Cudzoziemiec w spółce z o.o. – rozmowa z adwokat Kasią Białek

Ten wpis przygotowałam dla Was w oparciu o 79 odcinek podcastu Projekt spółka z o.o., w którym rozmawiałam z adwokat Katarzyną Białek o temacie, który potrafi zaskoczyć wspólników, członków zarządu i osoby planujące transakcje udziałowe.

Chodzi o sytuacje, w których w spółce z o.o. pojawia się cudzoziemiec, a spółka ma nieruchomość w Polsce. Wtedy może się okazać, że zwykła z pozoru sprzedaż udziałów, objęcie nowych udziałów albo inna zmiana właścicielska wymaga wcześniejszego uzyskania zgody Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

To nie jest wyłącznie formalność. Brak wymaganej zgody może prowadzić do bardzo poważnych konsekwencji, włącznie z nieważnością transakcji.

Cudzoziemiec w spółce? Sama czujność nie wystarczy

Przedsiębiorcy często wiedzą, że „jeśli jest cudzoziemiec, to trzeba coś sprawdzić”. Wielu z Was kojarzy to choćby z formularzy KRS, w których pojawia się pytanie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy.

Problem polega jednak na tym, że sama świadomość istnienia ustawy nie wystarczy.

Najczęściej pojawiają się dwa błędne założenia.

Pierwsze: że ustawa na pewno Was nie dotyczy albo przeciwnie, że na pewno Was dotyczy. Tymczasem przepisy są pełne wyjątków, definicji i niuansów. Trzeba sprawdzić konkretną strukturę właścicielską, rodzaj nieruchomości, status nabywcy i planowaną czynność.

Drugie: że uzyskanie zgody MSWiA to szybka formalność. W praktyce procedura może trwać wiele miesięcy. Zdarza się, że uzyskanie zezwolenia trwa około 8 miesięcy, a nawet rok. Do tego dochodzi konieczność zebrania dokumentów, wyjaśnienia struktury właścicielskiej i odpowiadania na wezwania ministerstwa.

Dlatego ten temat trzeba uwzględnić odpowiednio wcześnie, a nie dopiero wtedy, gdy strony są gotowe do podpisania umowy.

Kiedy przepisy mogą dotyczyć spółki z o.o.?

W uproszczeniu ustawa może mieć znaczenie wtedy, gdy spełnione są trzy warunki:

• mamy spółkę z o.o. z siedzibą w Polsce,
• spółka jest właścicielem albo użytkownikiem wieczystym nieruchomości położonej w Polsce,
• planowana jest czynność dotycząca udziałów, w której pojawia się cudzoziemiec.

Nie chodzi więc o każdą spółkę z o.o. Jeżeli spółka tylko wynajmuje lokal albo korzysta z nieruchomości należącej do innego podmiotu, sama ta okoliczność nie uruchamia omawianych przepisów.

Podobnie, jeżeli spółka z siedzibą w Polsce ma nieruchomość za granicą, a nie w Polsce, to również nie jest to sytuacja objęta tym konkretnym mechanizmem.

Kluczowe jest posiadanie przez polską spółkę z o.o. własności albo użytkowania wieczystego nieruchomości położonej w Polsce.

Kiedy może być potrzebne zezwolenie MSWiA?

Ustawa przewiduje przede wszystkim dwie sytuacje, w których może być potrzebne zezwolenie ministra.

Pierwsza dotyczy spółki z o.o. z siedzibą w Polsce, która jest właścicielem albo użytkownikiem wieczystym nieruchomości w Polsce. Jeżeli cudzoziemiec ma nabyć albo objąć udziały w tej spółce, albo ma dojść do innej czynności dotyczącej udziałów, wskutek której spółka stanie się spółką kontrolowaną, może być potrzebne zezwolenie MSWiA.

Druga sytuacja dotyczy spółki, która już jest spółką kontrolowaną. Jeżeli taka spółka ma nieruchomość w Polsce, a udziały ma nabyć albo objąć cudzoziemiec, który wcześniej nie był jej wspólnikiem, również może pojawić się obowiązek uzyskania zezwolenia.

Ważne jest to, że nie chodzi wyłącznie o klasyczną sprzedaż udziałów. Znaczenie mogą mieć także inne czynności, np. darowizna udziałów, podwyższenie kapitału zakładowego i objęcie nowych udziałów, a czasem również inne działania, które prowadzą do zmiany kontroli nad spółką.

Kto jest cudzoziemcem ?

To jedno z podstawowych pytań, bo potoczne rozumienie słowa „cudzoziemiec” nie zawsze wystarczy.

Cudzoziemcem w rozumieniu ustawy jest przede wszystkim osoba fizyczna, która nie ma obywatelstwa polskiego. Co ważne, liczy się obywatelstwo, a nie miejsce zamieszkania.

Jeżeli więc Polak mieszka za granicą, ale ma obywatelstwo polskie, nie jest cudzoziemcem w rozumieniu tej ustawy. Jeżeli dana osoba ma dwa obywatelstwa, w tym obywatelstwo polskie, również nie będzie traktowana jako cudzoziemiec na potrzeby tych przepisów.

Cudzoziemcem może być także osoba prawna z siedzibą za granicą, zagraniczny podmiot utworzony zgodnie z prawem obcego państwa, a także polska osoba prawna lub spółka z siedzibą w Polsce, jeżeli jest kontrolowana bezpośrednio albo pośrednio przez podmiot zagraniczny.

I tu pojawia się bardzo ważne pojęcie: spółka kontrolowana.

Spółka kontrolowana, czyli jaka?

Spółka kontrolowana to spółka, w której cudzoziemiec albo cudzoziemcy mają bezpośrednio lub pośrednio ponad 50% głosów na zgromadzeniu wspólników. Ale to nie jedyna możliwa sytuacja. Kontrola może wynikać także z pozycji dominującej w rozumieniu k.s.h. Może być związana z uprawnieniami do powoływania członków organów, z porozumieniami między wspólnikami, z zastawem lub użytkowaniem udziałów albo z innymi mechanizmami dającymi realny wpływ na spółkę.

Dlatego przy badaniu, czy spółka jest kontrolowana, często nie wystarczy samo sprawdzenie KRS. Trzeba przeanalizować umowę spółki, strukturę właścicielską, powiązania pośrednie, porozumienia wspólników, a czasem także inne dokumenty i faktyczne relacje między podmiotami.

Polska spółka też może być cudzoziemcem

Polska spółka z o.o. również może być cudzoziemcem w rozumieniu ustawy.

Stanie się tak wtedy, gdy jest kontrolowana przez podmiot zagraniczny. Przykładowo: jeżeli spółka z o.o. zarejestrowana w Polsce jest kontrolowana przez obywatela Stanów Zjednoczonych, może być uznana za cudzoziemca w rozumieniu ustawy.

Nie oznacza to jednak automatycznie, że w każdej transakcji będzie potrzebna zgoda MSWiA. Trzeba jeszcze sprawdzić wyjątki, status nabywcy, rodzaj nieruchomości i całą strukturę transakcji.

W praktyce szczególnie istotne jest też to, że nie zawsze wystarczy zbadać tylko spółkę, której udziały są przedmiotem transakcji. Może się zdarzyć, że nabywana spółka sama nie ma nieruchomości, ale kontroluje inną spółkę, która takie nieruchomości posiada. Wtedy analiza powinna sięgnąć wyżej i niżej w strukturze grupy kapitałowej.

Jak wygląda procedura uzyskania zgody?

Jeżeli okaże się, że zezwolenie jest potrzebne, trzeba przygotować wniosek do ministra właściwego do spraw wewnętrznych.

Ważne: wniosek składa cudzoziemiec, który zamierza nabyć albo objąć udziały. Nie składa go spółka, której udziały są nabywane.

Minister wydaje zezwolenie w formie decyzji administracyjnej. W procedurze znaczenie może mieć również stanowisko Ministra Obrony Narodowej, a jeżeli w grę wchodzą nieruchomości rolne, także ministra właściwego do spraw rozwoju wsi.

Ministerstwo bada m.in., czy nabycie lub objęcie udziałów nie spowoduje zagrożenia obronności, bezpieczeństwa państwa lub porządku publicznego. Sprawdza również, czy transakcji nie sprzeciwiają się względy polityki społecznej i zdrowia społeczeństwa. Cudzoziemiec musi też wykazać więzi z Rzeczpospolitą Polską.

Wszystkie te przesłanki trzeba odpowiednio wykazać dokumentami.

Co trzeba opisać we wniosku?

Wniosek powinien być przygotowany bardzo starannie.

Trzeba w nim wskazać dane cudzoziemca, czyli wnioskodawcy, oznaczyć zbywcę udziałów, opisać spółkę, której udziały mają być nabywane albo obejmowane, oraz wyjaśnić, czy spółka jest już spółką kontrolowaną, czy stanie się nią dopiero w wyniku planowanej transakcji.

Konieczne jest również opisanie struktury właścicielskiej, wskazanie nieruchomości posiadanych przez spółkę, podanie numerów ksiąg wieczystych, adresów, rodzaju nieruchomości oraz informacji, czy są to nieruchomości rolne.

Do wniosku trzeba załączyć dokumenty potwierdzające opisane okoliczności. Mogą to być m.in. odpisy z ksiąg wieczystych, wypisy z ewidencji gruntów, dokumenty z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, mapy ewidencyjne oraz dokumenty potwierdzające więzi cudzoziemca z Polską.

Warto pamiętać, że dokumenty załączane do wniosku powinny być aktualne, wydane nie wcześniej niż sześć miesięcy przed złożeniem wniosku.

Na jak długo wydawane jest zezwolenie?

Jeżeli zezwolenie zostanie wydane, jest ważne przez dwa lata od dnia wydania.

W tym czasie powinna zostać przeprowadzona transakcja opisana we wniosku. Jeżeli w międzyczasie zmieni się koncepcja transakcji, jej strony, struktura albo inne istotne elementy, może się okazać, że trzeba będzie wystąpić o nowe zezwolenie.

To kolejny powód, dla którego opis transakcji we wniosku powinien być przemyślany.

Co najczęściej opóźnia procedurę?

Najczęstsze błędy to przede wszystkim braki dokumentów oraz niewystarczająco dokładne opisanie struktury transakcji.

Organ może oczywiście wezwać do uzupełnienia braków, ale każde takie wezwanie wydłuża postępowanie. Przy procedurze, która i tak może trwać wiele miesięcy, dodatkowe opóźnienia mogą być dla stron bardzo dotkliwe. Dlatego warto wcześniej zebrać dokumenty, przeanalizować strukturę i upewnić się, że wniosek jest kompletny.

Czy notariusz wyłapie brak zgody?

W praktyce często pojawia się pytanie, czy notariusz „wyłapie” problem zgody MSWiA.

Notariusz powinien czuwać nad prawidłowym przebiegiem czynności i ważnością dokumentów, przy których uczestniczy. Jeżeli widzi element zagraniczny i z dokumentów wynika, że zezwolenie może być potrzebne, powinien żądać jego okazania albo co najmniej zwrócić uwagę na ten problem.

Trzeba jednak pamiętać, że przy sprzedaży udziałów w spółce z o.o. bardzo często notariusz jedynie poświadcza podpisy pod umową. Sama umowa bywa przygotowana wcześniej przez strony albo ich pełnomocników. W takiej sytuacji notariusz może działać w dużej mierze na podstawie oświadczeń stron i nie zawsze przeprowadzi pełną analizę prawną całej transakcji, struktury właścicielskiej i nieruchomości.

Dlatego nie zakładajcie, że skoro podpisy zostały poświadczone u notariusza, to cała transakcja została kompleksowo sprawdzona pod kątem ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Najbezpieczniej przeanalizować ten temat wcześniej, jeszcze przed ustaleniem terminu podpisania dokumentów.

Kiedy zgoda MSWiA nie będzie potrzebna?

Na szczęście ustawa przewiduje wyjątki.

Pierwsza grupa wyjątków dotyczy rodzaju nieruchomości posiadanych przez spółkę.

Zezwolenie może nie być wymagane, jeżeli spółka posiada tylko samodzielny lokal mieszkalny albo samodzielny lokal użytkowy o przeznaczeniu garażowym związany z lokalem mieszkalnym. W uproszczeniu może chodzić o typową sytuację: mieszkanie plus garaż.

Wyjątek może dotyczyć także określonych niezabudowanych nieruchomości położonych na obszarze miast, których łączna powierzchnia w całym kraju nie przekracza 0,4 ha i które zostały nabyte na cele statutowe spółki.

Trzeba jednak uważać na nieruchomości położone w strefie nadgranicznej. W takich przypadkach wyjątki mogą nie działać. Zakres strefy nadgranicznej wynika z przepisów i może się zmieniać, dlatego zawsze trzeba sprawdzić aktualny stan prawny.

Obywatele UE, EOG i Szwajcarii

Druga grupa wyjątków dotyczy statusu nabywcy.

Co do zasady zezwolenie nie jest wymagane przy nabywaniu udziałów przez obywateli i przedsiębiorców z państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Konfederacji Szwajcarskiej.

To bardzo ważny wyjątek w praktyce. Trzeba jednak pamiętać, że nie każde państwo europejskie należy do EOG. Przykładowo Ukraina nie należy do EOG. Wielka Brytania również.

Dlatego przy każdej transakcji trzeba sprawdzić aktualny status nabywcy, a nie kierować się wyłącznie intuicją.

Teoria siedziby

W praktyce bardzo ważne znaczenie ma tzw. teoria siedziby.

Chodzi o to, że przy ocenie, czy mamy do czynienia z przedsiębiorcą z EOG, patrzy się na miejsce siedziby spółki, czyli kraj rejestracji spółki.

Jeżeli nabywcą udziałów jest spółka z o.o. z siedzibą w Polsce, to co do zasady jest ona przedsiębiorcą z EOG. Może tak być nawet wtedy, gdy ta polska spółka jest kontrolowana przez osobę spoza EOG, np. obywatela Stanów Zjednoczonych.

W praktyce oznacza to, że gdyby udziały bezpośrednio nabywał obywatel USA, zezwolenie mogłoby być wymagane. Ale jeżeli nabywcą jest polska spółka z o.o. kontrolowana przez tego obywatela, zezwolenie może nie być potrzebne.

Przekształcenie i dziedziczenie udziałów

Ustawa wprost wskazuje, że przekształcenie spółki nie podlega jej przepisom. Jeżeli więc do nabycia udziałów dochodzi wskutek przekształcenia, zezwolenie nie jest wymagane.

Inaczej trzeba spojrzeć na dziedziczenie.

Jeżeli udziały nabywają osoby uprawnione do dziedziczenia ustawowego, zezwolenie nie jest wymagane. Natomiast jeżeli udziały dziedziczy cudzoziemiec wskazany w testamencie, który nie należy do kręgu spadkobierców ustawowych, może być potrzebne zezwolenie.

Jeżeli taki spadkobierca testamentowy nie uzyska zezwolenia w ciągu dwóch lat od otwarcia spadku, udziały nabędą osoby dziedziczące z ustawy.

Warto więc pamiętać, że znaczenie ma nie tylko sam testament, ale także to, czy dana osoba należy do kręgu spadkobierców ustawowych.

Brak zgody a nieważność transakcji

To najważniejsza i najmniej przyjemna część tematu.

Transakcja przeprowadzona niezgodnie z przepisami ustawy jest bezwzględnie nieważna.

Oznacza to, że jest nieważna od samego początku. W uproszczeniu: zbywca nigdy skutecznie nie zbył udziałów, a nabywca nigdy skutecznie ich nie nabył.

Takiej transakcji nie da się po prostu „naprawić” przez późniejsze uzyskanie zgody.

Dlaczego to problem także dla spółki?

Nieważność transakcji to nie tylko problem sprzedającego i kupującego.

Może to być również bardzo poważny problem dla samej spółki.

Wyobraźcie sobie, że przez rok albo dwa lata wszyscy działali w przekonaniu, że nabywca jest wspólnikiem. Brał udział w zgromadzeniach wspólników, głosował nad uchwałami, być może wpływał na decyzje dotyczące spółki.

Jeżeli później okaże się, że nigdy skutecznie nie nabył udziałów, trzeba będzie zbadać, jaki wpływ miało to na podjęte uchwały. Może pojawić się problem z ustaleniem kręgu wspólników, ważnością uchwał, wpisami w KRS i odpowiedzialnością osób zaangażowanych w transakcję.

To właśnie dlatego brak analizy na początku może później wywołać efekt kuli śnieżnej.

Podsumowanie

Jeżeli w spółce z o.o. pojawia się cudzoziemiec, a spółka posiada nieruchomość w Polsce, powinna zapalić się Wam czerwona lampka. Nie każda taka sytuacja będzie wymagała zgody MSWiA, bo ustawa przewiduje wyjątki. Ale nie warto zakładać tego z góry.

Trzeba sprawdzić, czy spółka jest właścicielem albo użytkownikiem wieczystym nieruchomości oraz jaki jest status nabywcy. Ponadto czy spółka jest albo stanie się spółką kontrolowaną, czy można zastosować wyjątek dotyczący EOG albo rodzaju nieruchomości. A także czy planowana czynność mieści się w przepisach ustawy.

To szczególnie ważne, bo brak wymaganej zgody może skutkować nieważnością transakcji. A to może uderzyć nie tylko w strony umowy, ale także w samą spółkę i jej późniejsze decyzje.

Jeżeli chcecie posłuchać całej rozmowy zapraszam do wysłuchania 79 odcinka podcastu Projekt spółka z o.o. Dostępny na YouTube albo w Waszej ulubionej aplikacji podcastowej.

***

#autopromocja #markawłasna

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami.

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Sprawozdanie z działalności spółki za 2025

Sporządzenie sprawozdania finansowego za 2025 rok

Czy zawieszona spółka z o.o. musi zrobić sprawozdanie finansowe za 2025 rok?

Automatyczne wznowienie działalności spółki z o.o. w KRS

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.