Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych. [Więcej >>>]
Wróciłam po krótkim urlopie i po całym dniu odkopywania się z zaległości, nie mogło zabraknąć czasu na krótki wpis. Niezmiennie od kilu tygodni wpisem cieszącym się największym powodzeniem wśród Czytelników jest Adres członka zarządu spółki z o.o. w KRS. Pomimo wpisu Adres członka zarządu spółki z o.o. w KRS po zmianie przepisów, ilość pytań nie ma końca. Pojawia się sporo pytań o Zgłoszenie zmiany adresu członka zarządu. Dzisiejszym wpisem postaram się na nie odpowiedzieć.
Zgłoszenie zmiany adresu członka zarządu
Wiecie już, że spółka z o.o. ma obowiązek uzupełnić dane o adres członka zarządu do doręczeń wraz z pierwszym wnioskiem składanym do KRS, nie później jednak niż w ciągu 18 miesięcy od wejścia w życie nowelizacji. A to oznacza, że możecie tego dokonać na 2 sposoby. Jeśli składasz wniosek do KRS ze zgłoszeniem innych zmian, dodatkowo załączacie dokument, w którym informujecie o adresie członka zarządu do doręczeń. Z kolei, jeśli w ciągu 1,5 roku nie będziecie mieli okazji do złożenia wniosku zmianowego do KRS, składacie pismo informujące o adresie do doręczeń.
Od dnia 1 lipca 2021 r. nie ma możliwości złożenia dokumentów do KRS w formie papierowej. Zatem aktualnie możecie złożyć wniosek i wszelkie pisma do KRS elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych/e-formularze.
Wzór zgłoszenia zmiany adresu członka zarządu
Poniżej zamieszczam przykładowy wzór pisma przewodniego do zgłoszenia zmiany adresu członka zarządu do KRS.
Działając w imieniu spółki pod firmą ……… spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w ………, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS ………….., niniejszym dokonuję zgłoszenia zmiany adresu do doręczeń Członków Zarządu załączając oświadczenia członków zarządu o adresach do doręczeń.
Jeśli składacie do KRS tylko zgłoszenie zmiany adresu, to pamiętajcie iż jest ono wolne od opłaty sądowej.
Ilość wiadomości od moich Czytelników z pytaniami dotyczącymi sposobów składania sprawozdań finansowych w spółce z o.o. za 2017 rok, spowodowała iż czułam się niejako w obowiązku zrobić wpis. Krótki wpis, który w prosty i przystępny sposób podpowie Wam, jak to w końcu jest z tymi sprawozdaniami finansowymi za 2017 i jakie macie możliwości, aby je prawidłowo złożyć.
Sprawozdanie finansowe za 2017
Jeśli czekacie teraz z niecierpliwością na to co nastąpi dalej, to muszę napisać, że jednak wpisu nie będzie. A właściwie wpis będzie, bo właśnie go czytasz, ale nie taki jak sobie zaplanowałam. Dlaczego? już wyjaśniam.
Moi stali Czytelnicy zapewne wiedzą, że swojego bloga prowadzę w ramach web.lex. Wpisy Autorów web.lex’owych blogów pojawiają się również na LexMonitor. I właśnie tam natknęłam się na wpis o składaniu sprawozdań finansowych, który sama zamierzałam przygotować. Aktualnie nowe sposoby składania sprawozdań finansowych są prawie tak samo gorącym tematem jak RODO.
Radca Prawny Karol Sienkiewicz sporządził wpis Złożenie sprawozdań finansowych do KRS w 2018 r. i właściwie wyczerpuje on to co chciałam napisać. Moich Czytelników mogę jedynie zachęcić do zapoznania się z wpisem. Moim zdaniem są tam wszystkie odpowiedzi na najczęściej pojawiające pytania. Mogłabym jedynie dodać od siebie informację dotyczącą formatu xades. Otóż, nie potrzebujesz jakiegoś specjalnego oprogramowania do tego, aby złożyć dokumenty przez system S24. Format xades tworzy się niejako sam w momencie złożenia podpisu kwalifikowanego pod dokumentacją załączoną w pdf.
Znów powracamy do tematyki RODO. Tym krótkim wpisem odpowiem od razu na pytanie Czytelnika bloga:
Czy członek zarządu spółki z o.o. może być inspektorem ochrony danych?
Zgodnie z RODO obowiązkiem niektórych administratorów i przetwarzających będzie powołanie inspektora ochrony danych (IOD). Taki obowiązek będzie miał miejsce w przypadku wszystkich organów i podmiotów publicznych, jak również w stosunku do podmiotów, które w ramach swojej głównej działalności regularnie i na dużą skalę monitorują osoby lub jeżeli działalność podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych. Nawet jeżeli RODO bezpośrednio nie nakłada obowiązku powołania inspektora ochrony danych, coraz częściej pojawiają się głosy, że podmioty mogą skorzystać na jego powołaniu.
O jakiej korzyści dokładnie mowa? tego nie wiem. Może organ nadzorczy będzie łaskawszy podczas kontroli? Na tym etapie możemy jedynie gdybać, czy rzeczywiście koszty związane z powołaniem inspektora ochrony danych okażą się dobrą inwestycją czy jednak nie. Nie zamierzam nikogo zachęcać, ani zniechęcać. Na pewno te podmioty, które są zobligowane do powołania IOD, niestety muszą go powołać.
Czy członek zarządu może być inspektorem ochrony danych?
Z RODO wynika, że inspektorem ochrony danych może być członek personelu lub osoba z zewnątrz, świadcząca usługi związane z ochroną danych osobowych. Nie oznacza to jednak, że można wyznaczyć dowolną osobę do pełnienia funkcji inspektora. O tym, że inspektor ochrony danych jest wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, wiedzy fachowej z ochrony danych, to zapewne wiecie. Ale o tym czy członek zarządu może być inspektorem ochrony danych to już nie jest takie oczywiste.
Zgodnie z Wytycznymi Grupy Roboczej art. 29, inspektorem ochrony danych nie może być osoba pozostająca w „konflikcie interesów”. I zgodnie z tymi Wytycznymi, co do zasady, za powodujące konflikt interesów uważane będą stanowiska kierownicze. Na przykład: dyrektor generalny, dyrektor ds. operacyjnych, dyrektor finansowy, dyrektor ds. medycznych, kierownik działu marketingu, kierownik działu HR, kierownik działu IT. Takim stanowiskiem kierowniczym będzie pełnienie funkcji członka zarządu, bez względu na sposób wynagradzania czy zatrudnienia takiego członka zarządu.
Odpowiadając zatem na pytanie Czytelnika. Moim zdaniem członek zarządu nie może być inspektorem ochrony danych w spółce z o.o.
Powinno być o RODO. W końcu to bardzo popularny ostatnio temat. Ale po kilkunastu godzinach pracy z RODO, nie jestem w stanie już nic więcej w tym temacie zrobić. Wobec tego dzisiaj Zbliżające się terminy do zapamiętania. Czyli o terminach, o których jako członkowie zarządu musicie pamiętać.
Zbliżające się terminy do zapamiętania
Jak zapewne zauważyliście powoli maj zbliża się ku końcowi. A to oznacza, że jeśli rok obrotowy Waszej spółki z o.o. jest równy rokowi kalendarzowemu to przed Wami trochę wyzwań i terminów do zapamiętania.
Zacznijmy wobec tego od sprawozdania finansowego, które zgodnie z przepisami powinno już być gotowe. Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień kończący rok obrotowy jednostki, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku spółek z o.o., których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, tym terminem był 31 marca 2018 r.
Zwołanie zwyczajnego zgromadzenie wspólników
Sprawozdanie finansowe, które zakładam że macie już gotowe, musi zostać zatwierdzone przez zwyczajne zgromadzenie wspólników. Również przy założeniu, że rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ostatecznym terminem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2017 r. jest 30 czerwca 2018 r. A to oznacza, że najpóźniej na dzień 30 czerwca 2018 r. musicie zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników. O obowiązku zwołania zwyczajnego zgromadzenia już pisałam.
Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być przynajmniej:
rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty,
udzielenie członkom organów spółki absolutorium.
Z obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników spiszcie protokół wraz z uchwałami podjętymi na zgromadzeniu.
Złożenie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego
Co robicie jak już macie gotowe sprawozdanie finansowe i protokół ze zwyczajnego zgromadzenia wspólników?
Otóż, w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania przez zgromadzenie wspólników jesteście zobowiązani do przekazania tego sprawozdania do urzędu skarbowego. Fiskus powinien otrzymać od Was sprawozdanie finansowe, uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego (o ile podlegało ono obowiązkowi badania). Możecie zatem złożyć wyciąg z protokołu zwyczajnego zgromadzenia wraz z uchwałą zatwierdzającą sprawozdanie finansowe lub złożyć cały protokół.
Zatem jeśli czekaliście na ostatni moment ze zwołaniem zgromadzenia, najpóźniej komplet dokumentów powinien trafić do organów podatkowych w dniu 10 lipca 2018 r.
Złożenie sprawozdania finansowego do KRS
Od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego biegnie także termin do złożenia sprawozdania finansowego do KRS. W tym wypadku termin wynosi 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Zatem jeśli zwyczajne zgromadzenie miało miejsce 30 czerwca 2018 r., najpóźniej zatwierdzone sprawozdanie finansowe powinno trafić do KRS w dniu 15 lipca 2018 r.
Do sprawozdania finansowego dodatkowo załączacie opinię biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie podlegało badaniu), sprawozdanie z działalności oraz uchwałę o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty. Tak jak w przypadku dokumentów składanych do urzędu skarbowego, możecie złożyć wyciąg z protokołu zwyczajnego zgromadzenia wraz z wymaganymi uchwałami lub złożyć cały protokół, co jest najczęściej praktykowane.
Od 15 marca 2018 r. dokumenty te można przesyłać do KRS wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. System ten umożliwia bezpłatne zgłoszenie sprawozdania bezpośrednio do repozytorium dokumentów finansowych.
Wyjątkowo w okresie przejściowym sprawozdania finansowe wraz z innymi dokumentami za 2017 r. można przesyłać w formie skanu. Okres ten trwa do dnia 30 września 2018 r. Aby skorzystać z tej możliwości, należy sporządzić dokumenty tradycyjnie, podpisać, a następnie zeskanować. Następnie stworzony dokument należy podpisać bezpiecznym podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentowania spółki z o.o.
Ważne terminy – podsumowanie
Zakładając, że czekacie ze wszystkim na ostatnią chwilę, musicie pamiętać, że:
do dnia 30 czerwca musicie doprowadzić do tego, aby odbyło się zwyczajne zgromadzenie wspólników
10 lipca to ostatni dzień na złożenie kompletu dokumentów do urzędu skarbowego
do dnia 15 lipca składacie elektronicznie komplet dokumentów do KRS
I to byłoby na tyle. Wcale nie jest tego dużo i na pewno dacie sobie radę.
Czas na RODO w spółce z o.o. Zapraszam więc do lektury.
Dnia 25 maja 2018 roku we wszystkich krajach należących do Unii Europejskiej zacznie być stosowane Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, czyli znane wszystkim RODO czy ogólne rozporządzenie o ochronie danych. RODO zastąpi obowiązującą dotychczas ustawę z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
Zwykli ludzie raczej nie odczują zmian związanych z RODO. A jeśli już, to w niewielkim stopniu. Jednakże dla spółek z o.o. RODO stanowi spore wyzwanie, zmuszając większość to wprowadzenia sporych zmian. I niestety wynika to głównie z tego, że do tej pory nie bardzo przejmowali się ochroną danych osobowych, a perspektywa kontroli jakoś nieszczególnie mobilizowała do wprowadzenia ochrony danych. A RODO zmienia podejście do ochrony danych i w pewien sposób wymusza na firmach wprowadzenie rozwiązań, które staną się stałym elementem ich kultury organizacyjnej. RODO jest też doskonałą okazją, by uporządkować wszystkie procesy w spółkach, nie tylko związane z ochroną danych osobowych.
RODO w spółce z o.o.
W spółce z o.o. obowiązek wdrożenie RODO ciąży na członkach zarządu. Za niewdrożenie lub nieprawidłowe wdrożenie RODO odpowiada zarząd. Wobec tego to zarząd spółki z o.o. powinien podjąć działania zmierzające do wdrożenia regulacji przewidzianych w RODO.
Zarząd w spółce z o.o. jest również odpowiedzialny za naruszenia w zakresie ochrony danych osobowych. Sprawia to, że wszelkie kary wprowadzone RODO za naruszenie obowiązków ochrony danych to niestety problem członków zarządu. Szczególnie w przypadku, w który spółka z o.o. nie udźwignie ciężaru finansowego kary.
Ale właściwie nie o karach chciałam pisać. Nie zamierzam nikogo straszyć, ale zalecam przyjrzeć temu co dzieje się w spółce z o.o. i na spokojnie postarać się ją przygotować pod kątem ochrony danych osobowych. A jeśli zastanawiasz się czy Twoją spółkę z o.o. dotyczy RODO, to mogę tylko podpowiedzieć, że nie znam spółki z o.o. której RODO nie dotyczy. Różnica jest tylko w ilości przetwarzanych danych osobowych, ale co do zasady dotyczy to wszystkich spółek.
Kiedy zaczynamy stosować RODO?
RODO weszło w życie w dniu 25 maja 2016 r., a zacznie być stosowane od dnia 25 maja 2018 r. Do tego dnia wszystkie podmioty, które podlegają RODO, winny przestrzegać przepisów RODO. Nie przewidziano już żadnego dodatkowego okresu przejściowego.
Od czego zacząć?
Administratorem danych osobowych jest spółka z o.o. Na początek zaczynacie od audytu aktualnego stanu ochrony danych osobowych w spółce. Audyt pozwoli zidentyfikować zakres danych osobowych przetwarzanych przez spółkę, sposoby ich pozyskiwania, ich rodzaje oraz podstawy przetwarzania i przekazywania danych. Ponadto pozwoli dokonać oceny potencjalnych zagrożeń dla danych osobowych. Z kolei wnioski z audytu pozwolą na dokonanie wdrożenia dedykowanego odpowiednio do potrzeb spółki.
Dopiero po tym etapie możemy rozważyć wzięcie udziału w szkoleniu. Nie zachęcam do brania udziału w ogólnym szkoleniu z RODO. Z doświadczenia wiem, że szkolenie niewiele daje, a zdecydowana większość uczestników szkolenia dalej nie jest w stanie zrozumieć o co w ochronie danych osobowych w oparciu o RODO naprawdę chodzi. Aby szkolenie odniosło oczekiwany skutek, powinno być szkoleniem dedykowanym do rodzaju działalności przez spółkę prowadzonej. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe to powinno to być szkolenie dedykowane dla biur rachunkowych. Jeśli z kolei prowadzisz przychodnię lekarską i masz do czynienia ze danymi osobowymi wymagającej szczególnej ochrony, tak więc szkolenie powinno być dedykowane do prowadzenia działalności leczniczej. Moim zdaniem nie ma jednego szkolenia, które byłyby odpowiednie dla wszystkich.
RODO to zmiana podejścia
Chciałabym, abyś pamiętał, że RODO to zmiana podejścia do ochrony danych osobowych. I nie chodzi wcale jedynie o przygotowanie dokumentacji i udział w szkoleniach. RODO zresztą nie określa jakie konkretne dokumenty należy wdrożyć, w jakich szkoleniach wziąć udział czy jaki certyfikat wykupić. Ochrona danych osobowych ma być trwałym procesem, weryfikowanym i aktualizowanym w spółce z o.o.
Ciężar wyboru tego jakie działania będą adekwatne do możliwych zagrożeń dla ochrony danych osobowych RODO przenosi na administratorów danych osobowych, a więc w przypadku spółek z o.o. jako administratorów na zarząd. Dla Ciebie jako członka zarządu oznacza to, że musisz dokonać wdrożenia RODO tak, aby w razie ewentualnej kontroli móc wykazać, że spółka prawidłowo chroni dane osobowe. Zrób to koniecznie, nie tylko w obawie przed kontrolą i wysokimi karami, a przede wszystkim po to, aby zadbać rzeczywiście o ochronę danych osobowych w spółce, a w rezultacie o wizerunek i zaufanie Twoich klientów.
Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych... [Więcej]
Szukaj na blogu
Postaw kawę
Zatwierdzenie roku obrotowego w Spółce z o.o. – Poradnik
