31 marca minął termin na sporządzenie sprawozdania finansowego, a razem z nim sprawozdania z działalności dla spółek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym.

Mimo to w ostatnich dniach dostałam naprawdę dużo pytań o sprawozdanie z działalności. Kiedy trzeba je sporządzić? Kto je podpisuje? Co powinno zawierać i czy można go uniknąć?

I właśnie dlatego powstał ten wpis. Zainteresowanych zapraszam.

Sprawozdanie z działalności spółki za 2025 rok

Sprawozdanie z działalności to jeden z dokumentów przygotowywanych razem ze sprawozdaniem finansowym. Choć często traktowane jest jako formalność, w praktyce ma duże znaczenie. Zarówno dla zarządu, jak i dla odbiorców zewnętrznych.

Zanim jednak przejdziemy do samego dokumentu, zatrzymamy się przy ważnych zmianach przepisów, które obowiązują od 2025 roku.

Ważne zmiany od 2025 roku

Od 1 stycznia 2025 roku weszły w życie zmiany w ustawa o rachunkowości, które podwyższyły progi dla jednostek mikro i małych. Dlaczego to istotne?

Status jednostki mikro lub małej wpływa m.in. na możliwość korzystania z uproszczeń, w tym na możliwość rezygnacji ze sporządzania sprawozdania z działalności.

Nowe limity dla jednostek mikro i małych

Spółka jest jednostką mikro, jeśli w roku obrotowym oraz poprzednim nie przekroczy co najmniej dwóch z trzech wartości:

• 2 000 000 zł – suma aktywów bilansu
• 4 000 000 zł – przychody netto ze sprzedaży
• 10 osób – średnioroczne zatrudnienie

Wcześniej limity były niższe (1,5 mln zł i 3 mln zł), więc teraz więcej spółek może skorzystać z tego statusu.

Spółka jest jednostką małą, jeśli nie przekroczy co najmniej dwóch z trzech wartości:

• 33 000 000 zł – suma aktywów bilansu
• 66 000 000 zł – przychody netto
• 50 osób – zatrudnienie

Tu również limity wzrosły (wcześniej 25,5 mln zł i 51 mln zł), co oznacza szerszy dostęp do uproszczeń.

Zdecydowanie warto sprawdzić, czy Wasza spółka kwalifikuje się do nowej kategorii.

Ważna zmiana na 2025 rok

Jeśli chcecie korzystać z uproszczeń dla jednostek mikro lub małych, koniecznie musicie ponownie podjąć uchwałę przez zgromadzenie wspólników.

Dotyczy to m.in.:

• uproszczonego sprawozdania finansowego
• rezygnacji ze sprawozdania z działalności

Dlaczego? Dotychczasowe uchwały obowiązywały tylko do sprawozdań za 2024 rok. Nawet jeśli wpisaliście do nich rok obrotowy 2025.

Dlatego nową uchwałę musicie podjąć najpóźniej do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego, czyli najczęściej do 31 marca 2026 roku (dla roku obrotowego zgodnego z kalendarzowym). To szczegół, o którym wiele spółek jeszcze nie wie. Ma on jednak kluczowe znaczenie.

Czym jest sprawozdanie z działalności?

Najprościej mówiąc: to komentarz zarządu do sprawozdania finansowego.

Podczas gdy sprawozdanie finansowe pokazuje liczby, sprawozdanie z działalności wyjaśnia:

• co wydarzyło się w spółce
• dlaczego wyniki wyglądają tak, a nie inaczej
• jakie są plany na przyszłość
• jakie ryzyka identyfikuje zarząd

Sporządzacie go razem ze sprawozdaniem finansowym za 2025 rok.

Kto sporządza sprawozdanie?

Sprawozdanie sporządza zarząd aktualny na dzień jego sporządzenia.

To oznacza, że nowy zarząd może przygotowywać dokument za okres, w którym jeszcze nie zarządzał spółką.

W takiej sytuacji warto:

• spotkać się z księgową
• przeanalizować sprawozdanie finansowe
• porozmawiać z poprzednim zarządem

Pamiętajcie, że były członek zarządu ma obowiązek udzielić wyjaśnień dotyczących okresu swojej działalności.

Co musi zawierać sprawozdanie?

Zgodnie z przepisami w sprawozdaniu opisujecie m.in.:

• istotne zdarzenia w roku obrotowym i po jego zakończeniu
• przewidywany rozwój spółki
• sytuacja finansowa (aktualna i prognozowana)
• czynniki ryzyka i zagrożenia
• informacje o udziałach własnych
• dane o oddziałach
• informacje o instrumentach finansowych i zarządzaniu ryzykiem

W niektórych przypadkach także:

• dane o zatrudnieniu
• kwestie środowiskowe
• działalność badawczo-rozwojowa

Jak wygląda sprawozdanie w praktyce?

Praktyka jest bardzo różna. Spotykam zarówno kilkudziesięciostronicowe opracowania, jak i bardzo krótkie, kilkuzdaniowe dokumenty. Choć KRS nie ingeruje szczegółowo w treść, nie traktujcie tego dokumentu czysto formalnie.

Dobry standard to:

• opis kluczowych wydarzeń
• wyjaśnienie wyniku finansowego
• plany na kolejny rok
• główne ryzyka

Kto podpisuje dokument?

Sprawozdanie sporządza się elektronicznie (np. PDF) i podpisują je członkowie zarządu:

• podpisem kwalifikowanym
• profilem zaufanym
• podpisem osobistym

Możliwe jest uproszczenie: podpis jednego członka zarządu + oświadczenia pozostałych

Co jeśli ktoś odmawia podpisania?

W przypadku konfliktu w zarządzie:

• odmowa podpisu
• odmowa złożenia oświadczenia

wymagają pisemnego uzasadnienia

Dokument ten dołącza się do sprawozdania i do akt składanych w KRS.

Kiedy można nie sporządzać sprawozdania?

Spółka może zrezygnować ze sprawozdania z działalności, jeśli:

• ma status jednostki mikro lub małej
• zgromadzenie wspólników podejmie odpowiednią uchwałę

Wtedy ujawniacie informacje o udziałach własnych w informacji dodatkowej.

Ważna wskazówka dotycząca KRS

Tu pojawia się pewna niekonsekwencja przepisów. K.s.h. wskazuje, że zgromadzenie wspólników powinno zatwierdzić sprawozdanie z działalności. Z kolei ustawa o rachunkowości dopuszcza jego brak. Dlatego w protokole warto zapisać, że:

• podjęto uchwałę o niesporządzaniu sprawozdania
• w związku z tym nie było czego zatwierdzać

To często pozwala uniknąć wezwań z KRS.

Pamiętajcie, że sprawozdanie z działalności to dokument jawny.

Sprawozdanie z działalności, podobnie jak finansowe, jest dostępne do wglądu dla każdego. Mogą je przeczytać konkurenci, kontrahenci, inwestorzy oraz pracownicy.

Dlatego warto zachować równowagę między rzetelnością a ochroną wrażliwych oraz tajnych informacji.

Podsumowanie

Najważniejsze kwestie:

• Sprawozdanie z działalności sporządza się razem ze sprawozdaniem finansowym
• Od 2025 roku obowiązują nowe, wyższe limity dla mikro i małych spółek
• Aby skorzystać z uproszczeń, trzeba podjąć nową uchwałę
• Mikro i małe spółki mogą nie sporządzać sprawozdania, ale tylko po podjęciu uchwały
• Dokument jest jawny, warto przygotować go świadomie.

***

#autopromocja #markawłasna

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami.

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Sporządzenie sprawozdania finansowego za 2025 rok

Czy zawieszona spółka z o.o. musi zrobić sprawozdanie finansowe za 2025 rok?

Automatyczne wznowienie działalności spółki z o.o. w KRS

Dopłaty w spółce z o.o. – co zarząd powinien wiedzieć, zanim po nie sięgnie

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.