Dzisiejszym wpisem pozostajemy w temacie odpowiedzialności członków zarządu. Tym razem za złożenie sprawozdania finansowego do KRS, jak i w pewnym zakresie w temacie KRS.
Na początek może przypomnę, jakie dokumenty spółka z o.o. jest zobowiązana sporządzić po zakończonym roku obrotowym.
Przede wszystkim spółka sporządza sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności spółki, chyba że korzysta z możliwości niesporządzania sprawozdania z działalności. I tutaj zaznaczę, że jeśli chodzi o sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności spółki to obowiązek ich sporządzenia ciąży na zarządzie spółki.
Oba sprawozdania sporządzacie w terminie 3 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego, a więc do dnia 31 marca każdego roku, jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
Jeśli w spółce jest rada nadzorcza to kolejnym dokumentem, którego sporządzenia musicie dopilnować jest sprawozdanie z działalności rady nadzorczej oraz sprawozdanie rady nadzorczej wraz z oceną sprawozdania finansowego i wniosku zarządu, co do podziału zysku lub pokrycia straty. Jak łatwo się domyślić, dokumenty sporządza rada nadzorcza.
Złożenie sprawozdania finansowego do KRS
Od razu wyjaśnienie, jeśli chodzi o radę nadzorczą. Mówię wyłącznie w kontekście tych dokumentów o radzie nadzorczej, ponieważ komisja rewizyjna występuje bardzo rzadko.
Zatem macie dodatkowo za zadanie dopilnować, aby rada nadzorcza sporządziła swoje sprawozdania tak, aby móc udostępnić wspólnikom sprawozdania najpóźniej na 15 dni przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników. Zatem dobrze jest wstępnie ustalić możliwą datę obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Zdaję sobie sprawę, że skoro to jest obowiązek rady nadzorczej to członkowie rady nadzorczej powinni o tym pamiętać, ale członkowie zarządu powinni mieć te obowiązki na uwadze zaraz po sporządzeniu sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności.
Jeśli przepisy nakładają na spółkę badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta to kolejnym dokumentem jest sprawozdanie i opinia biegłego rewidenta z tego badania. Jeśli chodzi o sam wybór rewidenta obowiązek zwykle ciąży na zgromadzeniu wspólników lub radzie nadzorczej, a samo już zlecenia badania na zarządzie spółki. Współpraca z biegłym w trakcie samego badania również.
Tutaj warto zerknąć w umowę spółki, aby się upewnić, jakie znajdziecie zapisy w tym zakresie. Od razu zaznaczam, iż nie wszystkie spółki z o.o. objęte są obowiązkiem badania sprawozdania finansowego.
Zatem należy dopilnować, aby zlecić badanie sprawozdania finansowego biegłemu rewidentowi tak, aby móc udostępnić wspólnikom sprawozdanie z badania najpóźniej na 15 dni przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników.
W jakim terminie spółka składa dokumenty roczne do KRS?
Kolejnym krokiem po sporządzeniu wszystkich wymaganych przepisami dokumentów jest złożenie dokumentów rocznych do KRS. Dokonujecie tego wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), w którym możecie bezpłatnie przesłać dokumenty do KRS. Możecie też złożyć dokumenty za opłatą poprzez system teleinformatyczny S24.
Teraz kilka ważnych kwestii związanych z terminem złożenia dokumentów do KRS.
Po odbyciu zwyczajnego zgromadzenia wspólników, na którym zatwierdzacie m.in. sprawozdanie finansowe, macie 15 dni na złożenie dokumentów do KRS. Dlatego też często wskazywanym w internetach terminem jest 15 lipca każdego roku, choć sama data tak naprawdę może Was wprowadzać w błąd, ponieważ 15 lipca będzie terminem złożenia dokumentów do KRS w przypadku, kiedy zwyczajne zgromadzenie wspólników odbyło się 30 czerwca.
Dlaczego 30 czerwca? Ponieważ zgodnie z kodeksem spółek handlowych macie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników. A biorąc pod uwagę, iż w większości spółek rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym to właśnie 30 czerwca jest ostatnim dniem na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników zgodnie z przepisami.
O samym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników poczytacie w starszych wpisach.
Jakie dokumenty roczne składa spółka do KRS?
Teraz opowiem o tym, jakie dokumenty składacie do KRS.
Za zamknięty rok obrotowy spółka zobowiązana jest złożyć do KRS następujące dokumenty:
- sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej w formacie xml i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i cały zarząd (o możliwych wyjątkach pisałam tutaj)
- sprawozdanie z działalności spółki w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym przez cały zarząd (o możliwych wyjątkach pisałam tutaj)
- uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe
- uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty
Jeśli chodzi o uchwały zatwierdzającą sprawozdanie finansowe oraz o podziale zysku lub pokryciu straty możecie je złożyć w formie skanu z oryginału dokumentu lub formie elektronicznej.
Po odbyciu zgromadzenia wspólników możecie sporządzić wyciąg z protokołu zwyczajnego zgromadzenia wspólników w postaci uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty. Wyciągi z uchwał mogą zostać podpisane elektronicznie przez wszystkich wspólników lub przez przewodniczącego zgromadzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym. Możecie też złożyć do KRS cały protokół ze zgromadzenia wspólników.
- opinię biegłego rewidenta (jeśli spółka jest zobligowana do jej sporządzenia) w postaci elektronicznej opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym biegłego rewidenta
Złożenie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego
Od razu o tym wspomnę, bo często o to pytacie.
Otóż, nie musicie oddzielnie składać sprawozdania finansowego z uchwałą o jego zatwierdzeniu do urzędu skarbowego. Wystarczy, że złożycie wszystkie wymagane przepisami dokumenty do KRS. Po zamieszczeniu sprawozdania finansowego w RDF zostaje ono przekazane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Tym sposobem sprawozdanie finansowe trafia do szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który udostępnia je urzędom skarbowym.
Złożenie sprawozdania finansowego do KRS poprzez RDF lub S24
Jak wspomniałam o tym wcześniej, dokumenty roczne możecie przesyłać do KRS wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem RDF lub poprzez S24.
Złożenie dokumentów rocznych wymaga posiadania konta w systemie teleinformatycznym Portal Rejestrów Sądowych, Repozytorium Dokumentów Finansowych lub S24.
Konta nie zakładacie na spółkę. Konto zakłada osoba fizyczna, np. członek zarządu lub prokurent. Dodatkowo niezbędne do złożenia dokumentów do KRS jest posiadanie podpisu profilem zaufanym, kwalifikowanego lub osobistego.
Zgłoszenia złożenia dokumentów do KRS podpisuje osoba reprezentująca spółkę, czyli członkowie zarządu, prokurenci lub likwidatorzy. Dokumenty roczne spółki może również złożyć do KRS radca prawny, adwokat, a nawet prawnik zagraniczny lub zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Wystarczy, że posiada od spółki stosowne pełnomocnictwo do ich złożenia.
Zaległości w składaniu dokumentów rocznych
Chciałabym jeszcze wspomnieć o zaległościach w składaniu dokumentów rocznych do KRS.
Jeśli KRS stwierdzi, że nie złożyliście sprawozdania finansowego wraz z innymi dokumentami do KRS to wszczyna z urzędu postępowanie przymuszające.
Następnie wzywa spółkę do złożenia zaległych dokumentów w terminie 7 dni pod rygorem nałożenia grzywny. Jeśli spółka nie złoży dokumentów zgodnie z wezwaniem, KRS nakłada na członków zarządu grzywnę, którą może ponawiać.
KRS jednym postanowieniem może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż piętnaście tysięcy złotych, chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne. Najczęściej spotykam się z pierwszą grzywną w wysokości od 2000 zł do 5000 zł nakładaną na każdego członka zarządu. Ogólna suma grzywien może nawet dojść do kwoty ponad miliona złotych. Choć osobiście nie spotkałam się z takim przypadkiem w swojej praktyce.
Pocieszające jest to, że w przypadku złożenia zaległych dokumentów niezapłacone do tego czasu grzywny ulegają umorzeniu. Warto po złożeniu zaległych dokumentów przesłać do KRS pismo wraz z wnioskiem o umorzenie postępowania i nałożonych grzywien w całości.
***
#autopromocja #markawłasna
Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o. Od sporządzenia sprawozdania finansowego do złożenia dokumentów rocznych do KRS. Praktyczny przewodnik dla spółek z o.o.
Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:
Zwrot, oddalenie, odmowa wpisu czy wezwanie KRS. Co z tym zrobić?
Pamiętajcie o sprawozdaniu z działalności spółki!
O czym pamiętać składając wniosek do KRS w 2025 roku?
Zarządzie pamiętaj o sporządzeniu sprawozdania finansowego!
Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.
Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych.
***
O złożeniu sprawozdania finansowego do KRS, możesz posłuchać także w moim podcaście Projekt SPÓŁKA Z O.O.:
