Zarząd w spółce z o.o.

Aneta Kułakowska

radca prawny

Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych.
[Więcej >>>]

Sklep z ebookami

Adresy osób uprawnionych do powołania zarządu

Aneta Kułakowska27 kwietnia 201816 komentarzy

Witam Was w słoneczny piątek! Perspektywa długiego weekendu i majowej pogody dodaje Wam mnóstwo sił i energii do działania. Zapewne tylko czekacie na mój nowy wpis Adresy osób uprawnionych do powołania zarządu. Cieszę się nie tylko zbliżającym się długim weekendem. I choć nie będzie to czas całkowicie wolny od pracy, a także mijającym bardzo dobrym miesiącem. Zdążyłam wykonać wszystkie terminowe zadania, a teraz siedzę w kawiarni posilona kanapką z pasztetem vege pisząc dla Was dzisiejszego posta.

Wiem, że wielkimi krokami zbliża się 25 maja 2018 r. – rozpoczęcie obowiązywania RODO, więc wypadałoby o tym napisać z perspektywy członków zarządu spółek z o.o. i zapewniam, że taki wpis pojawi się w maju. Mnie również nie ominęło szaleństwo RODO i staram się dzielnie wspierać w tych przygotowaniach swoich Klientów. Jednak dzisiaj nie o RODO. Zainspirowana mailami Czytelników opowiem Wam o adresach osób uprawnionych do powołania zarządu. Zauważyłam, że wpisy dotyczące zmian w przepisach, które weszły w życie 15 marca cieszą się sporym zainteresowaniem, a to oznacza że jest to tematyka ważna dla Czytelników i zapewne wymaga doprecyzowania.

Adresy osób uprawnionych do powołania zarządu

Najnowsza nowelizacja ustawy o KRS wprowadziła sporo zmian, które wpłynęły na funkcjonowanie oraz na obowiązki spółek z o.o.

Nie chodzi mi wyłącznie o elektronizację postępowań rejestrowych, które mają usprawnić działanie KRS. Kolejnym novum i ważną zmianą z punktu widzenia spółek z o.o. jest obowiązek określony w art. 19a ust. 5d ustawy o KRS, czyli wprowadzenie obowiązku złożenia listy osób uprawnionych do powołania zarządu i jej aktualizacji.

Spółki z o.o. mają obowiązek złożyć taką listę przy pierwszym wniosku składanym do KRS, jednakże nie później niż 18 miesięcy od momentu wejścia w życie zmian. Dodany zmianą przepisów art. 139 § 3¹ k.p.c. spowodował, że KRS w razie niemożności doręczenia pisma pozostawia je w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że inny adres do doręczeń lub miejsce zamieszkania i adres są sądowi znane.

art. 19a ust. 5d ustawy o KRS

Do zgłoszenia spółki kapitałowej do Rejestru należy dołączyć listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. W przypadku gdy wspólnikiem jest osoba prawna, należy podać imiona i nazwiska oraz adresy do doręczeń członków organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby prawnej. Każdorazową zmianę tych osób oraz danych tych osób należy zgłosić sądowi rejestrowemu, przedkładając nową listę. Przepisy ust. 5a–5c stosuje się odpowiednio.

Środki przymuszające do wyboru zarządu

Co w takim razie KRS będzie mógł zrobić w przypadku stwierdzenia braku zarządu lub braków w składzie zarządu uniemożliwiających reprezentację spółki z o.o.?

KRS będzie miał możliwość wezwania osób uprawnionych do powołania zarządu do wykazania, że zarząd został powołany albo iż braki w jego składzie zostały usunięte. Osoby uprawnione będą miały w wyznaczonym terminie możliwość usunięcia uchybień bez ponoszenia jakichkolwiek konsekwencji. W przypadku wykonania nałożonego zobowiązania, sąd umorzy postępowanie. Z kolei w przypadku niewykonania obowiązku w terminie, sąd nałoży na zobowiązanych grzywnę przewidzianą w k.p.c., którą będzie mógł ponawiać.

Lista osób uprawnionych do powoływania zarządu spółki z o.o.

Poniżej w wielkim skrócie informacje, o których pamiętajcie.

Rejestrując spółkę lub dokonując zmian w KRS musicie dołączyć listę osób uprawnionych do powołania zarządu (imiona, nazwiska, adres do doręczeń).
Jeśli wspólnikiem spółki jest osoba prawna wskazujecie ponadto imiona, nazwiska i adresy do doręczeń członków organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby prawne.
W przypadku jakiejkolwiek zmiany danych osób uprawnionych, składacie do KRS nową listę.
Zgłoszenie zmian poprzez złożenie nowej listy jest wolne od opłat sądowych.

Wzór listy osób uprawnionych do powoływania zarządu

Poniżej zamieszczam przykładowy wzór listy osób uprawnionych do powoływania zarządu. Wzór nie dotyczy wspólników spółki. Choc to oni w większości spółek są osobami uprawnionymi do powołania zarządu działając jako zgromadzenia wspólników. Tym razem to uprawnienie będzie miał inny organ spółki z o.o. – rada nadzorcza. Oczywiście dotyczy to spółek, w których rada nadzorcza została powołana.

Warszawa, dnia ……………… r.

Lista osób uprawnionych do powoływania zarządu

w spółce pod firmą ……… spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

z siedzibą w ……………..

Organem uprawnionym do powołania zarządu jest Rada Nadzorcza Spółki, w skład której wchodzą następujący członkowie:

…………, adres do doręczeń:………………………
…………..: adres do doręczeń: ……………………
………………, adres do doręczeń: ……………………..

Podpisy członków zarządu

Liczę, że wpis rozwiał Wasze wątpliwości w tym zakresie. Zapraszam do komentowania i dzielenia się swoimi doświadczeniami w tym zakresie.

*********************************

Zapraszam Was do zapoznania się z innymi wpisami:

Obowiązek zarządu sporządzania sprawozdań finansowych

Wzór podpisu członka zarządu

Członek zarządu bez numeru pesel

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o.

Nieformalne zwołanie zgromadzenia wspólników

Aneta Kułakowska25 kwietnia 2018Komentarze (0)

Dzisiaj tematem swojego wpisu uczyniłam nieformalne zwoływanie zgromadzeń wspólników. Rzeczywiście miałam w planach taki wpis, ale lista tematów na wpisy z dnia na dzień rośnie, więc pewnie nie pojawiłby się tak szybko, gdyby nie mail Klientki.

Klientka jest członkiem zarządu oraz jednym z wielu wspólników w spółce z o.o. założonej w ubiegłym roku. I jest to Jej pierwsze doświadczenie ze spółką z o.o., więc wciąż się uczy ją prowadzić.

Poniżej treść maila. Kilka zdań pominęłam, ponieważ dotyczą naszej współpracy przy organizacji zgromadzenia, a nie są istotne dla przedstawienia problemu.

Pani Mecenas, ja jak zwykle z pytaniami. Wielkimi krokami zbliża się termin zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników i jak Pani wie będzie to nasze pierwsze zgromadzenie w spółce. Jesteśmy zgranym zespołem i wszyscy wspólnicy większość roboczego tygodnia pracują razem w biurze. Czy w takiej sytuacji muszę mimo wszystko przygotować oficjalne pisma informujące o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia i wysłać je listami poleconymi z odpowiednim wyprzedzeniem?

Jeśli pierwszy rok działalności swojej spółki z o.o. macie za sobą to zapewne wiecie, że poza formalnym trybem zwoływania zgromadzeń wspólników, istnieje możliwość nieformalnego zwołania zgromadzenia wspólników.

Nieformalne zwołanie zgromadzenia wspólników

Członkom zarządów, szczególnie w mniejszych spółkach, znany jest nieformalny sposób zwołania zgromadzenia wspólników. Taką sposobność daje im art. 240 k.s.h., dzięki któremu szczególnie spółki rodzinne czy spółki o małej liczbie wspólników mogą w uproszczony sposób doprowadzić do zwołania zgromadzenia wspólników.

Art. 240 k.s.h.

Uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Sytuacja, o której mowa w przepisie dotyczy podejmowania uchwał, gdy zgromadzenie wspólników w ogóle nie zostało w sposób formalny zwołane. Sami widzicie, że zapis artykułu nie jest długi, a jakie stwarza możliwości. Należy tylko pamiętać o spełnieniu kilku warunków. Tym najważniejszym jest reprezentacja całego kapitału zakładowego spółki.

Warunkiem zdolności do podejmowania uchwał przez zgromadzenie, które odbywa się bez formalnego zwołania, jest brak sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub poszczególnych punktów porządku obrad. Jeżeli został zgłoszony chociażby jeden sprzeciw dotyczący odbycia zgromadzenia, traci ono zdolność do podejmowania uchwał. Natomiast sprzeciw zgłoszony tylko do poszczególnej sprawy oznacza, że ta sprawa nie może być głosowana, a tylko pozostałe objęte porządkiem obrad.

Reasumując, aby można było podejmować ważne uchwały, nikt z obecnych nie może sprzeciwić się faktowi odbycia zgromadzenia ani porządkowi obrad. Sam porządek obrad może być zaproponowany przed zgromadzeniem lub na zgromadzeniu, a następnie na zgromadzeniu zmieniony zgodnie z wolą wspólników na nim obecnych.

Zwołać nieformalnie czyli jak?

Nieformalne zgromadzenie wspólników ma te dodatkowe zalety, że zwołujecie je w terminie krótszym niż wymagane dwa tygodnie. Ponadto w innej niż wymagana formie.

W przepisie brak przykładowego katalogu możliwości nieformalnego zwołania zgromadzenia wspólników. A to oznacza, że to od naszej inwencji zależy jak to zrobimy. Możecie zdecydować o odbyciu zgromadzenia wspólników podczas spotkania, na którym są wszyscy wspólnicy lub cały kapitał jest reprezentowany. Pamiętajcie, że ważność takiego zgromadzenie nie jest uzależniona od osobistej obecności każdego wspólnika. W grę wchodzi również jego reprezentacja przez pełnomocnika.

Jak jeszcze inaczej możecie tego dokonać? Telefonicznie, sms-em, mailowo, faxem lub ustnie osobiście.

Nieformalne zwołanie w jednoosobowej spółce z o.o.

Zapewne domyślacie się, że regulacja dotycząca nieformalnego zwołania zgromadzenia to wręcz idealne rozwiązanie w przypadku spółek z o.o. jednoosobowych. Wspólnik może w każdej chwili odbyć zgromadzenie wspólników z wykorzystaniem przywołanego wyżej przepisu. Zresztą trudno sobie wyobrazić sytuację, że jedyny wspólnik decyduje się na odbycie zgromadzenia. A potem sam się sobie sprzeciwia co do jego odbycia czy porządku obrad.

Jak sami widzicie, nie w każdej spółce z o.o. członkowie zarządu muszą zwoływać zgromadzenie wspólników listownie. Art. 240 k.s.h. jest pewnym odstępstwem od zasad. Wobec tego, aby nie narazić się na nieważność uchwał musicie trzymać się wymagań w nim określonych.

************************************

Zapraszam Was również do zapoznania się z innymi wpisami:

Obowiązek zarządu zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników

Absolutorium w jednoosobowych spółkach z o.o.

Absolutorium dla prokurenta

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o.

Absolutorium dla prokurenta

Aneta Kułakowska24 kwietnia 2018Komentarze (0)

Nie taki wpis planowałam umieścić dzisiaj na blogu. Po przerwie lunchowej, aby przedłużyć sobie chwilę spokoju planowałam wstawić nowy post o nieformalnym zwoływaniu zgromadzeń wspólników, kiedy moim oczom ukazał się mail z zapytaniem:

Czy udzielenie absolutorium prokurentowi odbywa się na tej samej zasadzie co członkom zarządu? Czy mogę wykorzystać przykładowy wzór zamieszczony przez Panią we wpisie o udzieleniu absolutorium zarządowi spółki z o.o.?

Tego było za wiele. I wiedziałam, że zaraz napiszę o absolutorium dla prokurenta. Od lat edukuję swoich Klientów i staram się wpoić pewne podstawowe zasady, tak aby mieli świadomość obowiązków związanych z działalnością spółki z o.o. To też zresztą stało się przyczynkiem do powstania bloga. Mogę w nim dzielić się wiedzą i jeśli zachodzi potrzeba to skierować na blog w celu uzyskania informacji.

Pytanie, które wpłynęło na maila nie było pierwszym dotyczącym absolutorium dla prokurenta. I choć mail pochodzi od Czytelniczki bloga, a nie Klienta, od lat w okolicach maja i czerwca, podobne pytania powracają jak bumerang. Wcześniej nie prowadziłam bloga, więc cierpliwie odpowiadałam na pytania. Dzisiaj już nie muszę. Mam w końcu blog, stąd ten wpis zamiast pisania kolejnych maili.

Absolutorium dla prokurenta

Zapytacie zatem:

Jak to jest w końcu z udzieleniem absolutorium dla prokurenta spółki z o.o.?

Otóż, udzielenie absolutorium z wykonania obowiązków w zakończonym roku obrotowym dotyczy wyłącznie organów spółki z o.o. A prokurent nie jest organem spółki, tylko szczególnym rodzajem pełnomocnika. Na bogu pojawił się zresztą wpis, który wyjaśnia instytucję prokury.

Absolutorium udziela się członkom organów spółki z o.o. za ostatni rok obrotowy. Dotyczy to zarówno aktualnych, jak i przeszłych członków organów z ostatniego roku obrotowego. W przypadku spółki z o.o. udzielenie absolutorium dotyczyć będzie członków zarządu oraz członków rady nadzorczej i komisji rewizyjnej, jeśli takie funkcjonują w spółce.

Prokurent nie jest organem spółki z o.o. Wobec tego prokurentowi nie udziela się absolutorium z wykonania obowiązków na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników.

Liczę że tym razem raz na zawsze wyjaśniłam kwestię udzielania absolutorium prokurentowi.

******************************************

Zapraszam Was na stronę moich poprzednich wpisów:

Udzielenie absolutorium zarządowi spółki z o.o.

Absolutorium w jednoosobowych spółkach z o.o.

Wzór uchwały o powołaniu członka zarządu spółki z o.o.

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o.

Absolutorium w jednoosobowych spółkach z o.o.

Aneta Kułakowska19 kwietnia 20186 komentarzy

Jak powinno wyglądać udzielenie absolutorium w jednoosobowych spółkach z o.o., w których jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu?

Po ostatnim moim wpisie o udzieleniu absolutorium zarządowi spółki z o.o. otrzymałam sporo maili z pytaniami. Dzisiaj postaram się odpowiedzieć na jedno z najczęściej pojawiających się pytań.

Wiecie już, że absolutorium jest pewnego rodzaju akceptacją działalności członków zarządu wyrażoną przez wspólników. Zatem udzielenie absolutorium stanowi zatwierdzenie sposobu sprawowania funkcji i podejmowanych działań przez członków zarządu spółki z o.o. w poprzednim roku obrotowym.

Absolutorium w jednoosobowych spółkach z o.o.

W przypadku tych spółek musimy rozróżnić trzy sytuacje. Pierwsza, kiedy jedyny wspólnik nie jest jednocześnie członkiem zarządu. Druga, kiedy jedyny wspólnik spółki z o.o. jest jednocześnie członkiem wieloosobowego zarządu. Z kolei trzecia, kiedy jedyny wspólnik spółki z o.o. jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu.

W pierwszym przypadku, kiedy jedyny wspólnik nie jest jednocześnie członkiem zarządu, nie widzę żadnego problemu z głosowaniem jedynego wspólnika nad uchwałą o udzielenie absolutorium. Nie ma w tym przypadku wyłączenia, bowiem nie zachodzi tożsamość wspólnika i członka zarządu.

W drugim przypadku, jedyny wspólnik jest wyłączony od głosowania nad udzieleniem absolutorium samemu sobie jako członkowi zarządu. Wobec czego faktycznie do głosowania nie dochodzi. Jednakże nie ma żadnych przeszkód, aby podjął uchwałę o udzieleniu absolutorium pozostałym członkom zarządu. Wspólnik, który jest członkiem zarządu nie jest wyłączony od głosowania nad powzięciem uchwał w przedmiocie udzielenia absolutorium pozostałym członkom zarządu.

Absolutorium w spółkach z o.o. kiedy jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu

Ostatni przypadek, kiedy jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu budzi najwięcej wątpliwości.

W myśl art. 244 k.s.h. należałoby przyjąć, iż nie będzie możliwe udzielenie absolutorium w sytuacji, gdy w spółce jednoosobowej jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu.

Wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką.

Wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium. Powyżej wskazany przepis pozbawia wspólnika prawa głosu w przedmiocie udzielenia mu absolutorium. Prowadzi to do sytuacji, kiedy w spółce jednoosobowej, której wspólnik jest zarazem członkiem zarządu nie podejmuje się uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

************************************

Zapraszam do zapoznania się poprzednimi wpisami:

Obowiązek zarządu zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników

Udzielenie absolutorium zarządowi spółki z o.o.

Wzór uchwały o powołaniu członka zarządu spółki z o.o.

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o.

Udzielenie absolutorium zarządowi spółki z o.o.

Aneta Kułakowska17 kwietnia 201817 komentarzy

Dzisiaj opowiem w kilku zdaniach o udzieleniu absolutorium zarządowi spółki z o.o. Po ostatnim wpisie dotyczącym obowiązku zwołania zwyczajnego zgromadzenia dostałam od Czytelników bloga sporo pytań dotyczących uchwał podejmowanych na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Postanowiłam dzisiaj rozprawić się z pytaniami Pani Małgorzaty, które brzmiały mniej więcej tak:

Pani mecenas, jak powinno wyglądać udzielenie członkom zarządu absolutorium na zgromadzeniu? Czy są jakieś wymogi prawne co do uchwały? jakaś minimalna wymagana treść uchwały?

Poniżej postaram się rozwiać wątpliwości mojej Czytelniczki.

Udzielenie absolutorium zarządowi spółki z o.o.

Dla tych, którzy jeszcze nie wiedzą wypadałoby napisać, czym właściwie jest absolutorium z wykonania obowiązków. Powiedziałabym, że to coś w rodzaju akceptacji przez wspólników działań członków zarządu podejmowanych w zakończonych roku obrotowym. Dotyczy ono wszystkich członków zarządu, którzy pełnili funkcję w zarządzie w roku obrotowym, nawet jeśli podczas udzielania absolutorium już jej nie pełnią.

Zapytacie, no to jak to jest w końcu z tym absolutorium? Pani Małgorzata napisała:

Trochę poczytałam i mam mnóstwo wątpliwości. Niektórzy twierdzą, że można jedną uchwałą udzielić absolutorium wszystkim członkom zarządu albo zarządowi jako organowi, a inni że każdemu członkowi zarządu należy udzielić absolutorium oddzielną uchwałą. Jak to zrobić prawidłowo?

Zasadą powinno być indywidualne udzielanie absolutorium poszczególnym członkom zarządu. Zgromadzenie wspólników podejmując uchwałę powinno ocenić działalność każdego członka z osobna w roku obrotowym. A więc jedna uchwała o udzieleniu absolutorium dla jednego członka zarządu. Należy brać pod uwagę, iż niewykluczone bowiem jest, iż części członkom zarządu wspólnicy udzielą absolutorium, a części nie. W końcu do wspólników należy decyzja.

Podjęcie uchwały o udzieleniu absolutorium członkowi zarządu

Co do samej treści uchwały o udzieleniu absolutorium, to uchwała powinna być sformułowana pozytywnie. Oznacza to, iż wspólnicy powinni głosować nad wnioskiem o powzięcie uchwały za udzieleniem absolutorium członkowi zarządu, a nie nad wnioskiem przeciwko udzieleniu absolutorium. Brak wymaganej większości głosów za udzieleniem absolutorium oznacza odmowę jego udzielenia.

Poniżej przykładowa treść uchwały:

Zgodnie z art. 231 §2 pkt 3 k.s.h. Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników Spółki pod firmą ABCD spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie udziela Janowi Nowakowi, Prezesowi Zarządu, absolutorium z wykonania przez niego obowiązków w roku obrotowym 2017, to jest od dnia 01.01.2017 r. do dnia 31.12.2017 r.

Uchwała w przedmiocie udzielenia absolutorium wymaga głosowania w trybie tajnym. Oczywiście poza spółką z o.o. jednoosobową, w której jest to praktycznie niemożliwe do wykonania.

Wyłączenie wspólnika od głosowania

Musicie pamiętać, iż może zdarzyć się tak, że nie wszyscy wspólnicy będę mogli głosować nad podjęciem uchwały o udzieleniu absolutorium. Wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

Oznacza to, że jeśli jesteś jednocześnie wspólnikiem i członkiem zarządu spółki z o.o. to podczas głosowania wspólników nad udzieleniem Tobie absolutorium, jesteś wyłączony od głosowania.

Temat zwyczajnego zgromadzenia wspólników powróci jeszcze w kolejnych wpisach. Zapraszam do śledzenia bloga.

Jeśli macie wątpliwości i potrzebujesz konsultacji prawnej zapraszam do kontaktu mailowego.

*************************

Zapraszam do zapoznania się poprzednimi wpisami:

Obowiązek zarządu zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników

Kto może być członkiem zarządu spółki z o.o.

Mandat a kadencja członka zarządu w spółce z o.o.

Absolutorium w jednoosobowych spółkach z o.o.

Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z o.o.

← Poprzednie wpisy

Następne wpisy →