną grzywnę. Jeżeli nałożenie kolejnej grzywny nie spowoduje złożenia dokumentacji, KRS wykreśla z urzędu wpis niezgodny z rzeczywistym stanem. W szczególnie uzasadnionych przypadkach KRS może dokonać z urzędu wpisu danych odpowiadających rzeczywistemu stanowi rzeczy. O ile dokumenty stanowiące podstawę wpisu znajdują się w aktach rejestrowych, a dane te są istotne.

Obowiązek zarządu zgłaszania zmian do KRS w terminie

Spółka z o.o. ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do KRS w terminie. Chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej. Ewentualnie wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą spółka nie ponosi odpowiedzialności.

Na pewno niezwłoczne dokonywanie zmian w KRS leży w interesie spółki z o.o. Służy ono jednak przede wszystkim ochronie kontrahentów spółki. Poza tym spółka z o.o., która nie aktualizuje wpisów na bieżąco nie wypada korzystnie w oczach kontrahentów. Pamiętajcie o tym.

*****************************************

Zapraszam Was również do zapoznania się z innymi wpisami na blogu:

Regulamin zarządu

Podejmowanie uchwał przez jednoosobowy zarząd

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.?

Wzór uchwały o powołaniu członka zarządu spółki z o.o.

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o.

Regulamin zarządu

Aneta Kułakowska10 lipca 2018Komentarze (0)

Często otrzymuję od Czytelników bloga pytania dotyczące zarządu wieloosobowego i problemów z zwoływaniem posiedzeń. Co zrobić, gdy jeden z członków zarządu jest niedostępny lub utrudnia organizację spotkania? Warto w takich sytuacjach sięgnąć po regulamin zarządu, który może ułatwić funkcjonowanie i ustalić zasady działania zarządu.

Regulamin zarządu

Od razu na początek zaznaczę, iż nie ma obowiązku ustawowego uchwalania regulaminu zarządu. W przypadku spółki z o.o. nawet brak jakiegokolwiek przepisu z tym związanego. Praktyka wskazuje jednak na potrzebę ustalenia w spółce z o.o. pewnego zbioru norm, który określi sposób działania zarządu. Rozstrzygnięcie w regulaminie zasad działania zarządu powinno pomóc w usprawnieniu jego pracy.

Czym jest tak naprawdę regulamin zarządu?

Regulamin zarządu to dokument wewnętrzny spółki z o.o., który określa normy organizacyjne i proceduralne dotyczące pracy zarządu. W regulaminie możecie ustalić m.in. sposób zwoływania posiedzeń, komunikację między członkami zarządu, zasady podejmowania decyzji czy protokołowanie spotkań.

Przedmiot regulaminu zarządu

Brak przepisu, a wobec czego i zasad narzucających sposób skonstruowania treści regulaminu zarządu. Należy jedynie pamiętać o tym, aby nie był sprzeczny z przepisami bezwzględnie obowiązującymi czy umową spółki. Poza tym, regulamin nie może dotyczyć kwestii, które mogą być uregulowane wyłącznie umową spółki. Jeżeli zatem przepis k.s.h. wskazuje, że dana kwestia może być uregulowana odmiennie w umowie spółki, to nie może ona być przedmiotem regulaminu.

Nie jest przy tym wskazane komplikowanie funkcjonowania zarządu poprzez nadmierne rozbudowanie regulaminu. Regulamin nie powinien też komplikować pracy zarządu, a raczej ją usprawniać. Nie ma też sensu, aby w regulaminie powtarzać przepisy k.s.h. czy zapisy umowy spółki, chyba że jest to konieczne dla jasności zawartych w nim regulacji.

Uchwalenie regulaminu zarządu

W związku z milczeniem ustawodawcy w zakresie spółki z o.o., możemy przyjąć, iż w przypadku braku uregulowania sposobu uchwalenia regulaminu zarządu w umowie spółki, zarząd może sam uchwalić swój regulamin. Tak więc zajrzyjcie do swoich umów spółki i sprawdźcie czy znalazły się tam zapisy dotyczące regulaminu zarządu. Jeśli nie ma, to czas aby wziąć się za sporządzenie takiego regulaminu.

Stworzenie prostego i zrozumiałego regulaminu zarządu może pomóc w codziennej pracy zarządu.

****************************************

Zapraszam do zapoznania się również z innymi wpisami na blogu:

Udzielenie absolutorium zarządowi spółki z o.o.

Absolutorium w jednoosobowych spółkach z o.o.

Wzór uchwały o powołaniu członka zarządu spółki z o.o.

Wzór uchwały o powołaniu prokurenta

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o.

Podejmowanie uchwał przez jednoosobowy zarząd spółki z o.o.

Aneta Kułakowska04 lipca 2018Komentarze (0)

Zdaję sobie sprawę, że lipiec nastraja raczej wakacyjnie i może zmniejszyć zapotrzebowanie na wpisy związane z funkcjonowaniem zarządu spółki z o.o. Jednak wciąż mam aktywnych Czytelników i całą listę pytań, która rośnie, więc zamierzam dzisiejszym wpisem wykreślić chociaż jeden punkt na liście, czyli podejmowanie uchwał przez jednoosobowy zarząd spółki z o.o. Ogólnie o posiedzeniach zarządu i podejmowaniu uchwał już pisałam.

Oto przykładowe pytania jakie otrzymałam od Czytelników:

Czy w przypadku gdy przepisy mówią o „Uchwale Zarządu” jednoosobowy Zarząd ma się tego trzymać i jednoosobowo „podejmować uchwałę”?

Czy zarząd jednoosobowy zobligowany jest do zwoływania posiedzeń i podejmowania uchwał?

Postaram się dzisiaj opowiedzieć, jak to jest z uchwałami zarządu w takim przypadku .

Podejmowanie uchwał przez jednoosobowy zarząd spółki z o.o.

Na początek należałoby ustalić na jakiej podstawie funkcjonuje zarząd w spółce z o.o. Podstawą działania zarządu na pewno jest k.s.h. jak również zapisy umowy spółki oraz regulamin zarządu. Tak naprawdę w k.s.h. brak zapisów dotyczących prawnych ram funkcjonowania zarządu jednoosobowego.

Większościowe stanowisko doktryny jest takie, że dla przejrzystości zasad funkcjonowania zarządu jednoosobowego, należy stosować rozwiązania zbliżone do funkcjonowania zarządu wieloosobowego.

Jeśli w spółce z o.o. zapisy dotyczące jednoosobowego zarządu znajdują się w umowie spółki lub w regulaminie zarządu, to wówczas jedyny członek zarządu działa również w oparciu o te zapisy. Jeśli więc zobowiązany jest do podjęcia uchwał czy spisania protokołu, to takie uchwały zobowiązany jest podjąć. Jednocześnie zobowiązany jest do sporządzenia protokołu. Również obowiązek zwoływania posiedzeń pozostanie aktualny, jeżeli na przykład w posiedzeniach zarządu mają prawo uczestniczyć inne osoby spoza zarządu spółki. Wszystko zależy od uregulowania w umowie czy regulaminie.

Zarząd jednoosobowy

Jak wspomniałam, k.s.h. w przypadku zarządu jednoosobowego nie reguluje zasad jego funkcjonowania. Zresztą podobnie bywa też z umowami spółek czy regulaminami zarządów. Zapisy dotyczące działania zarządu pojawiają się jedynie na wypadek zarządu wieloosobowego, bo tylko wtedy takie regulacje okazują się konieczne. Przy zarządzie wieloosobowym konieczne jest wprowadzenie odpowiednich zasad dotyczących zwoływania posiedzeń, podejmowania uchwał, kworum, wymaganych większości, a więc wszelkich czynności związanych z kolegialnością zarządu.

W wielu spółkach z o.o. zarząd jest jednak organem jednoosobowym. Tymczasem uchwała jest wyrazem woli organu wieloosobowego. K.s.h. wprowadza wymóg podejmowania uchwał jedynie w przypadku zarządów wieloosobowych. Oczywiście, w określonych przypadkach przepis prawa, umowa spółki czy regulamin zarządu może wymagać również od zarządu jednoosobowego podjęcia uchwały. Wówczas tak naprawdę uchwałą zarządu jest oświadczenie jedynego członka zarządu. Ale nie ma żadnych przeszkód, aby to oświadczenie jedynego członka zarządu nazywać uchwałą zarządu. Praktycznie wszyscy stosują takie rozwiązanie i decyzje zarządu jednoosobowego nazywają „uchwałami zarządu”. Ja też tak robię.

Podejmowanie uchwał

Jeśli kwestia podejmowania uchwał przez jednoosobowy zarząd nie zostanie uregulowana w umowie spółki czy regulaminie zarządu, przyjmuje się, że posiedzenia zarządu jednoosobowego mogą odbyć się praktycznie w każdej chwili i w każdym miejscu. Decyduje o tym członek zarządu jednoosobowo.

Uważam, że w przypadkach uchwał wymaganych przepisem prawa, umową spółki czy regulaminem zarządu oraz uchwał dotyczących spraw przekraczających zakres zwykłego zarządu, byłoby dobrze, aby każda uchwała została spisana. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby sporządzić protokół i zamieścić w nim wszystkie podjęte uchwały.

Reasumując, jeśli kwestia podejmowania uchwał przez jednoosobowy zarząd nie została w Waszych spółkach uregulowana w umowie spółki czy regulaminie zarządu oraz podjęcia uchwał nie wymaga przepis prawa, wówczas sami podejmujecie decyzję, jakie rozwiązanie w tym zakresie jest najlepsze.

************************************

Zapraszam do zapoznania się również z innymi wpisami na blogu:

Czy zarząd spółki z o.o. jest administratorem danych osobowych?

Zawiadomienie o wyznaczeniu inspektora ochrony danych

Obowiązek informacyjny spółki z o.o. wobec członków zarządu

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o.

Udział byłego członka zarządu w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników

Aneta Kułakowska02 lipca 2018Komentarze (0)

Koniec czerwca to każdego roku czas zwyczajnych zgromadzeń wspólników. Część nie zdąży w terminie i zwyczajne zgromadzenia odbędą się w lipcu. W ostatnim czasie dostałam całe mnóstwo zapytań o roczne zgromadzenia wspólników. Ilość jest taka, że nie jestem w stanie odpowiedzieć inaczej, niż przy wykorzystaniu wpisu na bloga. Spora część pozostanie bez odpowiedzi, bo czasem na wpisy też brakuje zwyczajnie doby. Dzisiejszy wpis jest odpowiedzią na często pojawiające się pytania o udział byłego członka zarządu w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników.

Udział byłego członka zarządu w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników

Art. 231 §3 k.s.h. mówi nam o tym, że członkowie zarządu, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników, mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniu, przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładać do nich opinie na piśmie. Żądanie dotyczące skorzystania z tych uprawnień powinno być złożone aktualnemu zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników. Przepis wskazuje na uprawnienie byłych członków zarządu, którego nie mogą zostać pozbawieni.

Przepis ten w pewien sposób zabezpiecza interesy byłych członków zarządu spółki w sprawie udzielenia im absolutorium z wykonania obowiązków. Prawa byłych członków zarządu nie mogą zostać wyłączone umową spółki, uchwałą wspólników, uchwałą zarządu, czy też uchwałą rady nadzorczej. W związku z tym, iż często zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywają się bez formalnego zwołania, były członek organu może zgłosić żądanie, nawet w dniu wygaśnięcia jego mandatu.

Z kolei inny art. 203 §3 k.s.h., wskazuje, iż zgodnie z przepisem odwołany członek zarządu ma prawo i obowiązek składania wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego. Akt odwołania jednak może w tej kwestii stanowić odmiennie i może zwalniać odwołanego członka zarządu z tych obowiązków.

Opisane w nim uprawnienia stanowią jednocześnie obowiązki odwołanego członka zarządu. Ponadto wykonanie uprawnień wynikających nie jest uzależnione, tak jak w poprzednim przepisie, od wcześniejszego zgłoszenia jakiegokolwiek żądania przez odwołanego członka zarządu.

Niedopuszczenie byłych członków zarządu do udziału w zgromadzeniu

Należy pamiętać, że jeśli były członek zarządu spółki nie zostanie dopuszczony do udziału w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, to w przypadku wytoczenia przez spółkę lub wspólników powództwa odszkodowawczego, powództwo takie może okazać się bezzasadne. A nierzadko zdarza się, że pełniący funkcję członkowie zarządu celowo nie dopuszczają do udziału w zgromadzeniu byłych członków zarządu. Należy tylko pamiętać, iż w tym przypadku w grę może nawet wchodzić odpowiedzialność odszkodowawcza również aktualnych członków zarządu. Zalecam więc, aby przed odmową byłym członkom udziału w zgromadzeniu wspólników, zastanowić najpierw czy to będzie dla spółki i aktualnych członków zarządu korzystne i czy sami nie pozbawiają się możliwości do działania w przyszłości.

Opowiedziałam Wam jaka jest regulacja tej problematyki w k.s.h. Uważam, że uprawnienie byłych członków do udziału w zgromadzeniu zastrzeżone zostało nie tylko w interesie byłych członków, ale i spółki. Oczywiście uchwałą porządkową zgromadzenia wspólników można nie dopuścić byłych członków organów spółki do uczestnictwa w zwyczajnym zgromadzeniu. Pytanie tylko czy tak naprawdę będzie to dla nas w ostatecznym rachunku korzystne. Oczywiście, zależy od spółki i jej sytuacji.

*****************************************

Zapraszam do zapoznania się również z innymi wpisami na blogu:

Zbliżające się terminy, o których musisz pamiętać

Czy zarząd spółki z o.o. jest administratorem danych osobowych?

Obowiązek informacyjny spółki z o.o. wobec członków zarządu

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.?

Aneta Kułakowska25 czerwca 201815 komentarzy

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.?

Sprawozdania finansowe w spółce z o.o. to gorący temat, szczególnie w czerwcu. Czas biegnie szybko i zanim się zorientujecie zbliża się koniec czerwca. Na szczęście przynajmniej sprawozdanie finansowe sporządziliście na czas. Teraz pozostaje tylko zwołać zgromadzenie wspólników i złożyć dokumenty roczne do KRS.

Okazuje się jednak, że na każdym kroku macie wątpliwości i dylematy, z którymi nie potraficie sobie poradzić. Próbujecie dowiedzieć się, ale kogo nie zapytacie to dostajecie sprzeczne informacje. Siadacie więc do komputera i przeszukujecie internet, licząc że tam znajdziecie to czego szukacie.

Wpisujecie w wyszukiwarkę Kto podpisuje sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.? i dowiadujecie się, że sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki. A to oznacza, że wciąż nie uzyskaliście odpowiedzi na wydawałoby się proste pytanie. Załamujecie ręce, rwiecie włosy z głowy i myślicie po co Wam to wszystko było potrzebne.

Nie przesadzajmy. Nie jest tak źle. Postaram się pomóc na tyle, ile mogę swoim blogowym wpisem. Odpowiem na tytułowe pytanie, licząc że członkowie zarządu spółki z o.o. nie stracą wszystkich włosów.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.?

Zacznijmy krótko od tego, co mówią przepisy na temat tego kto podpisuje sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.

Art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości

Sprawozdanie finansowe podpisują – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu w sposób, o którym mowa w ust. 2b. Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Mamy odpowiedź: osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik, czyli to co już wiedzieliśmy wcześniej.

Poniżej wyjaśniam co to oznacza.

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych

Osobą tą jest zazwyczaj księgowy zatrudniony w spółce z o.o. bez względu na podstawę zatrudnienia, ewentualnie księgowy z zewnętrznego biura rachunkowego. Jeśli w Waszej spółce z o.o. członek zarządu lub członkowie zarządu zajmują się osobiście prowadzeniem rachunkowości i sporządzeniem sprawozdania, to oni podpisują sprawozdanie finansowe.

Kierownik jednostki

Przechodzimy teraz do kierownika jednostki. W spółce z o.o. jest nim członek zarządu. Jeżeli zarząd spółki z o.o. jest wieloosobowy, to są nim wszyscy członkowie zarządu. Musicie pamiętać o tym, że sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządu, którzy sprawowali funkcję na dzień sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Nie korzystają przy tym z pomocy pełnomocnika, ani prokurenta. Wymagane są podpisy pełnego składu zarządu spółki z o.o.

Zachęcam do zapoznania się z innymi wpisami na blogu dotyczącymi sprawozdania finansowego:

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe po 1 stycznia 2022 r.?

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. w wersji uproszczonej

Czy spółka z o.o. musi sporządzać sprawozdanie finansowe?

Sporządzenie i złożenie sprawozdania finansowego spółki z o.o.

************************************

Zachęcam do zapoznania się z innymi wpisami:

Zbliżające się terminy, o których musisz pamiętać

Obowiązek informacyjny spółki z o.o. wobec członków zarządu

Czy członek zarządu może być inspektorem ochrony danych?

Zarząd jednoosobowy w spółce z o.o.

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o.