Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych. [Więcej >>>]
Mamy piątek, a więc w spokojnym rytmie krótki wpis na weekend. W tym tygodniu od Pani Magdy dostałam takie oto pytanie:
Dzień dobry, mam pytanie dotyczące zarządu. Czy spotkała się Pani w swojej praktyce, żeby w spółce było dwóch prezesów zarządu wpisanych w KRS? W czasie kontroli ZUS zostało to zakwestionowane i urząd domaga się zmiany.
Zapytałam Panią Magdę, jaką podstawę prawną żądania podał ZUS. Otrzymałam odpowiedź, że ZUS powiedział: że tak nie może być i koniec. Cóż… brak mi słów… Chętnie poznałabym podstawę prawną, bo może dowiedziałabym się czegoś nowego.
Dwóch prezesów zarządu w spółce o.o.
Moim zdaniem w spółce z o.o. może działać więcej niż jeden prezes zarządu, jeśli taka jest wola wspólników. K.s.h. jedynie opisuje funkcję „prezesa zarządu”, używając również określenia „członkowie zarządu” na osoby zajmujące stanowiska w zarządzie. Pozostawia to pewne pole do swobody odnośnie funkcji w zarządzie.
Przepisy k.s.h. stanowią, że członkowie zarządu są równi, a różnica między prezesem zarządu a członkami zarządu sprowadza się jedynie do nazewnictwa funkcji. Dlatego też jeśli w spółce z o.o. może działać kilku członków zarządu, równie dobrze może działać więcej niż jeden prezes zarządu. Osobiście nie widzę żadnych przeciwwskazań w tej kwestii.
***********************************************
Zapraszam również do zapoznania się z innymi wpisami:
W związku ze sporym zainteresowaniem Czytelników podejmowaniem uchwał przez zarząd spółki z o.o., rozpocznę cykl wpisów, którymi postaram się przybliżyć zasady podejmowania uchwał przez zarząd spółki z o.o. Posiedzenia zarządu spółki z o.o. budzą sporo wątpliwości i nie do końca zainteresowani wiedzą jak prawidłowo zwołać posiedzenia zarządu spółki z o.o.
Dzisiaj zamierzam zrobić tylko wprowadzenie do tematyki posiedzeń zarządu i podejmowania uchwał. Będę systematycznie przygotowywać wpisy posiłkując się problemami opisywanymi przez Czytelników.
Posiedzenia zarządu spółki z o.o.
Co do zasady, uchwały zarządu spółki z o.o. mogą być podjęte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Tak mówi o tym przepis k.s.h. Na pierwszy rzut oka wynikałoby z tego, że jedynym słusznym trybem podejmowania uchwał jest podejmowania ich wyłącznie na posiedzeniu zarządu. Na szczęście przepis to regulujący jest dyspozytywny, wobec czego umożliwia nam uregulowanie innego trybu podejmowania uchwał przez zarząd w umowie spółki.
Zawiadomienie członków zarządu o posiedzeniu
Wspomniałam o tym wyżej, że uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Nie ma problemu, jeśli sposób zwoływania posiedzeń zarządu został rozstrzygnięty w umowie spółki lub regulaminie zarządu. Wówczas postępujemy zgodnie z obowiązującą w spółce procedurą. Gorzej, jeśli w spółce brak takiej regulacji. Wówczas należy przyjąć, że prawidłowe zawiadomienie o posiedzeniu zarządu to zawiadomienie, które zostało dokonane w taki sposób, że członek zarządu mógł się o nim dowiedzieć w terminie umożliwiającym mu udział w posiedzeniu.
A co to oznacza?
Po pierwsze, posiłkowałabym się dotychczasową praktyką stosowaną w spółce. Jeśli jednak spółka jest nowa, albo zwyczajnie zarząd nie wypracował sobie zasad postępowania, to należy wziąć pod uwagę, jakie jest rzeczywiste zapotrzebowanie spółki w tym zakresie.
Zarząd co do zasady powinien być dyspozycyjny, tak aby istniała możliwość odbycia posiedzenia zarządu chociażby w spraw pilnych i nagłych. W takim razie sposób i termin zwołania posiedzenia powinien być taki, aby uwzględniać możliwość członka zarządu wzięcie udziału w posiedzeniu zarządu. W większości spółek wystarczy wysłać maila do wszystkich członków zarządu z taką informacją, ewentualnie zaprosić na posiedzenie telefonicznie. Jednak większa liczba członków zarządu będzie wymagać wypracowania konkretnych procedur, aby nie blokować pracy spółki.
Nie sposób określić sztywnych reguł co do długości okresu wyprzedzenia o zwołaniu posiedzenia zarządu oraz sposobu dokonania zawiadomienia. Oczywiście możemy się posiłkować zasadami panującymi przy zwoływaniu zgromadzeń wspólników, ale pamiętajmy o tym, że zarząd pełni inne funkcje w spółce i nie możemy doprowadzić do tego, że zbyt duży formalizm w tym zakresie utrudniał funkcjonowanie spółki.
Istotne jest, iż przepisy nie narzucają nam formy zawiadomienia. Wobec czego możemy go dokonać zarówno mailem, jak i sms-em, na podany przez członka adres e-mail czy numer telefonu. Zawiadomienie skutecznie dokonane to takie, kiedy członek zarządu miał możliwość zapoznać się z jego treścią w terminie umożliwiającym mu wzięcie udziału w posiedzeniu zarządu. Jak zwykle ważny jest zdrowy rozsądek.
Treść zawiadomienia o posiedzeniu zarządu spółki z o.o.
K.s.h. nie reguluje szczególnych wymogów jakie powinno spełniać zawiadomienie. Oznacza to, że zawiadomienie o posiedzeniu zarządu powinno przynajmniej wskazywać datę, godzinę i miejsce. Może również zawierać porządek obrad posiedzenia, projekty uchwał, czy inne dodatkowe informacje związane z posiedzeniem. Większe wymagania co do treści zawiadomienia o posiedzeniu zarządu mogą wynikać z umowy spółki, regulaminu zarządu czy uchwały zarządu.
Porządek obrad posiedzenia
Porządek obrad, jeżeli zostanie wskazany w zawiadomieniu, nie jest wiążący, chyba że umowa spółki, regulamin zarządu czy uchwała zarządu stanowią inaczej. Wówczas, jak już wspomniałam, postępujemy zgodnie z procedurą tam opisaną. Jeśli brak takich procedur, dopuszczalne jest zajęcie się w trakcie posiedzenia również sprawami nie wskazanymi w porządku obrad.
Kto zwołuje posiedzenia zarządu?
I tutaj znowu brak szczególnych regulacji k.s.h. Dobrze jeśli mamy to uregulowane w umowie spółki, regulaminie zarządu czy uchwale zarządu. Jeśli nie, to większość doktryny uważa, że do zwołania posiedzenia zarządu uprawnieni są działający łącznie członkowie zarządu w liczbie stanowiącej większość członków zarządu. Chodzi o to, aby posiedzenie zarządu zwoływane były jedynie wtedy, kiedy większość członków zarządu wyraża zainteresowanie jego odbyciem lub istnieje taka potrzeba.
Dzisiejszy, kolejny zresztą wpis z RODO, pojawia się całkiem spontanicznie w odpowiedzi na pytanie Czytelniczki Pani Ani:
Czy zarząd spółki z o.o. jest administratorem danych osobowych?
Pomyślałam, że jeśli pojawiają się tego typu pytania to znaczy, że może poza Czytelniczką są również inne osoby, którzy mają wątpliwości, ale boją się zapytać.
Czy zarząd spółki z o.o. jest administratorem danych osobowych?
Czy zarząd spółki z o.o. jest administratorem danych osobowych? – jak Waszym zdaniem należałoby odpowiedzieć na to pytanie? Prawdopodobnie część z Was dopiero teraz zaczęła mieć wątpliwości. Wcale się nie dziwię. Wokół RODO narosło tyle teorii i opinii, że już nie wiadomo, które są prawdziwe.
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach prowadzonej działalności jest przedsiębiorca, czyli nasza spółka z o.o. Administratorem nie jest zarząd spółki z o.o. czy osoba lub osoby pełniące funkcję członka zarządu. Nie jest nim również pracownik spółki, któremu powierzono wykonywanie obowiązków związanych z ochroną danych osobowych w spółce.
Administratorem danych jest sama spółka z o.o., lecz administratora danych osobowych (ADO) reprezentuje zarząd. Zgodnie bowiem z k.s.h. zarząd posiada prawo reprezentowania administratora danych osobowych oraz prowadzi sprawy spółki. W przypadku zarządu jednoosobowego wszystkie uprawnienia do reprezentacji spółki przysługują jedynemu jego członkowi. Z kolei w zarządzie wieloosobowym zasady reprezentacji określa umowa spółki lub stosowane są zasady reprezentacji określone w k.s.h. Zakładam jednak, że o tym już wiecie.
Administrator danych osobowych (ADO)
W art. 4 pkt 7 RODO znajdziecie definicję administratora danych osobowych. Administrator oznacza organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę decydującą o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. W przypadku osób prawnych prowadzących działalność gospodarczą to sam przedsiębiorca, czyli spółka z o.o. pełni funkcję administratora danych osobowych. Biorąc pod uwagę zapotrzebowanie Czytelników, wkrótce pojawią się jeszcze wpisy mówiące o obowiązkach spółki z o.o. jako ADO.
*************************************************
Zapraszam również do zapoznania się z poprzednimi wpisami:
Pytacie o zawiadomienie o wyznaczeniu inspektora ochrony danych i o inspektora. O tym w jaki sposób wyznaczyć inspektora ochrony danych w spółce z o.o. na pewno napiszę. Opracowanie wpisów, o które prosicie wymaga czasu, ale postaram się Wasze życzenia spełniać w miarę możliwości. Tematyka IOD w spółce z o.o. przewija się coraz częściej w Waszych pytaniach. Cieszę się bardzo, bo to oznacza, że jednak staracie się wdrożyć RODO w swoich spółkach z o.o.
Zawiadomienie o wyznaczeniu inspektora ochrony danych
Pytacie o termin zawiadomienia o wyznaczeniu IOD w spółce z o.o. i formę zawiadomienia o wyznaczeniu IOD. Ponadto o formę zawiadomienia oraz sposób zawiadomienia o zmianach i odwołaniu IOD, dlatego chciałabym Was przekierować na stronę Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Tam znajdziecie chociażby podręcznik inspektora ochrony danych, jak i wytyczne jego dotyczące. Informacji w temacie RODO pojawia się tam coraz więcej i spodziewam się, że będzie to dla większości podstawowe źródło informacji w tym zakresie.
Wszystkim Czytelnikom dziękuję za czytanie bloga oraz za pytania, które są dla mnie inspiracją do tworzenia kolejnych postów.
Wiem, że niektórzy Czytelnicy będą zawiedzeni wpisem, ponieważ czekają na wpis, który będzie odpowiedzią na Ich pytania. Jednak przynajmniej jakaś niewielka część czeka na ten króciutki wpis od jakiegoś czasu. Przykro mi, ale bloga prowadzę własnymi siłami i ze względu na coraz większą liczbę pytań nie jestem w stanie na wszystkie odpowiadać na bieżąco. Obowiązek informacyjny spółki z o.o. wobec członków zarządu musiał się pojawić. Po kolejnym pytaniu mailowym, tym razem od Pana Macieja, postanowiłam, że muszę się z tym rozprawić na łamach bloga.
Obowiązek informacyjny w spółce z o.o.
Obowiązek informowania osób, których dane osobowe są przetwarzane jest jednym z podstawowych obowiązków administratora danych zgodnie z RODO. W naszym przypadku takim administratorem jest spółka z o.o. O tym, że zgodnie z RODO jego niedopełnienie stanowi naruszenie podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych, co może skutkować wymierzeniem administracyjnej kary pieniężnej, zapewne wiecie. Nie będę się teraz nad tym rozwodzić.
Od dnia 25 maja 2018 r. stosujemy RODO. Od tej daty wszystkie procesy przetwarzania danych osobowych zachodzące w spółce z o.o. będą musiały pozostawać w zgodności z postanowieniami nowej regulacji. RODO reguluje również obowiązek informacyjny. Wiąże się on przede wszystkim z obowiązkiem stosowania przez administratorów klauzul informacyjnych, zawierających katalog informacji jakie należy przekazać podmiotom danych.
Od 25 maja 2018 r. spółki z o.o. podczas pozyskiwania danych osobowych, będą musiały poinformować osoby, których dane przetwarzają m.in. o tym kto jest administratorem, okresie przetwarzania, powierzeniu, odbiorcach danych, profilowaniu oraz o danych kontaktowych inspektora ochrony danych, jeśli został wyznaczony. Na pewno w najbliższym czasie napiszę o tym więcej.
Obowiązek informacyjny spółki z o.o. wobec członków zarządu
RODO nie rozstrzyga jednak wprost, czy wobec osób, których dane zostały pozyskane przed 25 maja 2018 r. i wobec których dopełniono obowiązek na podstawie przepisów obowiązujących w momencie zbierania danych, obowiązek informacyjny powinien zostać spełniony ponownie lub zaktualizowany. Póki co, nie ma w doktrynie jednomyślności co do kwestii aktualizacji obowiązku informacyjnego. Grupa Robocza art. 29 opowiada się jednak za aktualizacją obowiązku informacyjnego wobec podmiotów danych. Wobec tego, jak spółka z o.o. powinna spełnić taki obowiązek informacyjny wobec dotychczasowych członków zarządu?
Poniżej kilka wybranych pytań Czytelników, które dotyczą zagadnienia obowiązku informacyjnego spółki z o.o. wobec członków zarządu:
Jak spółka z o.o. ma spełnić obowiązek informacyjny wobec członków zarządu tej spółki?
Jeśli spółka z o.o. ma kilkuosobowy zarząd, to jaka powinna być reprezentacja spółki, aby taki obowiązek został skutecznie spełniony wobec zarządu?
Czy w przypadku informacji dla członków zarządu podpisują ją prezes i wiceprezes, zgodnie z reprezentacją czy cały zarządu i de facto podpisują też sami dla siebie?
Jak spółka z o.o. powinna zrealizować obowiązek informacyjny wobec swoich członków zarządu?
Moim zdaniem nie mamy do czynienia z obowiązkiem informacyjnym, który spółka jest zobligowana zrealizować w oparciu o RODO. Spółka z o.o. jest administratorem danych osobowych. Nie będziemy teraz rozpatrywać przypadków kiedy jest procesorem czy odbiorcą danych. Spółkę reprezentuje zarząd, jednoosobowo lub w przypadku zarządu wieloosobowego zgodnie z reprezentacją określoną umową spółki lub k.s.h.
Zarząd reprezentuje spółkę z o.o. i działa w jej imieniu. Zatem jest świadom (przynajmniej powinien być) tego w jaki sposób są przetwarzane dane osobowe w spółce. Ponadto z jakimi danymi spółka ma do czynienia oraz jak faktycznie wygląda ochrona danych w spółce z o.o. Wobec powyższego nie widzę żadnych podstaw do tego, aby obowiązek informacyjny zarząd spółki z o.o. miał spełniać sam wobec siebie. Bez względu na formę wykonania. Zakładam, że nie ma wątpliwości, iż każdy członek zarządu spółki z o.o. jest świadom jak jego dane osobowe są przetwarzane.
Oczywiście, jeśli są osoby, które mają inne zdanie w tym temacie proszę o komentarz pod wpisem. Temat RODO wzbudza wiele dyskusji. Staje się przyczynkiem do powstania różnych opinii i stanowisk. Tak więc tym bardziej jestem ciekawa stanowisk w tej sprawie.
Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych... [Więcej]
Szukaj na blogu
Postaw kawę
Zatwierdzenie roku obrotowego w Spółce z o.o. – Poradnik
