Wyobraźcie sobie taką sytuację. W spółce z o.o. jest dwóch członków zarządu. Jeden z nich chce zawrzeć ze spółką umowę o świadczenie usług. Drugi sprawdza sposób reprezentacji w KRS, podpisuje umowę za spółkę i wszyscy wracają do swoich obowiązków.

Umowa trafia do księgowości. Co miesiąc pojawiają się faktury, spółka je opłaca, podatki są rozliczane. Przez kilka lat nikt nie widzi problemu.

Problem pojawia się dopiero przy audycie, zmianie wspólników, kontroli, konflikcie albo próbie zakończenia współpracy. Wtedy okazuje się, że drugi członek zarządu nie mógł podpisać tej umowy w ramach zwykłej reprezentacji spółki. Nie pomaga to, że był wpisany do KRS, umowa była dla spółki korzystna, a wszyscy wspólnicy o niej wiedzieli.

To właśnie nazywam patologią reprezentacji spółki z o.o. Błędy w stosowaniu art. 210 k.s.h. potrafią przez lata pociągać za sobą kolejne dokumenty, wypłaty i rozliczenia oparte na wadliwej podstawie. A im dłużej to trwa, tym więcej spraw trzeba później uporządkować.

Kiedy zwykła reprezentacja spółki nie wystarcza?

Zasada jest prosta: jeżeli po jednej stronie umowy występuje spółka z o.o., a po drugiej aktualny członek jej zarządu, nie stosujecie zwykłego sposobu reprezentacji ujawnionego w KRS.

Zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h. spółkę reprezentuje wtedy rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Nie ma znaczenia:

• czy umowę zawiera prezes, wiceprezes czy członek zarządu;
• czy zarząd jest jednoosobowy, czy wieloosobowy;
• czy drugi członek zarządu jest gotowy podpisać dokument;
• czy warunki umowy są rynkowe i korzystne dla spółki;
• czy wszyscy wspólnicy wiedzą o transakcji i ją akceptują;
• czy w konkretnej sytuacji rzeczywiście wystąpił konflikt interesów;
• jaka jest wartość umowy i czy jest ona odpłatna.

Art. 210 k.s.h. ma zastosowanie ze względu na to, kto jest stroną czynności. Nie trzeba najpierw wykazywać nadużycia, konfliktu ani szkody po stronie spółki.

Dlatego zanim zapytacie: „Kto zgodnie z KRS może podpisać ten dokument?”, sprawdźcie, z kim spółka zawiera umowę i czy ta osoba nadal jest członkiem jej zarządu.

Nie tylko umowa o pracę i kontrakt menedżerski

Być może art. 210 k.s.h. kojarzycie przede wszystkim z umową o pracę albo kontraktem menedżerskim członka zarządu. Tymczasem jego zakres jest znacznie szerszy.

Nie decyduje nazwa dokumentu ani to, czy umowa ma związek z pełnieniem funkcji w zarządzie. Jeżeli członek zarządu sprzedaje spółce samochód, wynajmuje jej lokal, udziela pożyczki albo świadczy usługi w ramach własnej działalności gospodarczej, spółka nadal zawiera umowę ze swoim członkiem zarządu.

Szczególnie łatwo przeoczyć to przy umowach B2B. Możecie pomyśleć: „Przecież zawieramy umowę z jego firmą”. Tyle że wpis do CEIDG, nazwa firmy i numer NIP nie tworzą nowego podmiotu. Jednoosobowa działalność gospodarcza nie jest odrębna od osoby fizycznej, która ją prowadzi. Jeżeli ta osoba jest członkiem zarządu, umowa zawierana z nią w ramach JDG co do zasady również podlega art. 210 k.s.h.

Kto może reprezentować spółkę?

Ustawa przewiduje dwie możliwości:

1. Spółkę reprezentuje rada nadzorcza.
2. Spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Nie możecie więc po prostu wybrać dowolnej osoby, która na co dzień podpisuje dokumenty za spółkę. Drugi członek zarządu nie może podpisać takiej umowy wyłącznie dlatego, że według KRS jest uprawniony do samodzielnej albo łącznej reprezentacji. Nie wystarczy również prokurent działający na podstawie prokury, pracownik ze zwykłym upoważnieniem ani pełnomocnik ustanowiony uchwałą zarządu.

Nie wystarczy też, że podpis złoży wspólnik. Samo posiadanie udziałów nie daje mu prawa do reprezentowania spółki. Wspólnicy muszą najpierw podjąć uchwałę i powołać konkretną osobę na pełnomocnika w rozumieniu art. 210 § 1 k.s.h. Sprawdźcie więc nie tylko, kto podpisuje umowę, ale też w jakiej roli, na jakiej podstawie i w jakich granicach działa.

Sama uchwała to jeszcze nie wszystko

W wielu spółkach stosowanie art. 210 k.s.h. kończy się na krótkiej uchwale: „Zgromadzenie wspólników powołuje Jana Kowalskiego na pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu”.

Tylko czy z takiej uchwały wiadomo, o jaką umowę chodzi i co dokładnie pełnomocnik może zrobić?

Przygotowując uchwałę, zadbajcie o to, żeby wynikało z niej:

• kto został powołany na pełnomocnika;
• którego członka albo członków zarządu dotyczy umocowanie;
• jaką czynność lub kategorię czynności obejmuje;
• czy pełnomocnik tylko podpisuje zatwierdzony projekt, czy może również negocjować warunki;
• jakie są granice jego działania;
• czy może podpisywać aneksy, zmieniać wynagrodzenie, wypowiadać lub rozwiązywać umowę, zawierać ugody i składać oświadczenia związane z jej wykonywaniem;
• jak długo obowiązuje umocowanie.

Sprawdźcie również, czy dla danej czynności wymagana jest forma szczególna i co to oznacza dla przygotowywanych dokumentów.

Pełnomocnictwo może dotyczyć jednej, dokładnie opisanej umowy albo określonego rodzaju czynności. Uważajcie jednak, żeby nie określić jego zakresu zbyt wąsko. Pełnomocnik powołany wyłącznie do podpisania konkretnej umowy nie musi być uprawniony do zawarcia późniejszego aneksu, zmiany wynagrodzenia, wypowiedzenia albo ugody.

Z drugiej strony pełnomocnictwo „do reprezentowania spółki we wszystkich sprawach wobec wszystkich członków zarządu” może być tak ogólne, że trudno będzie ustalić rzeczywiste granice działania pełnomocnika. Im poważniejsza czynność, tym mniej miejsca zostawiajcie na domysły.

Pamiętajcie też o prawidłowym zwołaniu zgromadzenia albo spełnieniu warunków odbycia go bez formalnego zwołania. Stwierdzenie, że „wszyscy wspólnicy się zgodzili”, nie zastąpi prawidłowo podjętej i udokumentowanej uchwały. Nie pomijajcie również tajnego głosowania nad uchwałą mającą charakter osobowy.

Rada nadzorcza – czy wystarczy podpis przewodniczącego?

Jeżeli spółkę ma reprezentować rada nadzorcza, sam podpis jej przewodniczącego nie załatwia sprawy. Pełnienie tej funkcji nie oznacza jeszcze, że może on samodzielnie zdecydować o zawarciu umowy i jej warunkach.

Rada nadzorcza działa kolegialnie. Powinna prawidłowo podjąć uchwałę o dokonaniu czynności, ustalić jej istotne warunki, a następnie wskazać osobę albo osoby, które podpiszą dokument w wykonaniu tej uchwały.

Zanim podpiszecie umowę, sprawdźcie więc zasady zwołania posiedzenia, quorum, wymaganą większość i treść uchwały. Upewnijcie się też, że ostateczna wersja dokumentu mieści się w granicach decyzji rady.

Jedyny wspólnik i jedyny członek zarządu

Jeżeli prowadzicie jednoosobową spółkę z o.o., sprawdźcie jeszcze jedną rzecz: czy jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu. Jeśli tak, czynność prawna między nim a spółką wymaga formy aktu notarialnego, zgodnie z art. 210 § 2 k.s.h.

Nie wrzucajcie więc wszystkich jednoosobowych spółek do jednego worka. Znaczenie ma to, czy obie te role pełni ta sama osoba.

Problem nie kończy się w dniu podpisania umowy

Macie prawidłowo zawartą umowę? To dobry początek. Ale o właściwej reprezentacji musicie pamiętać również później.

Art. 210 k.s.h. ma znaczenie także przy czynnościach, które zmieniają, wykonują albo kończą stosunek prawny z członkiem zarządu.

Szczególnie uważajcie przy zakończeniu współpracy. Odwołanie z zarządu kończy stosunek korporacyjny, ale nie rozwiązuje automatycznie umowy o pracę, kontraktu menedżerskiego, umowy B2B, najmu czy pożyczki. Jeżeli złożycie wypowiedzenie przed skutecznym odwołaniem, jego adresat nadal jest członkiem zarządu i trzeba zastosować art. 210 k.s.h.

Jeżeli najpierw skutecznie go odwołacie, sposób reprezentacji przy późniejszym wypowiedzeniu trzeba ocenić ponownie, uwzględniając jego aktualny status.

Kolejność czynności ma więc znaczenie. Zanim przygotujecie dokumenty i zbierzecie podpisy, ustalcie, co i w jakiej kolejności chcecie zrobić.

Co, jeśli błąd już się pojawił?

Naruszenie art. 210 k.s.h. może prowadzić do nieważności czynności. Nie oznacza to jednak, że każdą sprawę da się zamknąć stwierdzeniem: „umowa jest nieważna”. Najpierw ustalcie, co dokładnie było wadliwe.

Wadliwy aneks nie zawsze przekreśla prawidłowo zawartą umowę podstawową. Wadliwe wypowiedzenie może z kolei oznaczać, że umowa nadal trwa.

Nie zakładajcie też, że skoro umowa jest wykonywana od lat, problem sam zniknął. Wypłacanie wynagrodzenia, opłacanie faktur, odprowadzanie podatków i składek ani wcześniejsza kontrola ZUS lub urzędu skarbowego nie zastępują prawidłowej reprezentacji.

Samo wykonywanie umowy ma jednak znaczenie dla rozliczeń. Nieważny dokument nie sprawia przecież, że znika wykonana praca, wyświadczone usługi, udostępniony lokal, przekazane pieniądze albo korzyść uzyskana przez spółkę.

Trzeba więc osobno ustalić, co strony rzeczywiście sobie świadczyły i jakie roszczenia mogą z tego wynikać.

Pięć pytań przed podpisaniem dokumentu

Zanim podpiszecie umowę pomiędzy spółką z o.o. a członkiem jej zarządu, aneks, wypowiedzenie albo porozumienie, odpowiedzcie sobie na pięć pytań:

1. Status: czy ta osoba w dniu dokonywania czynności jest członkiem zarządu?
2. Reprezentacja: czy za spółkę działa rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników?
3. Zakres: czy umocowanie obejmuje dokładnie tę umowę, aneks lub oświadczenie?
4. Zgody i forma: czy macie wymagane dodatkowe zgody i zachowujecie właściwą formę?
5. Dokumentacja: czy na podstawie dokumentów znajdujących się w spółce będziecie mogli odtworzyć cały proces?

Przy art. 210 k.s.h. sam podpis to za mało. Musicie zadbać o całą procedurę: od ustalenia stron i statusu członka zarządu, przez decyzję właściwego organu i zakres umocowania, aż po zawarcie, wykonywanie, zmianę i zakończenie umowy.

Patologia reprezentacji spółki z o.o. – szkolenie na żywo

Jeżeli chcecie uporządkować ten temat i zobaczyć, jak art. 210 k.s.h. działa w praktyce, zapraszam Was na szkolenie online „Patologia reprezentacji spółki z o.o. Umowy z członkami zarządu, błędy i nieważność”.

Podczas trzygodzinnego spotkania na żywo na Zoomie przejdziemy przez cały proces: od ustalenia, czy szczególna reprezentacja ma zastosowanie, przez powołanie pełnomocnika i przygotowanie dokumentów, aż po aneksy, wypowiedzenia, skutki błędów oraz możliwe sposoby ich naprawienia.

Będziemy pracować na praktycznych przykładach. Pokażę Wam sytuacje, które rzeczywiście pojawiają się w spółkach z o.o. Wyjaśnię, jakie dokumenty i decyzje trzeba przygotować, żeby kolejne lata współpracy nie opierały się na wadliwej podstawie.

W grupie jest maksymalnie 15 osób, dlatego będzie czas na Wasze pytania, rozmowę i omówienie konkretnych problemów, które mogą być przydatne także pozostałym uczestnikom.

Szkolenie odbywa się wyłącznie na żywo i nie jest nagrywane. Po spotkaniu otrzymacie odrębny materiał szkoleniowy, do którego będziecie mogli spokojnie wrócić i wykorzystać go w codziennej pracy.

Dostęp do szkolenia możecie wykupić w moim sklepie internetowym. Szczegóły i możliwość zapisu znajdziecie pod linkiem: [Szkolenie]