Czy 30 czerwca to ostatni dzień na zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o.?

Jeżeli rok obrotowy w Waszej spółce z o.o. pokrywa się z rokiem kalendarzowym, 30 czerwca to ostatni dzień na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników.

To nie jest tylko formalność. Zwyczajne zgromadzenie wspólników zamyka poprzedni rok obrotowy od strony korporacyjnej i sprawozdawczej. To właśnie na nim wspólnicy podejmują najważniejsze uchwały roczne, w tym uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty oraz uchwały absolutoryjne dla członków organów spółki. Jeśli temat Was interesuje, zapraszam do lektury.

Jakie dokumenty trzeba przygotować po zakończeniu roku?

Jak już zapewne wiecie, po zakończeniu roku obrotowego spółka z o.o. powinna sporządzić roczne sprawozdanie finansowe. Odpowiada za to zarząd. Termin ustawowy na jego sporządzenie to 3 miesiące liczone od dnia zakończenia roku obrotowego, czyli do 31 marca, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym.

W wielu spółkach konieczne będzie także sporządzenie sprawozdania z działalności spółki. Ten obowiązek również obciąża zarząd, chyba że spółka może skorzystać z przewidzianych przepisami uproszczeń, np. jako jednostka mikro albo mała.

Jeżeli spółka ma radę nadzorczą, swoje dokumenty przygotowuje również rada. Może to być m.in. sprawozdanie z działalności rady nadzorczej oraz ocena sprawozdania finansowego i wniosku zarządu dotyczącego podziału zysku albo pokrycia straty.

Co trzeba zrobić na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników?

Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników wspólnicy powinni przede wszystkim:

1. rozpatrzyć i zatwierdzić sprawozdanie finansowe,
2. rozpatrzyć sprawozdanie zarządu z działalności spółki, jeżeli było sporządzane,
3. podjąć uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty,
4. podjąć uchwały w sprawie absolutorium dla członków organów spółki.

To są podstawowe uchwały roczne. Bez nich trudno mówić o prawidłowym zamknięciu roku w spółce.

Co po zgromadzeniu?

Po odbyciu zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółka ma 15 dni na złożenie dokumentów rocznych do KRS. Jeżeli więc zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się 30 czerwca, termin na złożenie dokumentów do KRS upływa 15 lipca.

Dokumenty finansowe składa się elektronicznie. Podstawowym i bezpłatnym miejscem ich składania jest Repozytorium Dokumentów Finansowych, czyli RDF. To właśnie przez RDF składa się roczne dokumenty finansowe do KRS.

Warto przy tym rozróżnić systemy, bo ich nazwy często są mylone:

• RDF służy do bezpłatnego składania dokumentów finansowych do KRS,
• S24 to odrębny system teleinformatyczny, kojarzony przede wszystkim z obsługą określonych spraw rejestrowych,
• PRS/e-formularze KRS służą m.in. do składania płatnych wniosków dotyczących dokumentów finansowych.

RDF nadal jest właściwym miejscem do bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych. Zmiany, które weszły w tym roku, dotyczą natomiast tego, że płatne wnioski dotyczące dokumentów finansowych nie są już obsługiwane w S24, lecz w PRS/e-formularzach KRS.

Jakie dokumenty składa się do KRS?

Do KRS składa się przede wszystkim:

1. roczne sprawozdanie finansowe,
2. sprawozdanie z działalności spółki, jeżeli spółka ma obowiązek je sporządzić,
3. uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
4. uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty,
5. sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu przez biegłego rewidenta.

Nie trzeba dodatkowo składać zatwierdzonego sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. Po złożeniu dokumentów do RDF dane trafiają dalej do właściwego systemu podatkowego.

Uwaga praktyczna

Do KRS nie trzeba składać całego protokołu ze zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli wystarczą same uchwały albo wyciągi z uchwał. To ważne, bo dokumenty złożone do RDF są jawne. Jeżeli w protokole znajdują się dodatkowe informacje, których nie trzeba ujawniać, często lepszym rozwiązaniem będzie przygotowanie osobnych uchwał albo wyciągów z protokołu: uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty. Jeżeli protokół sporządza notariusz, warto od razu poprosić o elektroniczne wyciągi z uchwał.

Najważniejsze terminy w spółce z o.o.

Jeżeli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, podstawowy kalendarz na 2026 rok dotyczący sprawozdawczości wygląda tak:

• do 31 marca 2026 r. – sporządzenie sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności,
• do 30 czerwca 2026 r. – odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników,
• do 15 lipca 2026 r. – złożenie dokumentów rocznych do KRS, jeżeli sprawozdanie zostało zatwierdzone 30 czerwca.

Dzisiaj mamy 30 czerwca 2026 r., więc dla wielu spółek z o.o. to ostatni moment na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Po zgromadzeniu zostaje jeszcze jeden ważny krok: terminowe złożenie dokumentów finansowych do KRS przez RDF.

Jeśli nie udało Wam się zdążyć na czas ze zwołaniem i odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników, zapraszam na kolejny wpis o zwyczajnym zgromadzeniu wspólników po terminie. Czy są jakieś ryzyka? A może musicie się czegoś obawiać? Czy uchwały podjęte po terminie są nieważne?

Powodzenia:-)