Aneta Kułakowska

radca prawny

Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych.
[Więcej >>>]

Sklep z ebookami

Dzisiejszym wpisem pozostajemy w temacie  odpowiedzialności członków zarządu. Tym razem za złożenie sprawozdania finansowego do KRS, jak i w pewnym zakresie w temacie KRS.

Na początek może przypomnę, jakie dokumenty spółka z o.o. jest zobowiązana sporządzić po zakończonym roku obrotowym.

Przede wszystkim spółka sporządza sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności spółki, chyba że korzysta z możliwości niesporządzania sprawozdania z działalności. I tutaj zaznaczę, że jeśli chodzi o sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności spółki to obowiązek ich sporządzenia ciąży na zarządzie spółki.

Oba sprawozdania sporządzacie w terminie 3 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego, a więc do dnia 31 marca każdego roku, jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Jeśli w spółce jest rada nadzorcza to kolejnym dokumentem, którego sporządzenia musicie dopilnować jest sprawozdanie z działalności rady nadzorczej oraz sprawozdanie rady nadzorczej wraz z oceną sprawozdania finansowego i wniosku zarządu, co do podziału zysku lub pokrycia straty. Jak łatwo się domyślić, dokumenty sporządza rada nadzorcza.

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS

Od razu wyjaśnienie, jeśli chodzi o radę nadzorczą. Mówię wyłącznie w kontekście tych dokumentów o radzie nadzorczej, ponieważ komisja rewizyjna występuje bardzo rzadko.

Zatem macie dodatkowo za zadanie dopilnować, aby rada nadzorcza sporządziła swoje sprawozdania tak, aby móc udostępnić wspólnikom sprawozdania najpóźniej na 15 dni przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników. Zatem dobrze jest wstępnie ustalić możliwą datę obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Zdaję sobie sprawę, że skoro to jest obowiązek rady nadzorczej to członkowie rady nadzorczej powinni o tym pamiętać, ale członkowie zarządu powinni mieć te obowiązki na uwadze zaraz po sporządzeniu sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności.

Jeśli przepisy nakładają na spółkę badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta to kolejnym dokumentem jest sprawozdanie i opinia biegłego rewidenta z tego badania. Jeśli chodzi o sam wybór rewidenta obowiązek zwykle ciąży na zgromadzeniu wspólników lub radzie nadzorczej, a samo już zlecenia badania na zarządzie spółki. Współpraca z biegłym w trakcie samego badania również.

Tutaj warto zerknąć w umowę spółki, aby się upewnić, jakie znajdziecie zapisy w tym zakresie. Od razu zaznaczam, iż nie wszystkie spółki z o.o. objęte są obowiązkiem badania sprawozdania finansowego.

Zatem należy dopilnować, aby zlecić badanie sprawozdania finansowego biegłemu rewidentowi tak, aby móc udostępnić wspólnikom sprawozdanie z badania najpóźniej na 15 dni przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników.

W jakim terminie spółka składa dokumenty roczne do KRS?

Kolejnym krokiem po sporządzeniu wszystkich wymaganych przepisami dokumentów jest złożenie dokumentów rocznych do KRS. Dokonujecie tego wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), w którym możecie bezpłatnie przesłać dokumenty do KRS. Możecie też złożyć dokumenty za opłatą poprzez system teleinformatyczny S24.

Teraz kilka ważnych kwestii związanych z terminem złożenia dokumentów do KRS.

Po odbyciu zwyczajnego zgromadzenia wspólników, na którym zatwierdzacie m.in. sprawozdanie finansowe, macie 15 dni na złożenie dokumentów do KRS. Dlatego też często wskazywanym w internetach terminem jest 15 lipca każdego roku, choć sama data tak naprawdę może Was wprowadzać w błąd, ponieważ 15 lipca będzie terminem złożenia dokumentów do KRS w przypadku, kiedy zwyczajne zgromadzenie wspólników odbyło się 30 czerwca.

Dlaczego 30 czerwca? Ponieważ zgodnie z kodeksem spółek handlowych macie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników. A biorąc pod uwagę, iż w większości spółek rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym to właśnie 30 czerwca jest ostatnim dniem na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników zgodnie z przepisami.

O samym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników poczytacie w starszych wpisach.

Jakie dokumenty roczne składa spółka do KRS?

Teraz opowiem o tym, jakie dokumenty składacie do KRS.

Za zamknięty rok obrotowy spółka zobowiązana jest złożyć do KRS następujące dokumenty:

  • sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej w formacie xml i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i cały zarząd (o możliwych wyjątkach pisałam tutaj)
  • sprawozdanie z działalności spółki w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym przez cały zarząd (o możliwych wyjątkach pisałam tutaj)
  • uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe
  • uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty

Jeśli chodzi o uchwały zatwierdzającą sprawozdanie finansowe oraz o podziale zysku lub pokryciu straty możecie je złożyć w formie skanu z oryginału dokumentu lub formie elektronicznej.

Po odbyciu zgromadzenia wspólników możecie sporządzić wyciąg z protokołu zwyczajnego zgromadzenia wspólników w postaci uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty. Wyciągi z uchwał mogą zostać podpisane elektronicznie przez wszystkich wspólników lub przez przewodniczącego zgromadzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym. Możecie też złożyć do KRS cały protokół ze zgromadzenia wspólników.

  •  opinię biegłego rewidenta (jeśli spółka jest zobligowana do jej sporządzenia) w postaci elektronicznej opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym biegłego rewidenta

Złożenie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego

Od razu o tym wspomnę, bo często o to pytacie.

Otóż, nie musicie oddzielnie składać sprawozdania finansowego z uchwałą o jego zatwierdzeniu do urzędu skarbowego. Wystarczy, że złożycie wszystkie wymagane przepisami dokumenty do KRS. Po zamieszczeniu sprawozdania finansowego w RDF zostaje ono przekazane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Tym sposobem sprawozdanie finansowe trafia do szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który udostępnia je urzędom skarbowym.

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS poprzez RDF lub S24

Jak wspomniałam o tym wcześniej, dokumenty roczne możecie przesyłać do KRS wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem RDF lub poprzez S24.

Złożenie dokumentów rocznych wymaga posiadania konta w systemie teleinformatycznym Portal Rejestrów Sądowych, Repozytorium Dokumentów Finansowych lub S24.

Konta nie zakładacie na spółkę. Konto zakłada osoba fizyczna, np. członek zarządu lub prokurent. Dodatkowo niezbędne do złożenia dokumentów do KRS jest posiadanie podpisu profilem zaufanym, kwalifikowanego lub osobistego.

Zgłoszenia złożenia dokumentów do KRS podpisuje osoba reprezentująca spółkę, czyli członkowie zarządu, prokurenci lub likwidatorzy. Dokumenty roczne spółki może również złożyć do KRS radca prawny, adwokat, a nawet prawnik zagraniczny lub zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Wystarczy, że posiada od spółki stosowne pełnomocnictwo do ich złożenia.

Zaległości w składaniu dokumentów rocznych

Chciałabym jeszcze wspomnieć o zaległościach w składaniu dokumentów rocznych do KRS.

Jeśli KRS stwierdzi, że nie złożyliście sprawozdania finansowego wraz z innymi dokumentami do KRS to wszczyna z urzędu postępowanie przymuszające.

Następnie wzywa spółkę do złożenia zaległych dokumentów w terminie 7 dni pod rygorem nałożenia grzywny. Jeśli spółka nie złoży dokumentów zgodnie z wezwaniem, KRS nakłada na członków zarządu grzywnę, którą może ponawiać.

KRS jednym postanowieniem może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż piętnaście tysięcy złotych, chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne. Najczęściej spotykam się z pierwszą grzywną w wysokości od 2000 zł do 5000 zł nakładaną na każdego członka zarządu. Ogólna suma grzywien może nawet dojść do kwoty ponad miliona złotych.  Choć osobiście nie spotkałam się z takim przypadkiem w swojej praktyce.

Pocieszające jest to, że w przypadku złożenia zaległych dokumentów niezapłacone do tego czasu grzywny ulegają umorzeniu. Warto po złożeniu zaległych dokumentów przesłać do KRS pismo wraz z wnioskiem o umorzenie postępowania i nałożonych grzywien w całości.

***

#autopromocja #markawłasna

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o. Od sporządzenia sprawozdania finansowego do złożenia dokumentów rocznych do KRS. Praktyczny przewodnik dla spółek z o.o.

Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o. Od sporządzenia sprawozdania finansowego do złożenia dokumentów rocznych do KRS. Praktyczny przewodnik dla spółek z o.o.

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Zwrot, oddalenie, odmowa wpisu czy wezwanie KRS. Co z tym zrobić?

Pamiętajcie o sprawozdaniu z działalności spółki!

O czym pamiętać składając wniosek do KRS w 2025 roku?

Zarządzie pamiętaj o sporządzeniu sprawozdania finansowego!

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych.

***

O złożeniu sprawozdania finansowego do KRS, możesz posłuchać także w moim podcaście Projekt SPÓŁKA Z O.O.:

 

Dzisiaj tym krótkim wpisem chciałabym Was poinformować o ebooku, który trafił dzisiaj do sprzedaży.

Dzisiaj ruszyła sprzedaż II wydania ebooka Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o. Od sporządzenia sprawozdania finansowego do złożenia dokumentów rocznych do KRS. Praktyczny przewodnik dla spółek z o.o.

II wydanie ebooka Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o. w sprzedaży

II wydanie ebooka Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o. w sprzedaży

Dzięki ebookowi dowiecie się jakie dokumenty za zakończony rok obrotowy musisz sporządzić i w jakim terminie. Co dalej z tymi dokumentami musicie zrobić, jeśli macie już je gotowe. Znajdziecie informacje o tym jak zwołać i odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników, a także gdzie, w jaki sposób, w jakiej formie i w jakim terminie złożyć sprawozdanie finansowe i pozostałe dokumenty roczne.

Oczywiście wszystko napisane prostym i zrozumiałym językiem, takim jakiego używam na blogu. Poza samą treścią zamieszczoną w ebooku dodatkowo znajdziecie załączniki z wzorami dokumentów oraz checklisty pomocne do zatwierdzenia roku obrotowego w spółce z o.o.

W pakiecie znajdziecie zatem ebooka w formacie pdf, który ma 127 stron oraz 20 załączników ze wzorami dokumentów oraz 3 checklisty.

W dniach 24.04.2025-30.04.2025 zaplanowana jest sprzedaż premierowa ebooka. Osoby zapisane na newsletter Projekt spółka z o.o. otrzymają kod rabatowy obniżający cenę pakietu do kwoty 369 zł. Jeśli do tej pory nie zapisaliście się na listę Czytelników newslettera to dobry czas, aby to zrobić.

Ebook do dnia 31 maja 2025 r. (włącznie) będzie do nabycia w cenie promocyjnej 499 zł. Od dnia 1 czerwca 2025 r. będzie w stałej sprzedaży w cenie 599 zł.

Jeśli kupiłeś I wydanie ebooka to napisz do mnie maila, a II wydanie wyślę Ci bezpłatnie.

Zerknijcie na stronę sklepu i koniecznie sprawdźcie spis treści i listę załączników.

***

#autopromocja #markawłasna

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o.

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o.

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Zwrot, oddalenie, odmowa wpisu czy wezwanie KRS. Co z tym zrobić?

Pamiętajcie o sprawozdaniu z działalności spółki!

O czym pamiętać składając wniosek do KRS w 2025 roku?

Zarządzie pamiętaj o sporządzeniu sprawozdania finansowego!

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych.

Zwrot, oddalenie, odmowa wpisu czy wezwanie KRS. Co z tym zrobić?

A co jeśli dostanę wezwanie do uzupełnienia braków lub zarządzenie o nie wywołaniu skutków prawnych przez wniosek?

Jaka jest różnica? I co zrobić, jak do tego dojdzie?

Dzisiejszym wpisem powracam do tematu KRS. Jak się okazuje sprawa orzeczeń KRS sprawia sporo wątpliwości i wzbudza sporo emocji. Nie do końca macie pewność, jak się zachować po zwrocie lub oddaleniu wniosku o wpis. W jaki sposób uzupełnić braki wniosku, jeśli KRS wezwie Was do uzupełnienia braków wniosku. Nie wiecie, co zrobić, jeśli otrzymacie orzeczenie o odmowie wpisu lub o niewywołaniu skutków prawnych przez wniesiony wniosek.

Pouczenie jest kompletnie niezrozumiałe. Nie macie pewności czy musicie złożyć na nowo kolejny wniosek, przesłać do KRS poprawione dokumenty, uzupełnić braki, a może złożyć skargę. A jeśli zdecydujecie o złożeniu ponownie wniosku do KRS to czy wnieść ponownie całą opłatę, część opłaty czy złożyć wniosek o zaliczenie opłaty wniesionej za poprzedni wniosek.

Postaram się odpowiedzieć na liczne pytania w tym zakresie. Zainteresowanych zapraszam.

Zwrot, oddalenie, odmowa wpisu czy wezwanie KRS. Co z tym zrobić?

Zwrot, oddalenie, odmowa wpisu czy wezwanie KRS. Co z tym zrobić?

O orzeczeniach KRS będę opowiadać na przykładzie wniosków o wpis zmian w KRS.

Nie znam statystyk, ale mogę spokojnie założyć, że zarządzenie o zwrocie wniosku to orzeczenie KRS, z którym najczęściej macie do czynienia. Kolejne to zarządzenie wzywające do uzupełnienia braków, postanowienie o oddaleniu wniosku lub odmowie wpisu oraz zarządzenie o niewywołaniu skutków prawnych przez wniosek.

Postaram się opowiedzieć Wam o wszystkich orzeczeniach, oczywiście od strony praktycznej. Nie będę wdawać się w zapisy ustawy, ponieważ nie ułatwi Wam to zrozumienia i praktycznego zastosowania. Od razu zaznaczam, że KRS nie jest nieomylny. W sądzie pracują ludzie i zdarzają się orzeczenia KRS, które wynikają z błędów lub zwyczajnych omyłek referendarzy.

Praktycznie każde orzeczenie KRS możecie skarżyć składając skargę na orzeczenie referendarza. Macie na to 7 dni od dnia otrzymania orzeczenia z uzasadnieniem. Jeśli pod orzeczeniem nie znajdziecie uzasadnienia, wówczas macie 7 dni na złożenie wniosku o przesłanie orzeczenia z uzasadnieniem i dopiero po jego otrzymaniu macie 7 dni na złożenie skargi.

Skargę na orzeczenie referendarza

Wniosek o uzasadnienie, jak i skargę na referendarza składacie wyłącznie elektronicznie poprzez system Portal Rejestrów Sądowych. I nie ma tutaj znaczenia czy orzeczenie zostało przesłane poprzez S24 czy Portal Rejestrów Sądowych (PRS). Zarówno od wniosku o uzasadnienie, jak i od skargi na referendarza wnosicie opłatę 100 zł. Opłaty możecie dokonać poprzez system lub dołączyć potwierdzenie do wniosku lub skargi. Jeśli przed złożeniem skargi opłaciliście wniosek o uzasadnienie to nie musicie ponownie wnosić opłaty 100 zł. Opłata ta zalicza się do opłaty za skargę.

Zanim wniesiecie skargę zastanówcie się czy faktycznie jej wniesienie ma sens. Rozważcie za i przeciw. Czasem lepiej złożyć ponownie wniosek i mieć wpis niż walczyć z KRS. Jeśli zależy Wam na czasie to nie składajcie skargi, ponieważ jej rozpatrzenie może potrwać przynajmniej kilka tygodni lub miesięcy. Oczywiście wszystko zależy od sytuacji.

Przechodzimy teraz do orzeczeń KRS.

Uwaga na początek. Po złożeniu wniosku do KRS sprawdzajcie skrzynkę mailową wskazaną do korespondencji KRS. Po odbiorze orzeczenia KRS uważnie je przeczytajcie wraz z powodami rozstrzygnięcia, uzasadnieniem, jeśli jest oraz pouczeniem. Koniecznie zanotujcie datę doręczenia orzeczenia.

Zarządzenie o zwrocie wniosku

Jeśli otrzymacie zarządzenie o zwrocie wniosku to oznacza, że we wniosku pojawiły się błędy, więc wpis nie może zostać dokonany. Oznacza to również, że jeśli chcecie doprowadzić do wpisu w KRS, musicie ponownie złożyć wniosek o wpis wraz ze wszystkimi załącznikami. Drugorzędną wówczas sprawą są załączniki do wniosku, choć często KRS dodatkowo informuje, jakich załączników brakuje lub w jakich pojawiły się błędy.

Po zwrocie wniosku nie tracicie całej wniesionej opłaty za wniosek. W przypadku S24 opłata za wpis to 300 zł, a w Portalu Rejestrów Sądowych 350 zł. Po zwrocie wniosku KRS nalicza tylko 30 zł opłaty minimalnej, zatem kwota odpowiednio 270 zł S24 i 320 zł PRS jest do zwrotu. Po zwrocie wniosku składacie ponownie wniosek o wpis do KRS.

W przypadku wniosku w S24 nie macie wyboru i musicie nowy wniosek opłacić w całości poprzez system wnosząc 300 zł. Wniosek o zwrot opłaty za poprzedni wniosek możecie załączyć od razu do nowego wniosku jako dokument zewnętrzny lub złożyć oddzielnie w Portalu Rejestrów Sądowych. W S24 nie złożycie wyłącznie samego wniosku o zwrot opłaty.

Z kolei w przypadku nowego wniosku składanego w Portalu Rejestrów Sądowych możecie za wniosek ponownie dokonać opłaty 350 zł, ewentualnie możecie do wniosku załączyć pismo wnoszące o zaliczenie opłaty za poprzednio wniosek w kwocie 320 zł i dopłacić pozostałe 30 zł poprzez system lub poza systemem i wówczas dołączacie potwierdzenie opłaty na 30 zł jako kolejny załącznik.

Termin złożenia kolejnego wniosku

W przypadku zwrotu wniosku nie do końca jesteście pewni, czy nowy wniosek musicie złożyć w terminie 7 dni od dnia zwrotu poprzedniego wniosku czy możecie złożyć go później. To zależy od sytuacji.

Jeśli data złożenia poprzedniego wniosku jest dla Was ważna z różnych względów i chcecie, aby nowy wniosek został przez KRS uznany jako wniesiony w dacie pierwszego wniosku to nowy wniosek składacie nie później niż w terminie 7 dni od zwrotu wniosku. A jeśli nie ma to dla Was znaczenia to możecie go złożyć później.

Zarządzenie wzywające do uzupełnienia braków

Kolejnym orzeczeniem jest zarządzenie wzywające do uzupełnienia braków. KRS zwykle wskazuje termin 7 dni pod rygorem oddalenia wniosku. Jeśli to możliwe i wykonalne składacie brakujące dokumenty elektronicznie w Portalu Rejestrów Sądowych, bez względu na to czy KRS wezwał Was do uzupełnienia braków wniosku złożonego w S24 czy Portalu Rejestrów Sądowych.

Jeśli złożenie dokumentów nie jest możliwe w terminie 7 dni to niezwłocznie złóżcie do KRS wniosek o wydłużenie terminu. Wskażcie ile potrzebujecie dodatkowych dni i wyjaśnijcie, dlaczego nie jesteście w stanie wyrobić się w terminie 7 dni. Jest wówczas szansa, że KRS nie oddali wniosku, a poczeka na złożenie przez Was brakujących dokumentów we wskazanym przez Was terminie.

Postanowienie o oddaleniu wniosku i postanowienie o odmowie wpisu

Kolejne orzeczenia to postanowienie o oddaleniu wniosku i o odmowie wpisu.  Będę mówić o nich łącznie, ponieważ wywołują te same skutki prawne, co do samego wniosku, jak i opłaty. Oddalenie wniosku i odmowa wpisu oznaczają, że wniosek został rozpatrzony merytorycznie, a brak możliwości wpisu wynika z błędów w dokumentacji załączonej do wniosku. Nie będę rozwodzić się nad możliwymi błędami, bo tych może być naprawdę sporo.

Po oddaleniu wniosku lub odmowie wpisu tracicie cała opłatę KRS, poza opłatą 100 zł za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

W takim przypadku musicie na początek sprawdzić, czy wylistowane błędy są możliwe do poprawy, tak aby przygotować prawidłową dokumentację. Jeśli tak, to ponownie składacie wniosek o wpis do KRS.

W przypadku wniosku w S24 nie macie wyboru i musicie nowy wniosek opłacić w całości poprzez system wnosząc 300 zł. Wniosek o zwrot opłaty za poprzedni wniosek możecie załączyć od razu do nowego wniosku jako dokument zewnętrzny lub złożyć oddzielnie w Portalu Rejestrów Sądowych. W S24 nie złożycie wyłącznie samego wniosku o zwrot opłaty.

Z kolei w przypadku nowego wniosku składanego w Portalu Rejestrów Sądowych możecie za wniosek ponownie dokonać opłaty 350 zł, ewentualnie możecie do wniosku załączyć pismo wnoszące o zaliczenie opłaty za poprzednio wniosek w kwocie 100 zł i dopłacić pozostałe 250 zł poprzez system lub poza systemem i wówczas dołączacie potwierdzenie opłaty na 250 zł jako kolejny załącznik.

Zarządzenie o niewywołaniu skutków prawnych przez wniosek

Do omówienia zostało nam jeszcze zarządzenie o niewywołaniu skutków prawnych przez wniosek. Takie zarządzenie dostaniecie w przypadku nie opłacenia wniosku lub opłacenia go w niższej niż wymagana kwocie. KRS w tej sytuacji zwykle nie bada prawidłowości samego wniosku i załączników.

W tym przypadku ponownie składacie wniosek i opłacacie go w prawidłowej kwocie. Jeśli opłaciliście wniosek, ale wnieśliście niższą opłatę niż wymagana to dalsze działania zależą od sposobu złożenia wniosku.

W przypadku wniosku w S24 nie macie wyboru i musicie nowy wniosek opłacić w całości poprzez system wnosząc 300 zł. Wniosek o zwrot opłaty za poprzedni wniosek możecie załączyć do nowego wniosku jako dokument zewnętrzny. Możecie też złożyć oddzielnie w Portalu Rejestrów Sądowych.

Z kolei w przypadku nowego wniosku składanego w PRS możecie za wniosek ponownie dokonać opłaty 350 zł. Ewentualnie możecie do wniosku załączyć pismo wnoszące o zaliczenie opłaty za poprzednio wniosek i dopłacić brakującą kwotę poprzez system lub poza systemem. Wówczas dołączacie potwierdzenie opłaty jako kolejny załącznik.

Wspomnę jeszcze o kilku kwestiach, o których musicie pamiętać.

  1. Nie zawsze w pouczeniu pod orzeczeniem KRS znajdziecie informację, iż część opłaty za wniosek jest do zwrotu i musicie złożyć wniosek o zwrot opłaty. Zatem pilnujcie tego, ponieważ wniosek o zwrot opłaty możecie złożyć w terminie 3 lat, potem roszczenie się przedawnia.
  2. Jeśli nie załączacie wniosku o zwrot opłaty do kolejnego wniosku to sam wniosek o zwrot opłaty składacie wyłącznie elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Wniosek jest bezpłatny.
  3. Chciałabym jeszcze wspomnieć o załącznikach do wniosku, który składacie w Portalu Rejestrów Sądowych.

Oryginały czy skany dokumentów?

Jeśli wniosek składacie bez wsparcia adwokata lub radcy prawnego to wszystkie załączniki w formie skanu wysyłacie w oryginale do KRS.

Powyższe nie dotyczy to aktów notarialnych, które zostały wpisane do Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych tzw. CREWAN i notariusz wydał Wam potwierdzenie złożenia. Wówczas do wniosku nie załączacie aktu notarialnego, a jedynie wpisujecie dane z CREWAN.

Obowiązek złożenia oryginałów w KRS nie dotyczy również załączników podpisanych elektronicznie profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub osobistym. Tych dokumentów też nie musicie dosyłać do KRS w oryginale.

Z kolei, jeśli chodzi o dokumenty załączone w skanie, oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo wysyłacie lub składacie w KRS w terminie 3 dni od daty złożenia wniosku.

Musicie zatem sporządzić pismo przewodnie, wpisać w nim sygnaturę nadaną wnioskowi po jego złożeniu i dołączyć załączniki w formie papierowej, a następnie wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub złożyć w biurze podawczym KRS.

Jeśli wniosek w PRS składa radca prawny lub adwokat, to wprowadzenie załączników do systemu potwierdza ich zgodność z oryginałem. Zatem w tym przypadku nie macie obowiązku przesłania oryginałów do KRS.

***

#autopromocja #markawłasna

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o.

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o.

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Pamiętajcie o sprawozdaniu z działalności spółki!

O czym pamiętać składając wniosek do KRS w 2025 roku?

Zarządzie pamiętaj o sporządzeniu sprawozdania finansowego!

Uważaj, kiedy zgadzasz się zostać członkiem zarządu!

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych.

***

O zwrotach, oddaleniach, odmowach wpisu czy wezwaniach KRS, możesz posłuchać także w moim podcaście Projekt SPÓŁKA Z O.O.:

 

Sprawozdanie finansowe to nie wszystko. Pamiętajcie o sprawozdaniu z działalności spółki!

Dzisiejszym wpisem powracam do tematu obowiązków i odpowiedzialności członków zarządu, tym razem w kontekście sporządzenia sprawozdania z działalności spółki. Zainteresowanych zapraszam.

Pamiętajcie o sprawozdaniu z działalności spółki!

Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności

Dzisiaj kolejny temat często bagatelizowany przez zarządy spółek. Tym razem nie o sprawozdaniach finansowych, a sprawozdaniach z działalności spółki lub sprawozdaniach zarządu, jak je często nazywacie.

Ustawa o rachunkowości zobowiązuje zarząd spółki z o.o. do sporządzenia sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki za zamknięty rok obrotowy. O obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego opisałam we wpisie Zarządzie pamiętaj o sporządzeniu sprawozdania finansowego!

Sprawozdanie z działalności sporządza zarząd w terminie sporządzenia sprawozdania finansowego, czyli w terminie 3 miesięcy od zamknięcia roku obrotowego. Zatem, jeśli w spółce rok obrotowy pokrywa z kalendarzowym termin mija 31 marca każdego roku.

Czym jest sprawozdanie z działalności?

Wbrew powszechnej opinii, sprawozdanie z działalności nie jest integralną częścią rocznego sprawozdania finansowego, a jego uzupełnieniem. Do rocznego sprawozdania finansowego dołączacie sprawozdanie z działalności spółki.

Od razu odpowiem na pytanie, która często pada w kontekście sprawozdania z działalności, a chodzi o wzór powszechnie obowiązujący. Nie znajdziecie w przepisach zasad sporządzenia sprawozdania z działalności ani wzoru sprawozdania, a jedynie minimalny zakres lub wskazówki jak to sprawozdanie sporządzić.

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki dotyczy aktywności spółki w zamkniętym ubiegłym roku obrotowym. Nie dotyczy ono wyłącznie spraw związanych z działalnością zarządu, ale odnosi się do funkcjonowania spółki w ciągu całego roku. Dlatego też w sprawozdaniu dobrze byłoby umieścić informacje o wydarzeniach istotnych dla spółki, a także informacje związane z funkcjonowaniem zarządu, zgromadzenia wspólników oraz rady nadzorczej.

Celem sprawozdania z jednej strony jest dostarczenie informacji o stanie majątku i sytuacji finansowej spółki w zakończonym roku obrotowym, a z drugiej strony informacji o planach i perspektywie przyszłego rozwoju spółki.

Sprawozdanie powinno zatem przedstawiać dane istotne dla oceny aktualnej i przyszłej sytuacji spółki. Informacje dotyczące czynników wpływających na rozwój, pozycję finansową oraz dokonania spółki z punktu widzenia oceny przyszłych przepływów pieniężnych. Ponadto sprawozdanie powinno wyjaśniać i uzupełniać wyniki przedstawione w sprawozdaniu finansowym. Sprawozdanie jest czymś w rodzaju komentarza zarządu do sprawozdania finansowego w temacie działalności spółki.

Co powinno zawierać sprawozdanie z działalności spółki?

O tym, co powinno zawierać sprawozdanie z działalności przeczytacie w art. 49 ustawy o rachunkowości. Sprawozdanie z działalności spółki powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń. A w szczególności informacje o zdarzeniach istotnie wpływających na działalność spółki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, przewidywanym rozwoju spółki, ważniejszych osiągnięciach, aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej czy o czynnikach ryzyka i o potencjalnych zagrożeniach.

Sprawozdanie z działalności sporządzacie w języku polskim oraz walucie polskiej za ten sam okres, za które sporządziliście sprawozdanie finansowe.

Kiedy spółka może nie sporządzać sprawozdania?

Jak wspomniałam na początku, zarząd spółki jest zobowiązany do sporządzenia sprawozdania z działalności. Ale i tutaj możecie spotkać wyjątki od tej zasady po spełnieniu określonych warunków. Przeczytacie o tym w załączniku nr 4 i nr 5 do ustawy o rachunkowości.

Zarząd może nie sporządzać sprawozdania z działalności, jeśli:

  • ma status jednostki mikro lub małej zgodnie z ustawą o rachunkowości
  • zgromadzenie wspólników podjęło uchwałę o skorzystaniu z takiej możliwości

Spółka mikro lub mała może zostać zwolniona z obowiązku sporządzania sprawozdania z działalności pod warunkiem ujawnienia w informacji dodatkowej lub uzupełniającej informacji dotyczących nabycia udziałów własnych.

Jeśli spółki mikro i małe zdecydują się jednak na sporządzenie sprawozdania z działalności, to mogą ograniczyć się do sporządzenia uproszczonego sprawozdania z działalności.

Spółki jako jednostki mikro i małe mają zatem trzy możliwości potraktowania sprawozdania z działalności:

  • mogą sporządzić sprawozdanie w pełnej wersji
  • mogą sporządzić sprawozdanie w wersji uproszonej
  • mogą nie sporządzać sprawozdania z działalności po spełnieniu określonych warunków

Pomimo możliwości niesporządzania sprawozdania z działalności spółki, k.s.h. nie został odpowiednio dostosowany pod tym względem i nakłada na zwyczajne zgromadzenie wspólników obowiązek rozpatrzenia i zatwierdzenia tego sprawozdania.

Dlatego warto w protokole zwyczajnego zgromadzenia zawrzeć informację, iż zgromadzenie wspólników na podstawie ustawy o rachunkowości  podjęło uchwałę o niesporządzaniu sprawozdania, wobec tego zarząd nie miał obowiązku sporządzenia sprawozdania z działalności. Jest wówczas szansa na uniknięcie wezwania przez KRS do złożenia zaległego sprawozdania z działalności spółki.

W jakiej formie sporządzić sprawozdanie z działalności? 

Sprawozdanie z działalności spółki sporządzacie w formie elektronicznej (np. w formacie xml, doc, docx, pdf) i podpisujecie podpisem elektronicznym profilem zaufanym, kwalifikowanym lub osobistym.

Sprawozdanie z działalności podpisuje cały zarząd w składzie aktualnym na dzień podpisania sprawozdania. W praktyce oznacza to, że obowiązek sporządzenia sprawozdania może spaść na nowy zarząd, który nie pełnił funkcji w zamknięty roku obrotowym.

Tutaj, podobnie jak przy podpisywaniu sprawozdania finansowego, obowiązują te same zasady, jeśli chodzi o podpisanie.

Kto podpisuje sprawozdanie z działalności?

Sprawozdanie z działalności podpisują wszyscy członkowie zarządu spółki, albo co najmniej jeden członek zarządu. Złożenie podpisu pod sprawozdaniem oznacza, że osoba je podpisująca potwierdza zgodność sprawozdania z wymaganiami ustawy o rachunkowości. Zatem może się zdarzyć przypadek, iż członek zarządu nie będzie chciał podpisać sprawozdania. Niezależnie od przyczyny, taka odmowa złożenia podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia i wyjaśnienia podjęcia takiej decyzji.

Pamiętajcie, że czym innym jest odmowa podpisania sprawozdania, a czym innym brak możliwości podpisania sprawozdania elektronicznie przez członka zarządu. Może się zwyczajnie zdarzyć, że członek zarządu nie ma podpisu elektronicznego.

Członkowie zarządu, którzy nie podpiszą elektronicznie sprawozdania muszą wówczas złożyć oświadczenia, że sprawozdanie z działalności spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Chodzi o ustawę o rachunkowości.

Jeśli członek zarządu odmówi złożenia takiego oświadczenia to musi sporządzić pisemnie oświadczenie, w którym odmawia złożenia oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie. I w związku z tym, że taka odmowa traktowana jak odmowa podpisania sprawozdania z działalności i również wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia, czyli wskazania powodu odmowy złożenia oświadczenia.

Dla takich oświadczeń wystarczy forma pisemna z własnoręcznym podpisem. Takie oświadczenia możecie też sporządzić w formie elektronicznej i podpisać je elektronicznie podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym.

Musicie też pamiętać, że zarówno oświadczenie, że sprawozdanie z działalności spełnia wymagania przewidziane w ustawie, jak i odmowę złożenia takiego oświadczenia i odmowę podpisania sprawozdania, dołączacie do sprawozdania i potem składacie razem do KRS.

Wspomnę jeszcze krótko o odpowiedzialności związanej z niesporządzaniem sprawozdań z działalności.

Niesporządzanie sprawozdań z działalności

Jeśli chodzi o odpowiedzialność karną związaną z niesporządzeniem sprawozdania z działalności to tutaj również jest podobnie jak przy sprawozdaniach finansowych.

Zgodnie z art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania z działalności, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w sprawozdaniu nierzetelnych danych, podlega grzywnie albo karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.

Pamiętajcie, że zasady wymiaru kar określa Kodeks karny. A to oznacza, że minimalna grzywna może wynieść 100 zł, a maksymalna 1.080.000 zł. Natomiast kara pozbawienia wolności trwa najkrócej miesiąc, maksymalnie dwa lata.

Jak długie powinno być sprawozdanie?

Często pytacie o to, jak długie powinno być sprawozdanie z działalności. Czy jedna lub dwie strony wystarczy czy może postarać się bardziej. A ja odpowiem, to zależy.

W swojej praktyce spotkałam się ze sprawozdaniami wielostronicowymi opisującymi ze szczegółami sytuację spółki, jak również sprawozdania na pół strony. Nie spotkałam się z tym, aby KRS kiedykolwiek ingerował w zawartość sprawozdania z działalności, nawet w przypadku sprawozdania złożonego z kilku zdań. Ale tutaj nie chodzi wyłącznie o KRS.

Potraktujcie sprawozdanie poważnie i nie ignorujcie jego wartości. To w gestii zarządu pozostaje decyzja, ile informacji zamieścić w sprawozdaniu i na ile szczegółowo je opisać.

Z jednej strony, zarząd spółki jest zobowiązany przekazać rzetelne i prawdziwe informacje o spółce. Z drugiej strony, powinien uważać, aby nie ujawnić informacji, które objęte są tajemnicą spółki ewentualnie, których ujawnienie może spółce zaszkodzić. Sprawozdanie z działalności, podobnie zresztą jak pozostałe złożone do KRS dokumenty roczne, jest jawne i dostępne dla każdego, dla konkurencji również.

***

#autopromocja #markawłasna

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o.

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o.

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

O czym pamiętać składając wniosek do KRS w 2025 roku?

Zarządzie pamiętaj o sporządzeniu sprawozdania finansowego!

Uważaj, kiedy zgadzasz się zostać członkiem zarządu!

Kiedy można dokonać zmian w S24 a kiedy przez PRS?

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych.

***

O sprawozdaniu z działalności spółki, możesz posłuchać także w moim podcaście Projekt SPÓŁKA Z O.O.:

O czym pamiętać składając wniosek do KRS w 2025 roku?

Pytanie zadajecie każdego roku. W tym roku również pojawiło się ono w Waszych mailach.

Dzisiaj odpowiem na tytułowe pytanie związane z wnioskami do KRS, które będziecie składać w tym roku. Wspomnę o kilku kwestiach wartych zapamiętania.

Dzisiaj mały oddech od tematów obowiązków i odpowiedzialności członków zarządu. Do tematu oczywiście wracam w kolejnych wpisach. Zainteresowanych zapraszam.

O czym pamiętać składając wniosek do KRS w 2025 roku?

O czym pamiętać składając wniosek do KRS w 2025 roku?

Jeśli chodzi o wnioski do KRS to w tym roku przede wszystkim dwie kwestie najbardziej wpływają na zakres zmian we wnioskach w tym roku. Pierwsza to adres do doręczeń elektronicznych, a druga to PKD 2025.

O adresie do doręczeń elektronicznych pisałam w jednym z ostatnich wpisów, a o PKD 2025 również.

Co zatem dla Was to oznacza?

W przypadku wniosku o rejestrację spółki w KRS od razu we wniosku wskazujecie dane do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych, a jeśli już utworzyliście adres to klikacie w odpowiedni wariant, który dotyczy Waszej spółki.

Jeśli chodzi o dane do utworzenia adresu to wskazujecie osobę z imienia, nazwiska i pesel (jeśli jest), która będzie administratorem. Od razu wskazujecie adres mailowy, na który będziecie otrzymywać informacje, jak wpłynie jakaś korespondencja na adres do doręczeń elektronicznych. Takie możliwości daje Wam zarówno wniosek składany w S24, jak i w Portalu Rejestrów Sądowych.

We wniosku o rejestrację wskazujecie również od razu przedmiot działalności spółki wyłącznie w oparciu o kody PKD 2025. W S24 właściwie nie macie innej opcji, ponieważ sporządzając umowę spółki w oparciu o wzorzec macie do wyboru wyłącznie nowe kody.

A w przypadku rejestracji spółki w Portalu Rejestrów Sądowych, nawet jeśli umowa spółki została podpisana w 2024, też macie wyłącznie możliwość wpisania kodów pkd w oparciu o PKD 2025, więc musicie dostosować kody korzystając z klucza powiązań.

Wniosek o wpis zmian w KRS

Jeśli chodzi o adres do doręczeń elektronicznych to w przypadku spółek zakładanych przed 2025 macie czas do 1 kwietnia 2025 na utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych.

W przypadku PKD 2025 okres przejściowy będzie trwał 2 lata. Przez ten czas będą funkcjonować jednocześnie stare kody pkd 2007 i nowe kody pkd 2025. Spółki zarejestrowane ze starym pkd, będą mogły do końca 2026 roku samodzielnie dokonać zmiany kodów pkd w KRS.

Przepisy nie wprowadzają obowiązku aktualizacji zmian w KRS w zakresie pkd. Nie nakładają na spółki kar za brak aktualizacji.

We wniosku o wpis zmian w KRS przed 1 kwietnia 2025 od razu możecie wskazać dane do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych, a jeśli macie już utworzony adres to klikacie w odpowiedni wariant, który dotyczy Waszej spółki.

Z kolei po 1 kwietnia 2025 każda spółka powinna mieć utworzony adres, przynajmniej w teorii. Zakładam jednak, że bez względu na upływ terminu, składając wniosek o wpis zmian w KRS wciąż będziecie mogli utworzyć adres w KRS.

Jeśli chodzi o dane do utworzenia adresu to tutaj również wskazujecie osobę z imienia, nazwiska i pesel (jeśli jest). Wskazujecie też adres mailowy, na który będziecie otrzymywać informacje o korespondencji. Takie możliwości daje Wam zarówno wniosek składany w S24, jak i w Portalu Rejestrów Sądowych.

Przy okazji wniosku o wpis zmian możecie od razu zaktualizować kody pkd wpisane w KRS. W S24 musicie w tym przypadku dokonać zmiany umowy spółki w paragrafie 4. Jeśli umowę spółki podpisaliście u notariusza to pkd2025 nie wymusza na Was zmiany umowy spółki.

Jeśli jednak chcecie dokonać wpisu zmian w zakresie przedmiotu działalności to po zmianie klasyfikacji pkd będziecie zmuszeni opisać przedmiot działalności tylko w oparciu o kody PKD 2025.

Wniosek KRS, zarówno ten w S24, jak i w Portalu Rejestrów Sądowych nie dopuszcza w tej sytuacji możliwości wpisania innych kodów. Wskazujecie od razu przedmiot działalności wyłącznie w oparciu o kody pkd 2025 korzystając z klucza powiązań.

Adresy do doręczeń

To tyle, jeśli chodzi o nowości. Pamiętajcie jednak, że wciąż obowiązują przepisy dotyczące obowiązku wskazywania adresów do doręczeń osób reprezentujących spółkę.

Chodzi o członków zarządu i prokurentów, a także wskazywania adresów do doręczeń osób uprawnionych do powołania zarządu. Zwykle dotyczy to wspólników lub członków rady nadzorczej. Czasem też innych osób, którym umowa spółki przyznaje uprawnienia osobiste do powołania członków zarządu.

Pamiętajcie również, że już od kilku lat nie ma obowiązku składania wzorów podpisów. Wymagana jest zgoda na pełnienie funkcji członka zarządu, prokurenta lub członka rady nadzorczej. Czasem ta zgoda będzie określona wprost oświadczeniem pisemnym. Czasem poprzez inne działania, np. podpisanie wniosku do KRS, udzielenie pełnomocnictwa, oświadczenie złożone do protokołu po powołaniu na prokurenta, do zarządu lub rady nadzorczej.

Chodzi o to, aby nie było wątpliwości, iż osoba powołana do pełnienia konkretnej funkcji wyraża na to zgodę. Zatem jeśli macie wątpliwości, zadbajcie o pozyskanie oświadczenia o wyrażeniu zgody. Oświadczenie może mieć formę pisemną lub elektroniczną.

***

#autopromocja #markawłasna

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Checklistę rejestracja spółki z o.o. w KRS wraz ze wzorami dokumentów

Checklista rejestracja spółki z o.o. w KRS wraz ze wzorami dokumentów

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Zarządzie pamiętaj o sporządzeniu sprawozdania finansowego!

Uważaj, kiedy zgadzasz się zostać członkiem zarządu!

Kiedy można dokonać zmian w S24 a kiedy przez PRS?

Co zrobić po zwrocie wniosku w S24 po zbyciu udziałów?

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych.

***

O czym pamiętać składając wniosek do KRS w 2025 roku, możesz posłuchać także w moim podcaście Projekt SPÓŁKA Z O.O.: