Temat sprawozdań finansowych to gorący temat w marcu i nie tylko. Zwykle intensywnie żyje do czerwca. I co roku widzę ten sam schemat: „jeszcze jest czas”, „ogarniemy później”… a potem robi się nerwowo, bo zaległości rosną. Czasem za jeden rok, a czasem za kilka.

Dlatego dziś przejdziemy przez temat spokojnie, po ludzku i bez zbędnego spinania się, tak żebyście wiedzieli, co zrobić i kiedy, żeby mieć to z głowy.

Sporządzenie sprawozdania finansowego za 2025 rok

Zacznijmy od podstaw.

Waszym obowiązkiem jako zarządu jest sporządzenie (albo dopilnowanie sporządzenia) sprawozdania finansowego za zakończony rok obrotowy. Jeżeli macie rok obrotowy pokrywający się z kalendarzowym to sprawozdanie za 2025 rok sporządzacie do 31 marca 2026 roku. To nie jest termin „orientacyjny”. To ustawowe 3 miesiące od końca roku obrotowego.

Ważna rzecz: Umowa spółki może ten termin skrócić, ale nigdy wydłużyć.
Dlatego warto zerknąć do umowy spółki i sprawdzić jak to jest u Was faktycznie, a nie jak się domyślacie, że jest.

Forma elektroniczna

Tutaj nie macie wyboru. Sprawozdanie finansowe sporządzacie wyłącznie elektronicznie w formacie XML zgodnym ze strukturą Ministerstwa Finansów.

PDF, Word, Excel możecie sobie zrobić pomocniczo, ale oficjalne sprawozdanie to XML.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?

Standardowo:

1. osoba prowadząca księgi, czyli Wasza księgowa/ księgowy
2. wszyscy członkowie zarządu

Ale jest też opcja „lżejsza”: sprawozdanie może podpisać jeden członek zarządu,
ale wówczas pozostali muszą dorzucić oświadczenia, że wszystko jest w porządku. A będąc bardziej precyzyjną, sporządzają oświadczenia, że sprawozdanie zostało sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Kolejność podpisów

Tu często pojawiają się błędy. Prawidłowa kolejność jest taka:

1. najpierw podpisuje osoba prowadząca księgi
2. potem podpisuje zarząd

I teraz ważny szczegół: data pierwszego podpisu to data sporządzenia sprawozdania finansowego, czyli nie kombinujcie z „cofniemy datę”. System i tak to pokaże.

A co, jeśli ktoś z zarządu nie podpisuje?

Są dwie sytuacje:

• członek zarządu nie podpisuje, ale się zgadza – składa oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości
• członek zarządu odmawia podpisu – też składa oświadczenie, ale z uzasadnieniem przyczyny odmowy

Pamiętajcie, że w obu przypadkach te dokumenty dołączacie do sprawozdania.

Za jaki okres robicie sprawozdanie?

Najczęściej sporządzicie sprawozdania finansowe za okres od 1 stycznia 2025 do 31 grudnia 2025.

Ale są wyjątki, np.:

• pierwszy rok działalności
• likwidacja
• przekształcenie / połączenie / podział
• zawieszenie działalności

Uproszczenia dla mikro i małych

Wiele spółek z o.o. korzysta z uproszczeń i bardzo dobrze, bo to realnie ułatwia życie.

Ale tu jest jeden często pomijany temat: musicie mieć uchwałę zgromadzenia wspólników

Samo spełnianie progów NIE wystarcza.

To działa tak:

• spełniacie warunki → możecie korzystać z uproszczeń
• ale dopiero uchwała → pozwala faktycznie je stosować

Bez uchwały mogą się pojawić wątpliwości, czy sprawozdanie jest poprawne.

Nowe przepisy na 2025 rok

I teraz coś, co naprawdę warto zapamiętać: przy sprawozdaniu za 2025 rok trzeba zweryfikować uchwałę o uproszczeniach. Jeżeli macie starą uchwałę sprzed lat i nie była podejmowana według aktualnych przepisów to najbezpieczniej podjąć nową uchwałę. I to Wam rekomenduję.

Najlepiej zrobić to przed sporządzeniem sprawozdania i mieć temat zamknięty.

Podsumowanie

Na koniec do zapamiętania:

– sporządzacie sprawozdanie za 2025 do 31 marca 2026, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym
– sporządzacie sprawozdanie w XML
– pilnujecie kolejności podpisów (księgowa → zarząd)
– zbieracie oświadczenia, jeśli ktoś z zarządu nie podpisuje sprawozdania
– podejmujecie uchwałę, jeśli korzystacie z uproszczeń i najlepiej nową po zmianie przepisów

Jeśli podejdziecie do tego tematu na spokojnie i z checklistą w ręku, to naprawdę da się to ogarnąć bez stresu i bez „gaszenia pożarów” na ostatnią chwilę.

A to w prowadzeniu spółki jest bezcenne.

***

#autopromocja #markawłasna

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami.

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Czy zawieszona spółka z o.o. musi zrobić sprawozdanie finansowe za 2025 rok?

Automatyczne wznowienie działalności spółki z o.o. w KRS

Dopłaty w spółce z o.o. – co zarząd powinien wiedzieć, zanim po nie sięgnie

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.