Czy można zatwierdzić niepodpisane sprawozdanie finansowe?

Takie pytanie wpłynęło od Czytelniczki bloga. Pomyślałam, że to dobry pomysł na krótki wpis. Zainteresowanych zapraszam.

Czy można zatwierdzić niepodpisane sprawozdanie finansowe?

Może przypomnę na początek kto podpisuje sprawozdanie finansowe.

Otóż, sprawozdanie finansowe sporządzone w formacie xml podpisuje elektronicznie osoba je sporządzająca. A będąc bardziej precyzyjną – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Zwykle bywa to księgowa czy księgowy pracujący w spółce lub w biurze rachunkowym. Może się też zdarzyć, że prowadzeniem ksiąg rachunkowych zajmuje się jeden z członków zarządu. Poza osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, sprawozdanie podpisuje również cały skład zarządu. Podpisanie sprawozdania finansowego jest potwierdzeniem, że spełnia ono wymagania ustawowe.

Czy osoby w/w mogą odmówić podpisania sprawozdania?

Tak, mogą to zrobić. Pamiętajcie jednak, że odmowę podpisania należy  pisemnie uzasadnić i dołączyć do sprawozdania finansowego.

Członek zarządu nie podpisał sprawozdania finansowego

Co zatem w sytuacji kiedy nie wszyscy członkowie zarządu podpiszą sprawozdanie?

W takim przypadku wystarczy, że sprawozdanie finansowe podpisze jeden członek zarządu, a pozostali członkowie zarządu złożą oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania ustawowe. Mogą też odmówić złożenia takich oświadczeń, a to jest równoznaczne z odmową podpisania sprawozdania. Ponadto powinni sporządzić pisemne uzasadnienie odmowy.

Powyższe oświadczenia dołączacie do sprawozdania finansowego.

Zarówno odmowę podpisu, jak i oświadczenie że sprawozdanie spełnia wymagania ustawowe lub odmowę złożenia tego oświadczenia, sporządzacie w postaci elektronicznej oraz opatrujecie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Możecie też sporządzić je w postaci papierowej i złożyć własnoręczny podpis.

Jeśli którykolwiek z w/w dokumentów jest w postaci papierowej to jeden z członków zarządu  sporządza elektroniczną kopię tych dokumentów.

Podpisanie sprawozdania a zwyczajne zgromadzenie wspólników

Teraz już możemy przejść do zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Przede wszystkim do rozpatrzenia sprawozdania finansowego i uchwały go zatwierdzającej.

Zauważyłam, że wspólnicy bardzo często w ogóle nie zwracają uwagi i nie sprawdzają czy sprawozdanie podpisały wszystkie osoby. Ewentualnie czy są jakieś oświadczenia związane z podpisaniem sprawozdania.

Warto zatem wskazać, iż zgromadzenia wspólników obligatoryjnie sprawdza czy sprawozdanie finansowe podpisali wszyscy członkowie zarządu. Jeśli nie wszyscy członkowie podpisali sprawozdanie i nie wyjaśnili braku podpisu, a zgromadzenie wspólników podejmie uchwałę o jego zatwierdzeniu, to tym samym podejmuje uchwałę sprzeczną z ustawą. Brak podpisów i oświadczeń w razie odmowy jest wystarczającym uzasadnieniem do odmowy podjęcia uchwały o jego zatwierdzeniu.

Niezatwierdzenie sprawozdania finansowego a podział zysku

Pamiętajcie również, że do czasu zatwierdzenia sprawozdania zgromadzenie wspólników nie może podjąć uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty. Uchwała podjęta bez zatwierdzenia jest zwyczajnie nieważna.

Jeśli zatem jesteście  w posiadaniu podpisanego sprawozdania finansowego, a nie macie uchwały zatwierdzającej sprawozdanie oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty to złóżcie do KRS sprawozdanie finansowe bez tych uchwał. Mieliście na to czas do 15 lipca, czyli 15 dni od dnia kiedy sprawozdanie mogło być zatwierdzone. Nawet jeśli jesteście po terminie i tak to zróbcie. Nie czekajcie na wszczęcie postępowania przymuszającego przez KRS.

Jeśli będziecie już w posiadaniu brakujących uchwał wówczas ponownie składacie dokumenty roczne do KRS (w tym ponownie sprawozdanie finansowe) w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Mam nadzieję, że pomogłam 🙂

**********************************************

#autopromocja #markawłasna

Jeśli szukacie prostych wzorów dokumentów z omówieniem to koniecznie zajrzyjcie do Sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o.

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

Jak złożyć sprawozdanie finansowe bez jego zatwierdzenia?

Jak poradzić sobie z nieobecnością wspólników na zwyczajnym zgromadzeniu?

Jakie są konsekwencje niezgłoszenia zmiany umowy spółki do KRS w terminie?

Zapraszam również na drugiego bloga Likwidacja spółki z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych