Aneta Kułakowska

radca prawny

Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych.
[Więcej >>>]

Sklep z ebookami

Zdalne zgromadzenie wspólników w sp. z o.o.

Aneta Kułakowska31 maja 2020Komentarze (0)

We wpisie Zmiany w k.s.h. przez koronawirusa pisałam o ostatnich zmianach. Dopytujecie mnie o zdalne zgromadzenie wspólników w sp. z o.o., postaram się dzisiejszym wpisem na te pytania odpowiedzieć.

Przed zmianą przepisów, aby mieć możliwość odbycia zdalnego zgromadzenia musieliście postarać się o odpowiednie zapisy w umowie spółki. Ostatnia zmiana k.s.h. sprawiła, że nie ma już takiej potrzeby. A o odpowiednie zapisy w umowie spółki musicie zadbać tylko wtedy, kiedy w swojej spółce chcecie wyłączyć możliwość odbywania zdalnych zgromadzeń. Ostatnie wydarzenia związane z ograniczeniami z powodu koronawirusa sprawiły, że nawet nie bierzecie pod uwagę możliwości wyłączania zdalnych zgromadzeń. Nigdy nie wiadomo kiedy sytuacja się powtórzy, a będziecie bardzo pilnie potrzebować uchwały zgromadzenia wspólników.

Zdalne zgromadzenie wspólników w sp. z o.o.

W oparciu o art. 234¹ k.s.h. udział w zgromadzeniu wspólników możecie wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. A więc mówiąc krótko – zdalnie. Środki komunikacji elektronicznej to nic innego jak wszelkie rozwiązania techniczne i urządzenia teleinformatyczne umożliwiające porozumiewanie się na odległość. W ostatnim czasie powstało sporo platform informatycznych, które umożliwiają odbywanie zdalnie zgromadzeń, a także tajne głosowanie.

Zatem zwołujący zgromadzenie wspólników musi podjąć decyzję co do możliwości zdalnego w nim udziału oraz określić za pośrednictwem jakiej platformy informatycznej będzie się to odbywać. A że zarząd zwykle zwołuje zgromadzenie to on powinien zadbać o udostępnienie takiej platformy wspólnikom, określić zasady organizacji takiego zgromadzenia, a także sposoby identyfikacji uczestników i zapewnienie bezpieczeństwa. Określić wymagania sprzętowe, sposób porozumiewania się między wspólnikami, zabierania głosu, głosowania czy wniesienia sprzeciwu.

Ja zwykle sugeruję, aby jak najszybciej postarać się o regulamin zgromadzenia wspólników i zamieścić w nim zasady odbywania zdalnych zgromadzeń. W większości spółek taki regulamin uchwala zgromadzenia wspólników. Musicie sprawdzić zapisy umowy spółki w tym zakresie.

Miejsce zgromadzenia

Bez względu na to czy zgromadzenie będzie odbywać się zdalnie czy nie, wciąż musicie pamiętać o podstawowej zasadzie. Po pierwsze zgromadzenie wspólników powinno odbyć się na terytorium RP. Możliwość organizacji zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia Was ze wskazania miejsca zgromadzenia. W miejscu tym powinien przebywać przynajmniej prowadzący zgromadzenie wraz z protokolantem. Powinna to być siedziba spółki, np. Warszawa. Umowa spółki może wskazywać inne miejsce lub miejsca w Polsce. Jeśli wszyscy wspólnicy wyrażą pisemną zgodę to może być również inne niewskazane w umowie spółki miejsce.

Udział pełnomocnika na zgromadzeniu

Zdalnie w zgromadzeniu wspólników wspólnik może wziąć udział osobiście. Może też upoważnić pełnomocnika, zarówno do udziału, jak i głosowania w jego imieniu. Aby móc skorzystać z pełnomocnika, wspólnik musi pamiętać o dostarczeniu do spółki przed terminem zgromadzenia pisemnego pełnomocnictwa. Pisałam o tym w ostatnim wpisie. Zamieściłam w nim również wzór pełnomocnictwa.

Co zapewnia spółka?

Spółka powinna zapewnić możliwość:

1) dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników,

2) wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Tajność głosowania na zdalnym zgromadzeniu

Pamiętajcie, że przepisy k.s.h. w przypadku zdalnych zgromadzeń nie wyłączają tajności głosowania. A to oznacza, że organizacja zgromadzenia i sposób komunikacji powinny umożliwić powzięcie uchwały w głosowaniu tajnym. Zdaję sobie sprawę, że bez dostępu do odpowiedniej platformy informatycznej nie będziecie mieć możliwości zapewnienia tajności. Nie oznacza to, że uchwała będzie automatycznie nieważna. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem niezachowanie tajności głosowania może prowadzić do nieważności uchwały tylko wówczas, gdy mogło mieć wpływ na podjęcie konkretnej uchwały.

Moim zdaniem to podstawowe zasady, które warto mieć na uwadze podczas organizacji zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Jeśli w komentarzach pojawią się dodatkowe pytania to wówczas postaram się na nie odpowiedzieć lub przygotować kolejny wpis w tym temacie.

**************************

#autopromocja #markawłasna

Jeśli szukacie prostych wzorów dokumentów z omówieniem to koniecznie zajrzyjcie do Sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o.