Rodo kontrola w spółce z o.o. teoretycznie może spotkać każdą spółkę. Moim celem nie jest straszenie czy przypominanie o wielomilionowych karach. W świetle informacji o fałszywych kontrolerach, warto znać podstawowe zasady kontroli.
RODO kontrola w spółce z o.o.
Tym razem nie Rodo, a Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych uregulowała kwestię przeprowadzania kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.
Do przeprowadzenia kontroli w spółce z o.o. uprawnieni są pracownicy Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Poza pracownikami kontrolę może również przeprowadzić członek lub pracownik organu nadzorczego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, ale to będą rzadkie przypadki, więc na nich nie będę się skupiać.
Kontrolę przeprowadza upoważniony pracownik UODO na podstawie imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej. Imienne upoważnienie zawiera wskazanie podstawy prawnej kontroli, oznaczenie organu, imię, nazwisko i stanowisko kontrolującego oraz numer legitymacji służbowej. Ponadto w takim upoważnieniu określony jest zakres kontroli, wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia kontroli oraz podpis Prezesa UODO. Dodatkowo znajduje się w nim pouczenie oraz data i miejsce jego wystawienia.
Termin i zakres kontroli Rodo
Jak już wspomniałam, w upoważnieniu określa się datę rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia kontroli Kontrola może się odbyć zarówno na podstawie wcześniejszej zapowiedzi, jak również niejako z zaskoczenia. Co do zasady kontrola odbywa się w obecności osoby upoważnionych do reprezentacji spółki, ewentualnie innej osoby upoważnionej do reprezentowania w trakcie kontroli.
Kontrola nie może trwać dłużej niż 30 dni od podjęcia pierwszych czynności kontrolnych. Terminem zakończenia kontroli jest dzień podpisania protokołu przez kontrolowanego, albo dzień dokonania wzmianki w przypadku odmowy jego podpisania.
Kontrolerzy posiadają bardzo szerokie uprawnienia. Kontrolujący ma prawo wstępu do budynku i pomieszczeń spółki w godz. 6.00-22.00. Ma prawo wglądu do dokumentacji, a także do przeprowadzenia oględzin. Ponadto kontrolujący ma prawo żądać wyjaśnień i przesłuchiwać. Wszystko powyższe może wykonywać, pod warunkiem, że ma bezpośredni związek z zakresem kontroli.
Obowiązki spółki podczas kontroli
Na kontrolowanej spółce z o.o. , a właściwie jej zarządzie czy osobie upoważnionej spoczywają szczególne obowiązki związane z odbywająca się kontrolą. Jako zarząd jesteście zobowiązani umożliwić przeprowadzenie kontroli, sporządzanie kopii lub wydruków dokumentów oraz informacji zgromadzonych na nośnikach, w urządzeniach lub w systemach oraz dokonać potwierdzenia za zgodność z oryginałem sporządzonych kopii lub wydruków. Utrudnianie czy udaremnienie przez Was kontroli może skończyć się wezwaniem Policji, jak również odpowiedzialnością karną.
Zakończenie Rodo kontroli
Kontrola kończy się sporządzeniem protokołu przez kontrolującego. Protokół kontroli zawiera: wskazanie spółki i adresu, imię i nazwisko osoby reprezentującej spółkę; imię, nazwisko, stanowisko służbowe i numer legitymacji kontrolującego; data rozpoczęcia i zakończenia kontroli; opis stanu faktycznego ustalonego w trakcie kontroli; lista załączników, omówienie poprawek, pouczenie oraz datę i miejsce podpisania protokołu przez kontrolującego i kontrolowaną spółkę. Protokół kontroli sporządza się w postaci elektronicznej albo papierowej w dwóch egzemplarzach.
Po otrzymaniu protokołu, w terminie 7 dni od otrzymania protokołu podpisujecie go albo składacie pisemne zastrzeżenia. Jeśli nie przekażecie kontrolującemu podpisanego protokołu w terminie to uzna on to za odmowę jego podpisania.
Zastrzeżenia do protokołu
Tak jak wspomniałam, możecie zgłosić do protokołu zastrzeżenia. Mogą one dotyczyć stanu faktycznego ustalonego w toku kontroli, ewentualnego naruszenia procedur kontrolnych, jak i braków formalnych samego protokołu. Jeśli złożycie zastrzeżenia, kontrolujący może podjąć dodatkowe czynności kontrolne. Jeżeli uzna zastrzeżenia za zasadne to zmienia lub uzupełnia część protokołu aneksem. Jeśli ich nie uwzględni w całości lub w części, przekaże Wam informacje wraz z uzasadnieniem.
Jeżeli kontrola wykaże, że w spółce mogło dojść do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, Prezes UODO może wszcząć wobec spółki postępowanie.
**************************************************
#autopromocja #produktwłasny
Jeśli poszukujecie wzoru protokołu wraz z uchwałami dotyczącymi wynagrodzenia członków zarządu zajrzyjcie do Sklepu z ebookami.
Zapraszam również do zapoznania się z poprzednimi wpisami na blogu:
Obowiązek informacyjny wobec wspólników spółki a o.o.
Przeznaczenie zysku w spółce z o.o.
Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.
Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych
