Planujecie grudniowe zgromadzenie wspólników? Ktoś chce dostawać zawiadomienia e-mailem, a ktoś inny zamierza wysłać na zgromadzenie pełnomocnika? Zanim wyślecie zaproszenia i zbierzecie dokumenty, sprawdźcie dwie rzeczy: datę udzielenia zgody lub pełnomocnictwa oraz postanowienia umowy spółki.

3 grudnia 2026 r. zmienią się art. 238 § 1 i art. 243 § 2 k.s.h. Zmiana jest mała, ale przy grudniowych zgromadzeniach łatwo przeoczyć przepisy przejściowe.

Zawiadomienie e-mailem już dziś jest możliwe. Zmienia się forma zgody

Już teraz możecie wysłać wspólnikowi zawiadomienie e-mailem albo na adres do doręczeń elektronicznych, jeżeli wcześniej wyraził na to pisemną zgodę i wskazał adres.

Od 3 grudnia co do zasady wystarczy zgoda w formie dokumentowej. Wspólnik nadal musi wyrazić ją wcześniej i podać adres, na który macie wysyłać zawiadomienia. Zgodę może wyrazić na przykład w wiadomości e-mail, jeżeli możecie ustalić, kto złożył oświadczenie. Sprawdźcie jednak umowę spółki, bo może przewidywać surowsze warunki.

Jeżeli macie adres e-mail wspólnika, bo od lat wymieniacie z nim wiadomości, poproście go o wyraźną zgodę na wysyłanie na ten adres zawiadomień o zgromadzeniach. Zachowajcie tę wiadomość w dokumentacji spółki. Przy planowaniu wysyłki uwzględnijcie też co najmniej dwutygodniowe wyprzedzenie wynikające z art. 238 § 1 k.s.h.

Pełnomocnictwo na zgromadzenie też będzie można przesłać e-mailem

Od 3 grudnia pełnomocnictwo do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników i wykonywania prawa głosu będzie można udzielić w formie dokumentowej, chyba że umowa spółki przewiduje surowsze wymagania.

W praktyce wspólnik będzie mógł udzielić pełnomocnictwa w treści wiadomości e-mail, jeżeli da się ustalić, od kogo pochodzi oświadczenie. Zadbajcie o to, żeby z wiadomości jasno wynikało, kto, kogo i do czego umocowuje. Kopię pełnomocnictwa nadal dołączacie do księgi protokołów.

Zgromadzenie po 3 grudnia, pełnomocnictwo z listopada. Które przepisy stosujecie?

Załóżmy, że zgromadzenie odbędzie się 18 grudnia, a wspólnik już 30 listopada wysyła zwykłego e-maila z informacją, że upoważnia inną osobę do udziału i głosowania.

Takie pełnomocnictwo oceniacie według przepisów dotychczasowych, które wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Grudniowa data zgromadzenia tego nie zmienia. Jeżeli wspólnik chce skorzystać z formy dokumentowej, może udzielić pełnomocnictwa ponownie od 3 grudnia, o ile pozwala na to umowa spółki.

Ta sama reguła przejściowa dotyczy zgód na zawiadomienia elektroniczne. Zgodę wyrażoną w listopadzie oceniacie według dotychczasowych przepisów, także wtedy, gdy zamierzacie wysłać zawiadomienie już po wejściu nowelizacji w życie.

Co warto zrobić przed najbliższym zgromadzeniem?

1. Zajrzyjcie do umowy spółki. Sprawdźcie osobno zasady udzielania zgód na zawiadomienia elektroniczne i zasady udzielania pełnomocnictw na zgromadzenie.
2. Przejrzyjcie zgody, które już macie. Sprawdźcie ich datę, formę i wskazany adres. Jeżeli zgoda została prawidłowo udzielona według dotychczasowych przepisów, sam fakt nowelizacji nie wymaga zbierania jej od nowa.
3. Zaktualizujcie wzory i ustalcie, gdzie przechowujecie dokumenty. Zapisujcie zgody, dowody wysłania zawiadomień i pełnomocnictwa tak, żeby dało się później sprawdzić, kto i kiedy złożył oświadczenie oraz na jaki adres wysłaliście zaproszenie.

Jeśli zwołujecie zgromadzenie na pierwszą połowę grudnia, zacznijcie od ustalenia daty wysyłki zawiadomień. Może się okazać, że musicie je wysłać jeszcze przed 3 grudnia. Wtedy sposób zawiadomienia zaplanujcie według zasad obowiązujących w dniu wysyłki.