Dzisiaj temat, który wraca każdego roku jak bumerang. W tym wpisie odpowiadam na pytanie: czy zawieszenie działalności oznacza brak obowiązków sprawozdawczych. Otóż, nie zawsze. Sprawdźcie, kiedy możecie odetchnąć, a kiedy jednak musicie przygotować sprawozdanie finansowe.

Czy zawieszona spółka z o.o. musi zrobić sprawozdanie finansowe za 2025 rok?

Wyobraźcie sobie taką sytuację.

Spółka z o.o. była zawieszona w 2025 roku przez cały rok obrotowy.
Nie prowadziła działalności, nie wystawiała faktur, nie generowała przychodów.

I pojawia się pytanie: czy taka spółka z o.o. musi sporządzić sprawozdanie finansowe za 2025 rok?

Wiele osób zakłada, że skoro działalność jest zawieszona, to obowiązki sprawozdawcze po prostu znikają. No i tutaj pojawia się haczyk. W praktyce nie do końca tak jest. Już wyjaśniam dlaczego.

Kiedy powstaje obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego?

Zacznijmy od podstaw.

Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, czyli na koniec roku obrotowego. W większości spółek z o.o. rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, czyli księgi otwieramy 1 stycznia, zamykamy 31 grudnia i właśnie na ten dzień przygotowujemy sprawozdanie. Dlatego nawet, jeśli spółka jest zawieszona, kluczowe pytanie brzmi: czy trzeba zamknąć księgi rachunkowe na koniec roku?

Bo jeśli tak, to automatycznie pojawia się obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego.

Kiedy można nie zamykać ksiąg rachunkowych?

Na szczęście ustawodawca przewidział wyjątek. Zgodnie z ustawą o rachunkowości spółka może odstąpić od zamknięcia ksiąg rachunkowych, jeśli spełni wszystkie poniższe warunki:

• działalność była zawieszona przez cały rok (od 1 stycznia do 31 grudnia)
• w tym czasie nie było żadnych zdarzeń finansowych ani majątkowych
• spółka nie dokonywała amortyzacji ani umorzeń.

Jeśli wszystko się zgadza możesz skorzystać z uproszczenia.

A to oznacza, że nie musicie sporządzać sprawozdania finansowego, a także nie musicie sporządzać sprawozdania z działalności

Brzmi dobrze? Tak, ale w praktyce rzadko się udaje spełnić wszystkie warunki.

Kiedy sprawozdanie finansowe trzeba zrobić?

No właśnie w praktyce większość spółek wpada w obowiązek sprawozdawczy.

Dlaczego? Bo nawet przy zawieszeniu często pojawiają się drobne operacje, np.:

• opłaty bankowe
• odsetki na rachunku
• koszty księgowości
• podatek od nieruchomości
• amortyzacja środków trwałych.

I teraz ważna rzecz: wystarczy jedno takie zdarzenie, żeby pojawił się obowiązek zamknięcia ksiąg. A to automatycznie oznacza, że musicie sporządzić sprawozdanie finansowe.

A co ze zwyczajnym zgromadzeniem wspólników?

Przy okazji chciałabym zahaczyć o temat zwyczajnego zgromadzenie wspólników.

Jeżeli spółka była zawieszona przez cały rok i nie zamknęła ksiąg rachunkowych to zgromadzenie wspólników może się nie odbyć. Musicie jednak spełnić dwa warunki:

1. brak obowiązku zamknięcia ksiąg,
2. uchwała zgromadzenia wspólników o nieodbyciu zgromadzenia.

Najlepiej podjąć ją przed terminem zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Zwykle przed 30 czerwca. Co ciekawe, jeśli zawieszenie trwa dwa lata, możecie nie robić zwyczajnego zgromadzenia wspólników przez dwa lata. Ale pamiętajcie, że potem i tak trzeba wrócić do tych tematów po wznowieniu działalności.

Przykłady z życia, czyli jak to wygląda w praktyce

Przykład 1: pełne zawieszenie i zero operacji

Spółka zawieszona od 1 stycznia do 31 grudnia. Brak konta, brak kosztów, brak amortyzacji.

Efekt:

• brak zamknięcia ksiąg
• brak sprawozdania finansowego
• brak obowiązków wobec KRS.

Przykład 2: tylko opłaty bankowe

Spółka zawieszona cały rok, ale ma konto bankowe. Bank pobiera opłaty co miesiąc.

Efekt:

• są zapisy księgowe
• obowiązek zamknięcia ksiąg na 31 grudnia
• obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego
• odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników
• złożenie dokumentów rocznych do KRS.

Przykład 3: zawieszenie w trakcie roku

Spółka działa do 30 czerwca, a od 1 lipca zawiesza działalność.

Efekt:

• obowiązek zamknięcia ksiąg na 31 grudnia
• obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego
• odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników
• złożenie dokumentów rocznych do KRS.

Podsumowanie

Na koniec konkrety:

• Zawieszenie działalności nie oznacza automatycznie, że nie musicie robić sprawozdania finansowego.
• Możecie go uniknąć tylko wtedy, gdy zawieszenie trwa cały rok i nie ma żadnych operacji finansowych.
• Nawet drobne koszty (np. opłaty bankowe) powodują obowiązek sprawozdawczy.
• Jeśli warunków nie spełniliście, musicie zrobić sprawozdanie finansowe, zatwierdzić i złożyć je do KRS.

Jeśli macie wątpliwości czy Wasza spółka „załapała się” na brak obowiązku, sprawdźcie jedną rzecz: czy w ciągu roku wydarzyło się cokolwiek w księgach. I tu zapraszam Was do rozmowy z obsługa księgową. Bo w tym temacie naprawdę diabeł tkwi w szczegółach.

***

#autopromocja #markawłasna

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami.

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Automatyczne wznowienie działalności spółki z o.o. w KRS

Dopłaty w spółce z o.o. – co zarząd powinien wiedzieć, zanim po nie sięgnie

Głosowanie jawne czy tajne na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.?

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.