Dlaczego spółka z o.o. potrzebuje księgowej od startu?

Zakładacie spółkę z o.o. i zastanawiacie się, czy od razu potrzebujecie księgowej? 🤔
W tym wpisie wyjaśniam, dlaczego pełna księgowość w spółce różni się od uproszczonej ewidencji w działalności gospodarczej, jakie zadania ma księgowa i jak wybrać tę właściwą osobę lub biuro rachunkowe. Podpowiem też, o co pytać na starcie i jakie błędy najczęściej popełniają zarządy spółek.

Dlaczego spółka z o.o. potrzebuje księgowej od startu?

Spółka z o.o. prowadzi pełną księgowość – od pierwszego dnia swojego istnienia.
To nie jest KPiR, dobrze znana wielu osobom z jednoosobowej działalności gospodarczej.

Pełna księgowość to znacznie bardziej rozbudowany system ewidencji: bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdania finansowe, obowiązek raportowania do urzędów, pliki JPK.

Dlatego już na starcie – a najlepiej jeszcze przed rejestracją spółki – warto zacząć rozglądać się za księgową. To właśnie ona pomoże Wam uniknąć błędów, które mogą kosztować czas, nerwy, a nawet pieniądze w razie kontroli.

Od razu chcę coś zaznaczyć: prawo nie nakłada na spółki z o.o. obowiązku zatrudniania księgowej ani podpisywania umowy z biurem rachunkowym. Formalnie możecie prowadzić księgi samodzielnie – pod warunkiem, że macie odpowiednią wiedzę i doświadczenie.

Jeśli jednak tej wiedzy nie posiadacie, współpraca z doświadczoną księgową znacząco ułatwi Wam życie i zapewni spokój w rozliczeniach z urzędem skarbowym czy ZUS-em. Prowadzenie pełnej księgowości w spółce z o.o. jest bowiem zdecydowanie trudniejsze i bardziej czasochłonne niż uproszczona księgowość w JDG.

Kim jest księgowa i czym się zajmuje?

Księgowa to osoba, która zawodowo prowadzi księgi rachunkowe – czyli formalną dokumentację finansową firmy.

W praktyce odpowiada za to, aby wszystkie przychody, koszty, podatki, wynagrodzenia i inne operacje gospodarcze były prawidłowo zapisane i rozliczone zgodnie z przepisami.

Czym zajmuje się księgowa w spółce z o.o.?

• prowadzenie ksiąg rachunkowych
• rozliczenia podatkowe (VAT, CIT, PIT-y, pliki JPK)
• obsługa ZUS i pracowników (chyba że zajmuje się tym kadrowiec)
• przygotowywanie sprawozdań finansowych
• reprezentowanie spółki przed urzędem skarbowym i ZUS-em

Ale uwaga – księgowa nie jest doradcą podatkowym ani prawnikiem, chyba że posiada dodatkowe kwalifikacje. Jej zadaniem jest prowadzenie ksiąg zgodnie z przepisami, a nie optymalizowanie podatków czy interpretowanie złożonych kwestii prawnych.

Dlaczego nie warto księgować samodzielnie?

Oczywiście istnieją programy księgowe. Możecie wykupić abonament i próbować prowadzić księgowość samodzielnie.

Ale pełna księgowość to nie tylko „wrzucanie faktur”. To także znajomość ustawy o rachunkowości, prawa podatkowego i praktyki raportowania.

Każdy błąd – nawet pozornie drobny – może skończyć się karą finansową albo problemami podczas kontroli. I co najważniejsze: za księgi rachunkowe odpowiada zarząd spółki, a nie księgowa czy biuro rachunkowe. Księgowa to wsparcie, ale odpowiedzialność zawsze spada na Was.

Dlatego samodzielne „rzeźbienie” księgowości w spółce z o.o. to ryzyko, które rzadko się opłaca.

Dlaczego księgowa od JDG to nie zawsze dobry wybór?

Wielu przedsiębiorców ma dobre doświadczenia z księgową przy jednoosobowej działalności gospodarczej.

Ale spółka z o.o. to zupełnie inna rzeczywistość. To nie KPiR, tylko pełna księgowość, bilanse i sprawozdania.

Dlatego wybierając księgową albo biuro rachunkowe, koniecznie zapytajcie o doświadczenie w prowadzeniu spółek z o.o. Warto też sprawdzić doświadczenie branżowe – księgowość w IT różni się od tej w handlu czy w produkcji.

Jak wybrać księgową lub biuro rachunkowe?

Kilka kluczowych kryteriów:

1. Doświadczenie w spółkach z o.o. – absolutny must have.
2. Doświadczenie branżowe – szczególnie ważne, jeśli branża ma swoją specyfikę.
3. Koszty – dopytajcie nie tylko o miesięczny abonament, ale też o sprawozdanie finansowe. Czasem jest dodatkowo płatne, czasem koszt rozkłada się w abonamencie.
4. Dokumentacja – ustalcie sposób przekazywania dokumentów. Dobrze opisane i uporządkowane faktury to mniej pytań i szybsze księgowanie.
5. Komunikacja – dobra księgowa to nie tylko „księgowanie”, ale też partner do rozmowy.
6. Ubezpieczenie OC – zawsze warto sprawdzić.

Pytania do księgowej na start

Przygotowałam dla Was listę pytań, które pomogą ocenić kompetencje i styl pracy księgowej.

Doświadczenie i kompetencje:

1. Czy ma Pani / Pan doświadczenie w obsłudze spółek z o.o.? Ile lat i ilu klientów?
2. Czy obsługuje Pani / Pan firmy z naszej branży?
3. Czy posiada Pani / Pan ubezpieczenie OC działalności księgowej?

Zakres usług:

1. Czy miesięczna opłata obejmuje wszystko, czy są dodatkowe koszty (np. sprawozdanie finansowe)?
2. Czy zajmuje się Pani / Pan także obsługą kadrowo-płacową?
3. Czy reprezentuje Pani / Pan spółkę przed urzędem skarbowym i ZUS?
4. Czy oferuje Pani / Pan pomoc w przygotowaniu dokumentów i wskazówki, co może być kosztem?

Komunikacja:

1. Jak wygląda przekazywanie dokumentów – papierowo, mailem, online?
2. Jak szybko możemy liczyć na odpowiedź na pytania?
3. Czy dostaniemy regularne raporty dla zarządu – np. zestawienie przychodów, kosztów, podatków?

Procesy i bezpieczeństwo:

1. Jak wygląda archiwizacja dokumentów?
2. Czy korzysta Pani / Pan z oprogramowania online z dostępem dla zarządu?
3. Jak wygląda procedura w razie kontroli podatkowej?

Dodatkowe (opcjonalne):

1. Czy współpracuje Pani / Pan z doradcą podatkowym lub prawnikiem?
2. Jak wygląda rozliczanie transakcji zagranicznych?
3. Czy może Pani / Pan pomóc w przygotowaniu polityki rachunkowości spółki?

Dzięki tej liście szybko sprawdzicie, czy dana księgowa faktycznie zna się na spółkach z o.o., czy raczej działa głównie przy JDG.

Z praktyki

Mam sporo doświadczeń ze spółkami, które trafiły na nieodpowiednią obsługę księgową.

Najczęstszy błąd? Kierowanie się wyłącznie ceną i brak pytań o doświadczenie w spółkach z o.o.

Opowiem Wam jedną historię ku przestrodze.

Spotkałam spółkę, której księgowa prowadziła księgowość… tak jak w JDG.
Prezes był przekonany, że wszystko jest w porządku, bo urząd skarbowy go nie wzywał. Tymczasem od kilku lat nie składano sprawozdań finansowych.

Okazało się, że jego księgową była znajoma, która wcześniej obsługiwała jego działalność gospodarczą. Kiedy przeszedł na spółkę, zgodziła się dalej prowadzić księgi – tyle że na zasadach JDG, a nie spółki z o.o.

Na szczęście udało się uratować sytuację – inne biuro rachunkowe nadrobiło kilka lat zaległości i sporządziło sprawozdania. Nie obyło się bez problemów z urzędami, ale jak na skalę bałaganu, i tak skończyło się całkiem nieźle.

Dlatego powtarzam: sprawdzajcie, pytajcie, nie odpuszczajcie. Księgowość w spółce to naprawdę poważna sprawa.

Podsumowanie

Księgowa to nie tylko ktoś, kto wprowadza faktury do systemu.
To partner, który pomaga prowadzić spółkę zgodnie z przepisami i daje bezpieczeństwo.

Im wcześniej znajdziecie odpowiednią osobę i jasno ustalicie zasady współpracy, tym mniej stresu i więcej spokoju dla Waszej spółki.

Pamiętajcie też – cena to nie wszystko. Niska stawka może oznaczać drogie problemy w przyszłości.

***

#autopromocja #markawłasna

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Protokół z posiedzenia zarządu spółki z o.o. Wzór z omówieniem

Zapraszam Was do zapoznania się z ostatnimi wpisami:

12 najczęstszych błędów wspólników spółki z o.o.

Komisja skrutacyjna w spółce z o.o. – czy naprawdę jest potrzebna?

Jak podzielić zysk w spółce z o.o.?

Zapraszam również na blogi Likwidacja spółki z o.o. oraz Projekt spółka z o.o.

Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych.

***

O tym, dlaczego spółka z o.o. potrzebuje księgowej od startu, możesz posłuchać także w moim podcaście Projekt SPÓŁKA Z O.O.: